新时期提高二级学院综合办公室工作效率的思考

摘 要：本文分析了新时期影响二级学院综合办公室工作效率提高的诸多因素，并从完善系统功能、加强人性化管理、实行目标管理和提高人员素质等几个方面分别阐述了提高综合办工作效率的具体措施。

关键词：综合办公室 工作效率 目标管理 人员素质

2010-2015年国家中长期教育改革和发展规划纲要中强调，“提高质量是高等教育发展的核心任务，是建设高等教育强国的基本要求。”由此明确了新形势下科学的高等教育发展观已从规模扩张为特征的外延式发展转到以质量提升为核心的内涵式发展道路上来。高等教育质量的提高离不开教育管理水平的提升，这为教育行政部门在政策、规划、督导和服务等管理层面提出了更高的要求。

2013年，国务院机构改革和职能转变方案中强调，职能要下放、转移、整合和加强，以此促进教育行政部门转变教育管理方式。绝大多数高等院校学校层面的管理权力都下放到了二级学院，减少了对基层教学教务、科研、人事等事务的直接管理和微观管理。二级学院在本科教学方面，按照上级宏观政策，在调整和建设学科专业，开展教学、科研活动等各方面的自主权得到了落实。随着权力的下放，二级学院综合办公室承担了系部的所有教育管理工作，加之近年来为提高本科教学质量，卓越工程师教育、Mooc平台建设、专业认证等新型教学模式和教学理念的兴起，使得二级学院综合办公室的管理职能明显增加，工作任务不断加重，这无疑给基层管理者提出了更高要求，也为办公室管理机制的改革创新提供了驱动力。

一、新时期影响二级学院综合办公室工作效率提高的因素

1.学校层面管理职能下放，头绪增多，管理系统功能的不够完善，影响办公室工作效率。现在，社会上比较关注高校的“去行政化”问题，但“去行政化”不等于“去管理”，高校目标的实现和功能的发挥都需要管理。精简高效的行政管理会提升教学科研人员的工作效率和综合效益。大多数高校现在都减少了管理层次，实行校院两级管理。管理层次的减少有利于学校对全局的掌控，但另一方面，这种扁平模式使得每个二级学院办公室对应的上级部门增加了，需要承担来自学校各个部门的指令、要求和任务，对内做好学院的人事、财务、教学、科研、学生工作等众多方面的组织、协调、服务、管理工作。基层管理者工作任务加重，一天到晚忙于应付，很难做到统筹兼顾，严重影响工作效率。宏观上的精简做到了，基层微观上的高效难实现。某些学校职能部门下达的任务缺乏可行性，管理系统的关联性和兼容性不高，从宏观上对二级学院工作不能提供政策和管理系统软硬件两方面强有力的支撑，而对二级学院完成这些任务都有必要的时间要求，这无疑大大增加了二级学院综合办的工作强度和工作难度。比如教务上的理论课排课系统和实践课安排系统的不关联，增加了确定实践课时间安排上的难度；毕业设计系统的不兼容性，导致老师们为了乱码和无法调整的表格格式伤透了脑筋；众多学院或学生同时开展某项工作或任务时，网络的不给力甚至瘫痪等等，都给二级学院教务秘书的工作带来了诸多压力。

2.二级学院层面上缺乏科学管理措施和激励评价制度。随着学校层面教学科研等方面工作的重心下移，二级学院综合办在学校管理体制中的地位越来越突显其重要性，它既是一个集党政、人事、教學、科研、学工等融于一体的综合管理部门，又是一个承上启下、协调左右、沟通内外的具体办事机构。学院领导对办公室工作的地位和作用的重视程度，往往影响着其管理模式和规章制度的建立。传统的管理模式往往强调指令和控制，追求服从性，强调权威性，限制了员工创造性地开展工作。在新时期，这种管理方式使得工作人员束手束脚，影响办公室工作效率。学院层面以制度为本的管理思想多于以人为本的管理理念。办公室人员都是基层管理者，他们长期坐班，又往往加班加点地从事繁杂的事务性工作，与学院其它岗位相比，待遇和薪资偏低，进修机会少，晋升职称难度大，影响工作积极性和工作热情。无论是物质奖惩还是精神褒贬，需要建立起科学的评价体系和有效的激励机制。让基层管理者意识到自己也是学院工作的主角，很好地发挥其自觉性和能动性，把被动应付变为积极主动，才能切实提高工作效率。

