检验检测机构仪器设备档案管理中存在的问题及对策

■孙晓园〔哈密地区纤维检验所，新疆　哈密　839000〕



检验检测机构仪器设备档案管理中存在的问题及对策

■孙晓园
〔哈密地区纤维检验所，新疆哈密839000〕

检验检测机构的仪器设备是检验检测机构固定资产的重要组成部分，从目前业务活动及发展趋势来看，正确合理的对设备进行选择、使用和成本控制，建立一套完整的仪器设备档案，有计划地更新设备，使设备经常处于良好状态，监测数据持续准确可靠，为检测活动提供经济有效的硬件支持，是保证检测活动正常运行的前提条件，同时也是设备管理的主要目的。

一、定义

仪器设备档案是指各种器械设备和仪器仪表的档案材料，包括固定资产的仪器设备在其购置、验收、调试运行、检定、维修、报废等活动中形成的具有保存价值的文字材料以及随机材料。根据仪器设备档案管理要求，结合检验检测机构实际情况，仪器设备档案由设备申购过程中形成的档案和设备运行过程中形成的档案两部分组成。

二、仪器设备档案管理中存在的问题

仪器设备是检验检测机构开展检验检测、科研等活动的重要物质基础，检验检测机构必须有与之业务相适应的先进检测设备。但如何管好这些设备，提高设备的利用率，减少设备的故障率，则必须建立完整的仪器设备档案，并进行科学有效的管理。仪器设备档案作为仪器设备的身份证，若疏于管理则检验检测机构无法直观明了地掌握所有仪器设备的型号、性能及技术状态等要素，无法制定切实、合理的仪器设备购置、检定、停用和报废计划，势必影响检验检测任务的有效完成和检测水平的提高。

（一）检验检测机构不重视仪器设备档案管理工作

长期以来由于检验检测机构轻视管理、不善管理，因此专职设备档案管理员配置较少，导致设备档案管理人员流动性大，人员的频繁更替造成了设备档案管理的脱节，失去了仪器设备档案管理工作的连续性和仪器设备档案管理的现实意义。

（二）仪器设备档案管理制度执行不力

对仪器设备档案进行科学管理的过程中必须坚持集中统一管理的原则，检验检测机构往往有章不循、随意管理，引发大量仪器设备档案存在着初始文件材料，如：仪器设备申购表、开箱验收单、使用说明书、检定证书等收集不齐全，甚至档案丢失的问题。

（三）仪器设备检定和停用不及时

检验检测机构应根据自身检测能力和业务范围以集约经济和降低检测成本为出发点选购适合的仪器设备，而不应以能否买得起，是否最先进为考量指标。超标、超额购置仪器设备会引发资金不合理占用和新进仪器设备长期闲置的问题，使相关仪器设备档案建档后便尘封柜底成为“死档”，不仅增加了仪器设备档案管理的工作量，而且极易造成仪器设备档案管理中仪器检定和停用不及时。

（四）仪器设备档案管理人员消极的工作态度

在制定检验检测机构仪器设备检定计划时，仪器设备档案管理人员敷衍塞责、不严谨的工作态度造成无需检定的仪器设备检定费用不合理支出和设备资源浪费，给仪器设备档案的规范管理造成阻碍。

三、做好仪器设备档案管理工作的对策

“工欲善其事，必先利其器”，完善的仪器设备档案管理可以帮助检测机构通过查看设备档案资料，根据其检定和维修记录对设备进行预防性维修，充分做好维修前的准备工作，缩短停机时间、减少维修费用，充分发挥仪器设备档案在设备采购、使用、维修及管理等工作中的作用，更好地发挥其社会效益和经济效益。为此，仪器设备档案管理应是检验检测机构常态化的重点工作，笔者就做好仪器设备档案管理工作提几点对策。

（一）强化领导和管理者的管理意识

检验检测机构领导和设备档案管理者要更新观念，只有意识提高了，思想重视了，仪器设备档案的管理工作才能落到实处。要用发展的眼光看待仪器设备档案管理工作，把仪器设备档案的管理放在一个重要的位置上，从集约经济、提高检验检测能力和效率上推进仪器设备档案的管理工作。

（二）切实落实仪器设备档案管理的规章制度

仪器设备档案管理是一项系统、严谨的工作。检验检测机构应任命仪器设备档案管理负责人和责任人，明确工作任务和责任，制定仪器设备档案管理工作流程图和借阅制度。在及时准确建档，将仪器设备申购、验收、安装、使用等记录存入仪器设备档案的前提下，严格依照仪器设备检定计划将仪器设备档案管理中涉及到仪器设备检定、维修、停用、报废等内容的申请表、检定证书等及时补充完整，并在仪器设备台账上有准确直观的反映。在仪器设备档案借阅中，仪器设备档案管理员要与借阅人当面明确档案内容和点清档案份数，并在借阅和归还过程中做好仪器设备档案份数清点、登记和签字确认，保证仪器设备档案管理有章可循、有档可查、有据可依。

（三）加强仪器设备档案管理人员培训工作，提高人员素质

仪器设备档案管理人员要不断强化专业技能，了解掌握所涉及工作领域的业务知识和发展动态，运用新知识、新技能指导和改进仪器设备档案管理工作，做到勤学习、强才干、树正气。

（四）改进工作作风，坚持科学、严谨的工作态度

仪器设备档案管理人员要在思想上切实转变工作作风，务必求真务实，确保将仪器设备档案管理各项工作真正落到实处。以强烈的务实理念，扎实的工作作风，尽职尽责，不等不靠，高质量、高标准地完成每一项工作，创造出良好的仪器设备档案管理成效。遇到因检验业务范围变动和检测技术更新等引起的部分仪器设备无需继续使用或仪器设备达到使用年限不宜继续使用，以及虽未达到使用年限，但因技术落后而失去使用价值需做报废处理的仪器设备的问题时，应在仪器设备检定计划中充分考虑，制定周详的检定计划。仪器设备的停用和报废一定要严谨、客观，认真做好技术鉴定工作，确认仪器设备无需使用或不能继续使用后，要认真填写“仪器设备停用申请单”或“仪器设备报废申请单”，上报主管部门申请停用或报废，并及时将相关仪器设备停用或报废程序的文件材料归档。

四、结语

仪器设备档案管理人员要以积极、严谨的工作态度来保证档案资料的有效性、完整性，充分发挥仪器设备档案的作用，探索仪器设备档案管理新方法，强化服务观念，推进仪器设备档案规范化管理，以此来促进各项工作的进行，使仪器设备的效能得到充分发挥，促进检验检测机构各项事业的蓬勃发展。