探究新时期如何做好文书档案管理工作

钟小婵

摘要：文书档案记录着一定时期单位发展的历史。文书档案在单位发展的过程中进行历史证明，可以为单位发展提供合理的历史经验以及教训，其地位不可替代，其作用不容忽视。高效的文书档案管理有利于各个单位、机关组织高效的管理、制定科学的经营决策、合理的处理问题、进行信息交流。文书档案管理具有自身的独特属性，具备非常强的专业性、保密性以及政策性。科学、有效的文档管理可以极大提升当前各单位部门的工作，增强其工作效率。

关键词：文书档案；管理工作；计算机

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）11-0017-02

党和国家在任何时期都非常重视和关注文书档案管理及其相关工作，切实保障了历史的完整和连续。但是时代持续发展，尤其是电子技术、计算机网路的普及，极大地冲击了过去纸质形式的文书档案，并且大有取代传统文书档案管理之势，我们必须做好二者的衔接工作，转变过去落后的、效率低下的管理模式，积极应用先进的管理技术和方法，但是在此过程中存在较多问题，使得文书档案管理工作难以有效进行，其完整性无法得到有效保障。新时期条件下，怎样切实做好文书档案管理工作中，积极、高效的应用便捷的科技手段提升管理工作效率，更好地满足新时代发展需求，这是需要各个单位积极探讨并深入开展的工作。

1文书档案管理的重要意义

文书档案管理具有较强的特点，具有极强的专业性、机密性以及保密性特征【1】。相关档案工作人员必须对其重要意义以及积极作用进行充分的认识，尤其是在新时期条件下，市场经济迅猛发展，该项工作是否高效、有序，同各单位各项工作的能否顺利开展、能否获取长远、稳定存在着最直接的联系。通常情况下，文书档案对于机关、单位的工作进行客观的记录，其内容真实、客观，具备绝对的法律效用；不同其他文献资料，文书档案具有一定的历史凭证效用，其这一效用源自其形成当中的各项相关影响因素，而其具体的形成又存在一定的自然性，所以，这也决定着其所进行的记录具有一定的客观性；另外，在诸多方面，文书档案对单位工作进行了真实的记录，文档的保存形式有纸质的，也有电子形式的；文书档案也在一定程度上表现了事业工作的深度以及广度，所以各个单位的文档还存在很强的参考性，可以为单位获得更加理想的发展，组织更加有效的工作，提供有效的依据和经验。

2新时代文书档案管理工作存在的问题

2.1 文书档案管理缺乏较强的规范性

现阶段，我国多数单位在文书档案管理方面缺乏较强的规范性，具体的管理工作非常随意、杂乱无章，其规范性欠缺表现在很多方面，比如，文书档号不规范、卷宗分类混乱、案卷名称不符合要求，有的部分档案没有目录，同时还存在卷宗的组卷杂乱无序的情况。另外，常常出现文书档案无法检索或者检索困难的情况，其检索效率较差。目前阶段，多数单位使用的为人工和电子两种类型的检索方式【2】。电子检索必将是未来发展的趋势，但是由于过去管理缺乏一定的规范性的，导致最终的检索效率并不高

2.2 文书工作和档案工作缺乏密切的衔接

文书以及档案这两项工作之间相互独立且有联系，两者存在对立统一关系【3】。因此，要想组织高效的文书和档案管理活动，必须转变管理模式，积极采取一体式的管理模式，这是新时期一项非常重要的手段，只有这样才可以保障两项工作均能够有效进行。然而在实际的工作中，一些机关在组织本单位的文书档案管理活动时，采用的管理模式依然是分块式的。在单位过去的发展过程中，这种管理模式确实发挥了一定积极作用，而且具备相应的优势，但是长久下去会严重割裂文书和档案相关工作，使二者的距离更远，再加上多数的文书工作人员缺乏对档案管理正确而又深刻的认识，同时档案负责人员对文书相关活动也缺乏深入的了解，这就更加重这两项活动的矛盾。

2.3 单位领导缺乏对文书档案管理改革的重视

一些单位的高层管理者缺乏对文书档案管理改革活动足够的重视，对其重要作用以及积极意义缺乏正确、深刻的认知。一些领导也对文档管理活动本身缺乏准确的认识，误认为该项工作只是单纯进行资料的收集以及保存，在诸多方面对于改革提供了有力的支持，但是由于缺乏正确、清晰的管理认知，使得最终的改革效率并不高，其效果也不理想，无法使单位收获应有的效益回报。在一些单位中，其相关领导人员仅对文档管理工作者做出简单的要求，仅就口头方面进行一系列的要求，对于改革的细节缺乏详细的指导和规定，具体的活动中没有给予充分的重视。