3.综合办层面上工作分工的合理性、信息化程度和人员素质因素。综合办承担的任务包罗万象，依据工作的难度系数和事务多少来合理分配任务，明确职责，各司其职又紧密沟通就显得尤为重要。以本人所在学院为例，按上级职能部门的科室划分工作：办公室主任负责人事处、财务处、组织部、后勤及保卫处等职能部门下达的工作；教务秘书负责教务处的教务教材、考试中心、实践科等职能部门工作；科研秘书负责科技处、高教所等职能部门……事务多的，如教务，可配两名工作人员。同时结合人员特点和工作多寡，将学院网站建设、档案管理等阶段性的工作以及临时工作进行分配。需要开办公会议，以管理制度形式将成块工作加以落实，同时强调相互配合，相互沟通的重要性。上级各职能部门对学院综合办公室的工作要求高，下达的工作量大，而且往往时间性强，突发事件多，这是综合办公室一贯的工作特点。这就要求办公室工作人员熟练运用电脑网络技术，多渠道将上级文件精神和任务指令及时传达到相关人员，快速处理突发事件。熟练掌握文字及表格处理软件，以及职能部门的相关系统软件，灵活运用筛选、排序、分类汇总、合并计算等功能，提高工作效率，减少任务积压。高校管理队伍建设缺乏具体措施和规划，仿佛管理人员技术含量低，人人可做。其实学院综合办的工作职能决定了它的工作人员需要高素质人才。管理职能需要工作人员的组织、实施能力；服务职能需要踏实耐心、热情主动的工作作风；协调职能需要化解矛盾、审时度势、情商较高的工作人员；参谋助手职能需要抓重点、理材料、有判断、会分析的能力……，这些对管理人员的素质要求都是提高工作效率，顺利完成任务的重要保障。

二、新时期提高二级学院综合办公室工作效率的具体措施

1.学校职能部门完善管理系统的功能，提高办事效率。俗话说：工欲善其事，必先利其器。学校层面下达给系部的任务中很多是依靠各种管理系统来完成的，如教务管理系统、实践管理系统、毕业设计系统、听课评价系统、财务系统等等，院系基层管理者通过这些系统进行录入任务安排、查询师生信息、下载更新数据等工作。关联紧密的系统间要实现数据共享，在管理系统使用初期先在基层管理者中试运行，使其更好地为基层服务，解决实际问题，功能实现比较成熟后再全校大范围推广。系统性能的优劣、兼容性的强弱，直接影响到使用者的工作积极性和完成任务的自信心，影响到办公室的工作效率。学校层面不仅是“事”的下达者，也是“器”的提供者，“器”优则“事”半功倍。

2.二级学院加强人性化管理，调动基层管理者积极性。二级学院综合办承担着学院的各项对内对外的窗口工作，是信息的集散地和中转站，长期从事这种繁杂事务性工作的办公室工作人员，精神压力大，情绪波动大。制度管理上如果只追求效率化和客观化，忽视基层管理者个人价值的实现，往往适得其反。人的精神文化因素蕴含着巨大的能动作用，从人的情感需求、个体发展角度来考虑办公室管理方式，增强人性化管理理念，努力创造办公室内的和谐氛围，才能激发出基层管理者持续的凝聚力。学院领导在管理中要能够与工作人员民主平等地交流，努力创造一种相互信任的氛围，有了坦诚与信任，才能使交流顺畅，实现积极向上的文化共享。平时工作中给员工战略上的指导，注重对他们的激励而不是控制，使他们成为工作的主人，减少抱怨，提高工作效率。思想上重视基层管理者的价值和作用，赋予他们更大的权力和责任，在年终分配、职称评定等方面适当考虑对他们政策上的倾斜，各方面调动他们的积极性。

3.实行目标管理，建立办公室高效工作运行机制。彼得·德鲁克最先在《管理实践》这本书中提出了“目标管理”的概念，目标管理是以目标为导向，以人为中心，以成果为标准，使组织和个人取得最佳业绩的现代管理方法。目标管理的理念是强化各成员的目标意识，真正把权力下放，弱化完成目标任务的具体实施过程，将目标完成的程度作为评价和激励员工的标尺。目标管理的理念对提高二级学院综合办的管理工作效率有现实的指导意义。

