提高档案人员素质 为现代企业服务

摘要：企业档案工作者就是要把开发和利用档案信息资源，作为自己的重要使命，不断创新档案服务机制，积极主动地为构建和谐社会服务，为社会全面进步服务。要求档案工作者要以创新的意识研究当前企业档案管理工作的新特点、新规律以及企业对档案管理工作的新需求，对自己所从事的工作进行思想创新、制度创新和技术创新 。

关键词 档案；服务；创新

1 提升队伍素质

1.1 加强对現有企业档集人员的培养教育

企业工作随着现代科学技术的发展，随着各类边缘学科 、综合学科和交叉学科的兴起，在研究方向和研究領域上发生了很大的变化。工作的广泛性和多元性也要求现代企业档案管理工作人员要具有较为广博深厚的知识基础 ，不断地拓展知识领域，必须有一支与之相适度的人才队伍。然而目前企业档案部门面临的是知识老化，新技术知识贫乏的状况，加强现有企业档案工作人员的培养教育，是目前和今后一段时间内刻不容缓的工作任务。在培养教育方面应做到：

注重人才实用性培养要结合工作实际需要和服务社会的发展趋势，与实际工作紧密配合，并根据不同的层次，不同的需求，按需施教，学以致用，便于实际操作，讲求实效。

拓宽档案人才知识面面对服务于社会建设的需要，为适应企业档案工作发展，必须拓宽档案工作者的知识面，学习现代技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长为社会服务的本领和技能，以适应企业档案工作最新发展的动态。

因人施教对企业档案专业技术人员培养教育，可因人而异。有些企业的档案人员，由于受人员变动情况影响，需要学习基础知识，掌握基本技能；有些企业的档案人员相对稳定，又具有一定的文化知识，需要补充一些新技术、新方法，因此在培养教育时，应根据各层次人员的情况，因人施教。

1.2 合理选拔专业人才

随着社会的逐步构建，科学技术的进步，使企业档案工作的环境，工作任务、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，这些无疑需要人去操作、去管理。因此，提高档案工作者的素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键，这些应该引起各级领导的重视。

注重人才的使用要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年轻干部，对他们身上存在的不足应加以正确引导教育，发现他们的优点和长处，发挥他们的聪明才智，大胆启用。

稳定档案干部队伍档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应和逐步完善。档案干部的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性。因此， 在抓紧档案人员的稳定工作，从维护企业档案工作的长远利益出发，加强档案干部的思想政治工作，解决他们的实际问题，使他们安心工作。

把住人才入口关注意引进招聘一些有专业知识，有专业技术、专业技能的人才充实到企业档案队伍。

2 创新服务手段

（1）建立企业档案信息发布系统实现档案使用的信息化，开展网上利用服务。随着网络日渐普及，部分企业档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门应充分利用企业网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档集管理服务系统无缝集成到企业的信患门户，实现档案信息的网上检索，为更多的用户提供更好的服务。

（2）建立“电子档案数据管理中心”。档案管理可与信息化建设工作紧密结合， 建立“电子档案数据管理中心”。使之成为企信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件査询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。

（3）电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统紙质档案收集有很大差异，许多电子文件的形成通过下裁和上传就完成了，因此，企业档案可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集并在档案馆（室）的服务器上归档。

（4）开展在线服务。 传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、网络系统及时准确地获得多种信息 。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服条方式所代替。

（5）开展现行文件阅览服务。随着构建和谐社会工程的深入，到企业档案馆（室）查阅的人员逐年增多。同时， 企业职工出于维护自身合法权益等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求， 进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，要求企业档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。

3 拓展服务领域

（1）信息服务的社会化、多主体。由主要为企业内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为企业档案既要面对企业的决策者、企业的一切社会活动， 又要尽可能为企业普通职工服务，速要有针对性地为特殊利用者提供特定服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资科的综合需求所代替。档案管理从经验管理向科学管理转变。使档案资源在保密范围之外优质高效、无时空限制地实现共享，更好地为企业发展服务，逐步建立并完善一套自动化的档案检索、查询、传输系统，运用数字化方式为企业科研工作服务。

（2）兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，企业档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。要加强计算机、信息、网络等知识和技术的普及，注重电子档案的接收、保管等方法和技术的学习，利用互联网、多媒体技术拓展档案工作空间，提高工作效率。利用网络实现各部门的交互作用。

（3）注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用中产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。在此基础上，企业进行自我调节，评判自身，检査企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等。

总之，只有全体人员共同参与，共同努力，企业档案才能为社会建设提供更优质的服务。

作者：张艳：（1966.出生，女，大专，助理馆员，现在大港油田勘探开发研究院从事档案管理工作）