档案自动化管理系统

刘杨++赵雨宏

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2015.36.009

摘 要：该文是从人力资源管理现状出发，开发出操作简单且方便实用的档案管理系统，实现档案管理的自动化。该系统是典型的信息管理系统（MIS），其开发主要包括后台数据库的建立以及前端应用程序的开发两个方面。该文详细介绍该系统的设计与实现，该系统主要包括5个部分：信息管理、系统管理、工作记录管理、学习记录管理、奖惩记录管理。该系统采用了图形化界面，可操作性强。基于Struts框架，可维护性好。系统内部自设的权限校验来对系统登录用户实施校验，提高了整个系统的安全性。

关键词：档案 自动化 MIS Struts

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）12（c）-0009-03

档案管理是随着人事制度改革应运而生的一项新的工作，实现档案管理的自动化，无疑将给单位管理部门带来很大的方便。档案管理为单位和个人提供信息咨询、档案检索、档案存取、依据档案出具各类证明材料等服务；为单位和个人提供档案的收集、整理、保管服务。档案管理的对象是企业、企业化管理的人事单位及职工本人。档案管理的自动化是当今社会的发展趋势。现代化的档案管理系统中灵活使用了表格对档案分门别类，组成档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。

该文以JSP技术和Struts为基础，基于B/S模式开发了一个企业档案管理系统。在该系统中，管理员可以很方便的进行信息管理，系统管理，员工的工作、学习、奖惩情况管理。

1 总体设计与实施方案

1.1 系统结构

该系统包括：员工基本信息模块、系统管理模块、工作记录管理模块、学习记录管理模块、奖惩情况管理模块。

1.2 运行环境

为了开发一个安全、稳定的系统，选择以下开发平台。

操作系统：Windows2000 Server及以上版本/Windows XP及以上版本。

软件环境：数据库Mysql5.0及以上版本，开发工具Eclipse + Myeclipse，开发语言java语言，html标记语言，架构B/S结构，采用struts模式（MVC模式的延续）。

Mysql是一个性能好、容量大的数据库管理系统，它具有很好的数据库设计和应用功能。

Struts框架具有组件的模块化、灵活性和重用性的优点，同时简化了基于MVC的web应用程序的开发。

Struts是一种优秀的J2EE MVC架构方式。它利用taglib获得可重用代码和抽象 Java 代码，利用ActionServlet配合Struts-config.xml实现对整个系统导航。增强了开发人员对系统的整体把握，提高了系统的可维护性和可扩充性。

基于Struts架构的项目开发，首先需要有一个很好的整体规划，整个系统中包括哪几个模块，每个模块各需要多少FormBean和ActionBean等，而且最主要的是Struts-config.xml的管理。开发基于Struts的项目的难点在于配置管理，尤其是对Struts-config.xml的管理。

Struts 是MVC的一种实现，它将 Servlet和 JSP 标记（属于 J2EE 规范）用作实现的一部分。Struts继承了MVC的各项特性，并根据J2EE的特点，做了相应的变化与扩展。

1.3 实施步骤

（1）根据企业档案管理系统工程特点，制定出一套档案管理的全面解决方案。

（2）依据总体方案对系统的设计进行更完善的修改。

（3）查阅文献，整个程序界面及数据库定版，编写需求分析。

（4）做出系统的概要设计，并对系统进行分析和可行性实验。

（5）开始了单个模块的设计，首先设计的是信息管理模块，该模块主要分成2个部分，员工信息管理，部门管理；从信息管理模块导出另外3个模块：员工工作记录模块，员工学习记录模块，员工奖惩记录模块；最后处理的是系统管理模块。