实行目标管理，建立综合办高效工作运行机制要从以下几个方面入手：（1）科学地制定、分解管理目标。管理者需要树立目标管理意识，减少上下级纵向组织结构，同时强化管理者横向间的紧密联系，分工不分家。学院领导和综合办首先要明确上级的工作计划和办公室相关的各项工作，共同确定办公室的总体工作目标和学期工作计划，根据工作岗位分解具体目标任务到个人。目标制定后要形成正式的制度文件，做到每个办公室管理人员对自己的目标任务都能心中有数，各司其职，又能相互配合。（2）下放决策权给负责目标实现的管理人员。学院领导将决策的权利分派给管理人员以完成目标任务，这样会从某种意义上对管理者起到激励的作用，激发出管理人员自主管理的意愿。针对办公室管理工作常常出现的繁琐和突发事件，有效的授权使得具体办事的管理人员放开手脚，以实际目标为已任，充分发挥个人的主观能动性，强化了责任心和进取心。另一方面在目标管理制度下，领导授权后减少了目标实现过程中对细节方面的干预和监督，而控制目标实现的能力得到了加强。（3）完成目标的考评奖惩和反思改进。目标管理理念下，评价机制注重目标完成的结果如何。学期末将目标完成的情况进行考量，以此对管理人员进行奖惩。要考虑到在目标实现过程中客观存在的突发状况，增加了目标实现的难度，这种情况“奖”的权重要放高，“惩”要放低，对目标实现过程中难度或量化不平衡的现象进行认真分析研究，交流反馈成功的经验，对存在的问题进行深入反思，使得下一学期工作的目标管理更加完善有序。

4.加强办公室工作人员自身素质建设，提高工作效率。综合办肩负着承上启下，总揽协调各方的作用。内部管理工作千头万绪，管理人员在思想和业务方面的素质高低直接影响办公室管理水平和工作绩效。一方面二级学院在选拔任用管理人员时注意甄别，另一方面管理人员自身素质的建设和培养也显得至关重要。

从以下三项内容入手：（1）加强身心素质建设。身体健康，精力充沛才能从容应对纷繁复杂的工作内容；心理健康，以积极乐观的心态，宽容克制，通过协商沟通解决工作中出現的人与人之前的问题和矛盾，之所谓“风物长宜放眼宽”。（2）加强业务素质建设。提高自身口头和文字表达能力，加强与领导、师生沟通交流，或以文字形式准确无误地布置落实各项任务；熟练掌握现代化办公设备的各项操作，不断学习计算机和网络的专业知识，提升综合运用各种办公软件处理数据的能力，提高工作效率和工作质量。（3）加强团结协作素质。新时期学校各项任务往往综合性很强，如教务实践科大学生创新创业评比展示工作，虽然归口教务秘书，但离不开学工和各专业教研室的宣传和指导，离不开其他管理人员汇总以往创新项目和各项竞赛数据，联系展板制作等等各种工作的协同开展。可以说每项综合性工作的成就都是办公室集体智慧的结晶，管理人员必须相互了解工作情况和工作程序，增强集体观念，避免内耗拆台。把聪明才干用在工作和学习上，团结协作，工作效率才能切实提高。

三、结语

新时期有诸多因素影响着二级学院综合办公室工作效率的提高，我们从学校层面完善各项管理系统功能，掌握自主权的二级学院在人性化管理方面进一步加强，落实目标管理的理念和实施工作，切实提高管理人员素质，才能提高二级学院综合办工作效率，在督导和服务等管理层面为高校的教育质量内涵式发展做出更大贡献。

参考文献：

[1]杨勇.高校二级学院办公室管理的问题与对策.南京师范大学.2008.

[2]黄良英.普通高校二级学院知识管理研究.浙江师范大学.2008.

[3]叶小平.基于目标管理的高校二级学院办公室管理工作.南京工程学院学报（社会科学版）.2011.11卷第1期：40-43.

作者简介：王依群（1971— ），女，汉，籍贯：南京，单位：南京工程学院通信工程学院，工程硕士，助理研究员，研究方向：教育管理。