2.4 在“卷”改“件”中，计算机功能欠缺

改进文书档案管理是满足信息时代发展需求，也顺应了时代更替的要求。在归档环节融进计算机管理，一方面可以发挥复制原文件的功能，另一方面也不会对检索的便捷性造成影响。在此值得注意的是，单份文件形式的报关形式并非一切文书档案，因为使用该管理模式的前提是文件具有一定的独立性。所以保障在计算机管理机制中，能够对文件信息以及实体文件具体的位置进行查询，实现了文档管理同信息化管理的有机融合。将计算机技术引入档案管理，对其展开辅助管理，能够使人为造成的管理混乱情况大大减少。但是文书档案门类存在差别的话，计算机无法进行通用，也就是计算机提供的服务并非一体化，其功能有待加强和完善。

3 加强文书档案管理工作的措施

3.1 规范文书档案管理

其一，关于显存的资料。需要详细核查这一部分文书档案，将其中一些过于陈旧，失去效用的卷宗清除，由此可以规避在采用计算机管理的过程中出现重复的现象，使得管理质量和水平下降【4】；其二，需要合理的整合文书档案材料，特别是一些卷宗较为混乱，对于这些卷宗应当进行重现编排，在组织编排活动中应当努力寻找档案间的联系，将具有一定关系的档案组合起来，而一些档案材料的页码、标题已经不存在，对于这部分材料需要重新填写；其三，部分档案材料命题存在问题，比如命题重复或者命题模糊。对此，应当对这部分资料实施统一命题，进而可以有效规避在进行计算机管理过程中发生识别困难的问题。

3.2 连接文书工作和档案管理

将文书同档案管理有机的融合起来，使其成为档案管理的前提和基础，科学、高效的文书活动在档案管理中发挥重要的决定作用，可以极大的促进管理效率的提升【5】。如果文书工作效率较低，长时间得不到有效的提升，则档案管理水平和质量难以获得改善。所以，必须对基础的文书工作进行规范，并在此基础上提升档案管理质量和水平。相关文书负责人员必须加强自身的业务素质和工作能力，强化对档案管理的认知，对文书资料进行及时处理归档。在实际的工作过程中，将文书和档案管理进行有机的结合，实现对文档管理有效控制，特别是一些账外材料，确保及时对其实施处理。

3.3 单位管理人员要提高重视程度

新时期环境下，文书档案各项管理工作需要进行改革，但是单位领导对此并没有引起足够的重视，这会使得具体改进措施难以得到有效落实，阻碍改革的顺利进行，也使得文书档案管理效率和质量无法提升。档案管理负责人员应当及时汇报部门的具体工作，同时积极宣传文书档案涉及的政策制度，加深单位管理人员的文档管理改善的迫切性和意义的认识，获取领导的支持，推动相关改进措施的实行。同时单位领导人员必须将文书档案管理放在重要的位置，加大相关工作支持力度，提升文档管理模式转变速度。

3.4 增强文书档案管理信息化程度

在新时期发展情况之下，具备熟练的现代管理能力和办法可以为文档管理工作奠定良好的基础，为相关管理工作提供了坚实的保障。引入计算机技术，能够将文档相关工作和自动化进行融合，快速实现对文件的删除、记录、复制等一系列操作【6】。科技持续发展、进步，必须加强该技术和文档管理工作的融合，提高技术的应用水平，所以，相关工作人必须切实提升自身的操作能力，积极学习信息化相关知识，促进计算机和文档工作的融合，提升文档管理的信息化水平。过去采用的是纸质管理形式，其工作量大，工作内容繁杂，在此过程中积极引进计算机技术，由此可以提高工作效率，可以显著降低工作人员劳动强度，简化工作程序，收获事半功倍的效果。尤其是人工立卷的过程中，虽然立卷存在统一的规范和标准，但是每一个操作人员对其标准具有不同的理解，所以会出现多种形式的分类，这也就会造成分类混乱、缺乏科学性的问题，使得案卷分类质量大大下降，影响后续的查询工作。在文件检索中融入计算机技术，不仅可以有效控制人为操作形成的负面影响，同时也使得计算机的优势得以充分的发挥，使得具有检索操作方便快捷，大大提升了工作效率，由此促进文书档案检索和整理效率的提升。

4 结束语

文书档案对各个单位的相关活动进行了真实的记录，一方面可以对单位自身的实际工作进行有效的指导，另一方面也可以提供相关历史凭证，推动单位的长远发展和进步。文书档案管理其自身的政策性非常高，同时在保密以及专业性方面也提出了极高的要求，新的发展时期，信息化程度进一步加深，推动文档管理工作的发展，有利于进一步实现资源共享。在此环境下，必须切实加强文书档案管理，增强相关工作人员的素质，推进管理的信息化发展，提高文档管理的效率，有利于单位获得长远的发展。

参考文献：

[1] 陈薇.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2012（5）：132-133.

[2] 李志红.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].北方经贸，2012（5）：151，154.

[3] 王泽敬.如何做好新时期文书档案管理工作[J].办公室业务，2014（23）：126.

[4] 张杰.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2015（15）：55.

[5] 王菁慧.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].科技创新与应用，2013（12）：292.

[6] 王丽岩.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2013（21）：77-78.