高职院校档案管理工作中电子档案的应用

赵俊玲

摘 要：对于高职院校来说，档案管理工作具有复杂性，要想保证管理工作的有效运行，离不开电子档案记录。文章主要介绍了高职院校教职工电子档案的类型，对电子档案进行效益分析以及风险分析，高职院校教职工档案工作的作用，以及正确、高效管理电子档案的对策建议。

关键词：档案管理 电子档案

一、高职院校教职工电子档案的类型

高职院校教职工电子档案的类型主要包括五部分内容：第一、与教学相关的东西，例如：电子教案、试题库、文件、邮件、表格等；第二、学校主页上相关的东西，例如：新闻以及校园风采等；第三、与专业知识相关的东西，例如：CAD文件；第四、与学术、科研有关的东西，例如：讲座以及科研报告会等的录音；第五、与各种数据库有关的东西，例如：学生学籍、学校固定资产以及教职员工基本情况等。高职院校教职工电子档案的类型有各个类型的特点，每个部分均有不同，第一部分主要是利用办公软件WORD、EXCEL等制作，这类电子档案主要是通过字、数字、符号进行表达；第二部分主要是利用影像设备制作，通过动态画面进行表达；第三部分主要是利用CAD进行设计，通过曲线图以及图表的形式进行表达；第四部分主要是利用音频设备制作，通过录音进行表达；第五部分主要是通过数据库形式表达。

二、高职院校教职工电子档案效益分析

高职院校教职工电子档案效益分析主要表现在四个方面：第一、提高档案资源的齐全性以及时效性；第二、提高归档速度；第三、实现文档一体化；第四、降低了劳动强度。

1.使档案资源的齐全性、时效性得到提高。随着社会的快速发展，计算机网络技术的应用越来越广泛，提高了档案工作人员的工作效率，不仅方便了档案信息收集、采集与核对，而且还节省了大量的时间和人力，保证了其完整性。由于计算机更新信息的速度极快，因此档案管理部门能够随时得到最新的信息，保证了其时效性。

2.档案资源的归档速度得到提高。高职院校教职工电子档案在一定程度上极大地提高了档案资源的归档速度。主要表现在检索电子档案以及档案资源达到的效果上。对电子档案进行检索时，具有准确性以及快速性，同时也能够实现资源共享，并能够达到图片、文字与声音并茂，进而提高其速度。

3.实现了文档一体化。有了计算机网络技术，在进行文档处理时十分方便，实现了文档一体化。从某种意义上来说，它能够将公文处理和文件归档有效的进行结合。从而提高了工作的效率，保证了工作的质量。

4.使档案管理人员从高强度的劳动中解脱出来。档案管理部门主要负责档案的管理工作，为了工作的方面性原则，管理人员对每一个文件均编制了一个代号，并对每一个文件进行分类，因而如若遇到需要的文件时，只需要找到其代号即可，方便快捷，减少了管理人员的工作强度，保证了工作的质量。

三、高职院校教职工电子档案存在风险分析

高职院校教职工电子档案也存在着一些风险，主要表现在四个方面。第一、对设备以及软件系统产生依赖性；第二、没有一定的安全性保证；第三、电子档案载体的变化带来的立卷归档问题；第四、对电子档案进行保存时，也存在一些问题。

1.电子档案对设备及软件系统的依赖。电子档案对设备及软件系统具有依赖性，在对档案信息进行编制时，其采用的是二级制代码，存在着一些制作和阅读上的限制，当进行这些操作时，必须借助于一定的存储介质和相关设备。电子档案在进行一系列的工作时，必须借助于软件，脱离了软件，电子档案将无从谈起。

2.电子档案的安全性较差。有了计算机网络技术，电子档案才能够在此环境下进行生成、保管和利用。由于计算机网络技术具有开放性，因而势必会存在着一些安全上的危害，进而能够导致电子档案有关信息的泄露。

3.电子档案载体的变化带来的立卷归档问题。电子档案需要拟稿者和存储介质才能够完成，需要拟稿者在存储介质上进行拟稿，电子档案一旦完成，将会被上传到有关系统上，上传过后，有关工作人员将会实现档案共享，可以选择在计算机网络以及存储设备上进行移交工作。因此，应建立新的归档制度。