（6）对系统进行具体的实现，模块的联接。

（7）测试并完善。

2 数据设计

2.1 数据库结构设计

该系统的数据库由下述5张数据表组成。

（1）员工基本信息表（employee）：该表记录了员工的基本信息，包括员工编号、员工姓名、工资、所在部门、性别、民族、婚姻、学历、职务、家庭住址。

（2）部门基本信息表（department）：该表记录了部门的基本信息，包括部门编号、部门名称、部门领导、部门描述。表结构如表1所示：

（3）员工工作记录表（work）：该表记录了员工工作记录，包括员工编号、开始工作时间、结束工作时间、工作地点、工作简介。表结构如表2所示：

（4）员工学习记录表（study）：该表记录了员工工作记录，包括员工编号、开始学习时间、结束学习时间、学习地点、学习描述。表结构同员工工作记录表。

（5）员工奖惩情况表（prize）：该表记录了员工奖惩情况，包括员工编号、奖惩主题、奖惩内容、奖惩时间、备注。表结构如表3所示：

2.2 编码规则

该系统的代码全部采用的是Java语言，html标记语言，JSP语言。

（1）数据库中表名的命名规则：该表名中关键字所对应的英文名称，例如：员工基本信息表命名为employee。

（2）表中字段的命名规则：对应表名的缩写+对应的属性，例如：员工编号=employee的缩写em+编号id=emid。

（3）Package 的命名：Package 的名字是由一个小写单词组成。

（4）Class 的命名：Class 的名字是由大写字母开头而其他字母都小写的单词组成。

（5）Class 变量的命名：变量的名字是用一个小写字母开头。后面的单词用大写字母开头。

（6）Static Final 变量的命名 ：Static Final 变量的名字都大写，并且指出完整含义。

（7）参数的命名 ：参数的名字和变量的命名规范一致。

（8）数组的命名 ：数组是用下面的方式来命名 byte[] buffer。

2.3 数据库连接方式

该系统采用的是Mysql数据库，并且用到了一个简单的Mysql可视化管理工具Navicat。

连接数据库时在安装了Mysql和Navicat的前提下，如下操作。

首先要在Navicat下建立连接并建立一个新的数据库，导入所要建的表。

紧接着在Eclipse+Myeclipse的开发工具中与数据库建立连接，连接Mysql数据库。

（1）加载驱动程序：Class.forName（"com.mysql.jdbc.Driver"）.newInstance（）；

（2）建立连接：Connection con=DriverManager.getConnection（"jdbc：mysql：//localhost：3306/数据库名"， “用户名”， “密码”）。

3 系统模块的设计

该系统共分为5大模块：信息管理模块，系统管理模块，工作记录管理模块，学习记录管理模块，奖惩情况管理模块。

3.1 信息管理模块的设计

用户登入：只需以用户输入的信息与数据库中的信息进行比较，如果数据库中有信息，就成功登录。

基本信息管理：当进入本系统后，就可以对企业的员工信息进行相应的管理。

该部分包括：添加员工，添加部门，部门管理（可以往部门添加员工或从部门删除员工），查看员工列表，查看部门列表，删除员工，按编号查询员工，通过姓名查询员工，更改员工基本信息。

3.2 系统管理模块的设计

密码管理：主要是对整个系统的登陆管理，可以对登陆密码进行修改。

3.3 员工工作记录管理模块的设计

该模块的主要功能是添加和查询员工的相应工作记录。

（1）添加工作记录：可以按编号添加员工的工作记录；

（2）查询所有员工的工作记录：可以查看到当前所有添加的员工的工作记录；

（3）通过编号查询员工的工作信息：可以按编号对相应员工的工作记录进行查询。

3.4 员工学习记录管理模块的设计

该模块的主要功能是添加和查询员工的相应学习记录。

（1）添加学习记录：可以按编号添加员工的学习记录；

（2）查询所有员工的学习记录：可以查看到当前所有添加的员工的学习记录；

（3）通过编号查询员工的学习信息：可以按编号对相应员工的学习记录进行查询。

3.5 员工奖惩情况管理模块的设计

该模块的主要功能是添加和查询员工的相应奖惩情况。

（1）添加奖惩记录：可以按编号添加员工的奖惩记录；

（2）查询所有员工的奖惩情况：可以查看到当前所有添加的员工的奖惩记录；

（3）通过编号查询员工的奖惩情况：可以按编号对相应员工的奖惩记录进行查询。

4 结语

该系统最后设计的结果达到了系统所需的要求。

（1）实现了员工信息管理：包括员工的添加/删除/更改/查询。

①部门信息管理：包括部门的添加/删除/更改/查询；

②系统信息管理：系统密码修改；

③员工工作记录管理：实现了工作记录的任意添加，查询所有工作记录，以及按编号查询工作记录；

④员工学习记录管理：实现了学习记录的任意添加，查询所有学习记录，以及按编号查询学习记录；

⑤员工奖惩记录管理：实现了奖惩记录的任意添加，查询所有奖惩记录，以及按编号查询奖惩记录。

（2）实现了方便，轻松的后台管理。

（3）方便操作和较强的交互能力，方便的进行档案管理。

参考文献

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