浅谈新时期事业单位档案的数字化管理

何洁

摘 要：随着新时期信息技术的快速发展，数字化管理档案已经成为了一种趋势，事业单位应该结合自身单位实际特点，合理采取相应措施，加大新时期事业单位档案的数字化管理力度，让档案管理工作变得更加效率化、现代化和数字化。本文首先分析了事业单位档案数字化管理的作用，其次，深入探讨了新时期事业单位档案数字化管理的措施，其中包括树立档案数字化管理意识、加强涉密档案数字化管理、确保数据安全防线、加强环境防线、倒逼措施促进度、数字化管理等，具有一定的参考价值。

关键词：事业单位；档案；数字化管理

档案信息资源是事业单位及其员工在工作、人事等方面的重要文献历史记录，具有价值含量高、信息含量丰富等显著的特点，但是事业单位档案管理通常存在着积聚量大、档案繁冗等问题，并且搜索效率低、保管意识差。随着新时期信息技术的快递发展，数字化管理档案已经成为了一种趋势，事业单位应该结合自身单位实际特点，合理采取相应措施，加大新时期事业单位档案的数字化管理力度，让档案管理工作变得更加效率化、现代化和数字化。

一、事业单位档案数字化管理的作用

（一）提高经济效益

事业单位传统的档案管理模式是属于粗放型模式，是通过不断增加档案管理人员数量和档案管理费用来应对档案信息资源的日益庞大，这大大增加了事业单位的档案管理成本。而档案数字化管理，则能够用机读档案来代替纸质载体档案，不仅会节约档案保管费用和档案占地空间，而且还能够最大限度地节约事业单位的人力、物力、财力，提高事业单位的经济效益。

（二） 提高档案利用率

数字化管理事业单位档案，能够便于事业单位更加便捷、更加迅速地查阅档案，也能够消除档案在时间和空间上的束缚，提高档案利用率。

（三）提高办公效益

数字化管理事业单位档案，能够及时归档相关的档案信息资源。从目前来看，事业单位的档案管理对象较多、档案管理事宜较繁琐、档案涉及范围较宽阔，那么用纸质载体档案则很难予以处理，而数字化管理事业单位档案则能够让档案信息资源实现超时空流动，事业单位档案管理办公室就会逐步转变为提供档案信息资源的控制中心，而不再是保管文件实体的基地，这样一来，能够大幅度提高事业单位的办公效益。

二、新时期事业单位档案数字化管理的措施

（一）树立档案数字化管理意识

事业单位档案管理人员务必要树立起档案数字化管理意识，逐步转变档案管理理念，不断去学习新技能、新知识，对档案管理手段予以创新，及时更新知识体系机构，以便能够将档案数字化管理做好、做扎实。同时，事业单位应该结合自身实际情况来制定出合理、科学的档案数字化管理体系，确保实现档案安全机制、档案保密机制、档案使用机制、档案工作制度四者之间的相互联系。

（二）加强涉密档案数字化管理

涉密档案数字化加工应由档案形成单位实施，原则上不外包，确需外包的，必须由具备涉密档案数字化加工资质的中介服务机构承担。在开展涉密档案数字化过程中，必须有专人负责对数字加工过程及后续工作的全程监管。因监管不力，造成档案信息安全事故的，将按照《档案管理违法违纪行为处分规定》予以处分。为使保密工作落到实处，事业单位应该与数字化外包机构签订安全保密协议，并对数字化加工人员进行安全保密教育。同时要求数字化外包机构必须与其工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容。

（三）确保数据安全防线

一是专人管理。事业单位应该明确专人负责电子档案目录及全文数据的录入、挂接、保管等，确保档案数据安全，定期检查数据录入、转接及存储、利用等情况，注意查漏补缺，特别是对新进馆目录数据质量进行检查、核对，尽量做到规范、完备。二是专机专用。配备专用计算机四台，服务器一台，专门用于档案目录的录入储存及检索使用，无关人员一律不可使用，定期组织专人对所有存储设备进行检查、维护，确保机器运转正常。三是多介质储存。做到多机、多介质同时储存档案数据等信息，除现有服务器储存外，配有移动硬盘、光盘等存储设备，同时做好档案数据异地备份的准备工作，保证档案数据安全。

（四）加强环境防线

为使数字化外包过程时时刻刻处在可控状态下，事业单位应该充分考虑档案数字化场所的环境安全，专门为数字化工作提供了一个标准、规范、安全的工作场所，同时，配备高效、实用的档案安全监控设备，使处于数字化状态各个阶段中的档案始终处于安全、可控、有利的环境中，确保“一件不丢、一件不坏、一件不乱”。此外，事业单位还应该注重数字化档案资源的系统性和完整性、重视档案的利用，全面梳理现有档案信息资源，整合依托数字技术和网络技术，使档案管理的工作重心由保管职能向服务职能转变，以便能够提供快速、有效的数字信息服务。

（五）倒逼措施促进度

事业单位应该投入资金来对档案管理办公设施及库房进行调整、改造和装修，筹建专门的档案室，购置了档案柜、档案盒、切纸打孔机、碎纸机、扫描仪、高拍仪、扫描仪、高清相机等数字化设备等必备器材，配备了保险箱、高内存电脑、双面打印机，安装“八九”数码数字化档案管理系统，全面加强软硬件建设，倒逼工作开工上马。在具体操作中，不按常规流程推进，在分类整理补件、打孔编号工作尚未全部完成前，提前进行输目扫描，倒逼分类整理补件、打孔编号等加快工作进度。

（六）提高档案管理人员的业务素质

众所周知，事业单位档案数字化管理工作是一项具有较强学科性、综合性、专业性的工作，尤其是在知识经济时代，事业单位档案管理工作人员既要熟练掌握文学、社会科学、情报学、档案学、心理学、教育学等一系列的专业知识，还要不断学习计算机、外语等知识，以便能够不断地提高自身素质，进而有效应对档案信息资源的数字化管理。与此同时，当今事业单位档案管理工作呈现出档案资源数字化、电子化发展的明显趋势，为了能够进一步提高服务层次和服务水平，事业单位档案管理工作人员不仅仅是一名档案资料管理者，而且也应该是档案学科知识的提供者、档案信息领航员。而事业单位档案管理工作人员要达到这一目的，那么就需要学习新知识、掌握新知识，具有高效的信息交流能力。此外，事业单位档案管理工作人员还需要有无私奉献、甘为人梯、敬业开拓的良好职业道德，要有较强的责任感和事业心，要端正服务态度，提高服务质量，严格要求自己，竭诚做好档案服务工作。

三、结语

总之，各个事业单位要始终把加强档案数字化管理作为规范内部管理、提高事业单位综合实力的重要内容来抓，要采取各种有效措施来促使事业单位档案管理工作逐渐走向标准化、规范化、信息化管理轨道。

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