4.电子档案的保存问题。一般来说，电子档案大都是高科技的产品，因而在保存时要更加注意，保存要求比较高，保存方式比较特殊，保存环境也要特别注意。地点的选择必须将温度、湿度、灰尘、强光、有害气体这些因素都要考虑入内，其中一项不合格对整个档案工作带来的损失是无法弥补的。

四、高职院校教职工档案工作的作用

1.教学档案是学校最基本档案。教学档案是学校最基本档案。因为教学占据着十分重要的位置。对于学校而言，其主要的工作是教学。对课程的教学以及专业设置进行改革时，均与教学档案息息相关。尤其是改革开放以来，教学档案发生了一系列的变化，具体体现在发展的速度以及效果上，教学档案的要求以及范围也发生了一些变化。教学档案承载了老师多年来的心血，不仅是老师多年来辛勤劳动的成果，也是老师在从事教学研究工作以来，经验总结的见证。教学档案将作为一笔有价值的财富，为以后高校的发展提供了非常有力的依据。此外，对于档案管理人员来说，要做好档案的管理工作，尤其是教学档案的管理。

2.学生档案是高校培养合格人才的重要依据。学生档案是高校培养合格人才的重要依据。因为学生档案比较系统、详细的记录了学生各方面的信息。例如：学籍表以及其他的一些信息等。档案管理人员对学生的档案进行有秩序、有规律的分类，能够更加方面的全面的对学生进行了解。根据学生的特点，对其进行管理。

3.文书档案及人事档案是学校建设与发展的见证。文书档案及人事档案见证了学校的建设与发展。因为文书档案记载了一些相关的文件，例如学校的发展规划等，而人事档案则记载了学校的工作人员的情况。学校的发展是在党和政府的政策领导下，学校的广大师生共同努力的结果。老师在学校中发挥着重要的作用，一个学校教学质量的好坏，直接影响到学生的前途以及学校的发展。因此档案管理人员要重视文书档案以及人事档案的管理。

五、正确、高效管理电子档案的对策建议

1.重视电子档案的重要作用。重视电子档案的重要作用，需要高职院校各级领导的支持与行动。针对经常存在的问题，進而采取一定的措施，加强各方面的管理。首先，从观念上来说，其相关工作人员应该从根本上转变观念，从传统的纸质档案转变成现有的电子档案。其次，对电子档案的归档工作进一步进行完善。第三、加大宣传力度，让其相关工作人员均能意识到电子档案的重要性，进而提高其工作效率。

2.完善制度、规范流程。完善制度、规范流程对于管理电子档案也是必不可少的。根据实际，制定符合学校的管理制度。首先对其管理人员来说，要具有极高的职业道德。应定期对管理人员进行培训，提高其综合素质，例如：管理与操作技能以及职业素质等。

3.加强档案管理队伍建设。加强档案管理队伍建设对高职院校教职工来说，至关重要，一个管理队伍的好坏直接影响到电子档案的建设。因此，学校应该重视并加强管理队伍的建设，配备合适的档案管理人员，要求专业比较对口的专业，以便使管理人员专业化。

4.加强电子档案的存储设备、网络的安全性。加强电子档案的存储设备、网络的安全性是十分必要的。针对这一问题，需要加强相关软件的管理，定期对其进行检查、更新、维修、升级。此外，应该配备专业人员，负责网络的安全工作。其主要任务是定期对重要文件、软件进行备份、更新，加强身份验证、数字签名、网络防火墙的应用。保证其安全性。

六、结语

现如今，电子档案越来越被大家所熟知，尤其是在高职院校教职工，用途越来越广泛。因此，高职院校教职工要注重档案管理的工作。对于高职院校教职工电子档案存在的风险以及问题进行分析，进而找到解决的方式方法。从根本上进行解决，尽量减少风险，降低问题的所在，制定相应的管理制度，采取积极有效的措施，对电子档案进行正确、高效地管理，保证其质量。