浅谈档案管理工作的开展

文静

摘 要：档案是一种原始记录，它见证各种事实关系，反映一个单位的历史面貌。界定归档范围和保管期限要根据各科室的具体情况、职能范围来决定，越详尽越好，就像一本说明书一样，以适用于我单位人员变化快的特点。档案信息化、一体化是新时代的特征。我们要加快知识结构的变化，要不断“充电”，不断补充“能量”，以求适应新时代的要求。

关键词：档案管理；档案信息化

随着社会的发展和科学技术的进步，特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，已不能适应现代社会发展的需要，亟待人们加以解决。

一、归档范围，保管期限

我们界定一份文件材料是否有价值，要看它是不是反映我单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。档案是本单位在工作活动中形成的在维护国家、集体和公民利益等方面具有凭证价值的文件材料；是下级单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；是下级机关报送的重要文件材料；还是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。我们根据我单位各科室的职能特点，参照国家8号令要求，只能选择文件材料中具有保存价值的部分作为档案保存，分别保存永久、30年、10年，不需要归档的，就不要归档。当然制作归档范围和保管期限越详尽越好，就像一本说明书一样，让像我这样的新手拿起来就能找到方向。这样做主要是适应我单位岗位变化快的情况，对各个科室来说任何人接手也都知道本科室要移交的材料。这就产生了归档行为。归档是一种选择性行为，是人们主观意识作用的结果。人们根据自己的需要和管理能力将原始记录材料，通过归档行为进行了身份的划分，归档前后的原始记录材料由此而具有了不同的社会属性。这样归档后的原始记录材料才成为了档案管理的工作对象――档案，档案工作由此而始。归档还是一个法律行为，经归档认定的材料，才能享受《档案法》的保护。作为一个年轻的学科，档案学的真正目的在于解决档案工作中的实际问题，明晰档案工作中碰到的诸多现象，迎接档案实践的挑战。

二、档案管理人员素质的提高

怎样能在档案管理工作中创新，很大程度上在于从事档案工作的人。档案管理工作是枯燥、乏味的，怎样变乏味为生动和激情，从而促进档案管理工作的更好发展是每一个档案管理工作人员应该思考的问题。提到哪行哪业都要说到人员素质，素质决定了思想的高度，决定了工作的质量。敬业是最基本的要求。档案管理人员要在工作中发现问题，并提出解决方案，还要有勇敢的探索精神，不满足于前人的经验，不满足于目前的成绩。档案管理人员必须熟悉本工作的各个流程，对各个门类的档案都要有所研究，对各种载体档案的管理方法都要了然于胸，要根据新形势、新要求，对旧有的管理模式有所突破，创造属于自己的一套管理方法。我們所处的时代是一个日新月异的时代，每天都会出现新情况，我们要有求实创新的精神，在熟悉的档案管理工作中发现新规律，扎实、有效、开拓性地开展工作。

每个人的知识结构都要常常更新，档案管理工作人员亦是。要注意拓展自己的知识宽度，补充自己的知识层面，不断“充电”，不断补充“能量”，才能不落后于档案工作的发展要求。除了要补充知识以外，还要虚心向身边从事过这个工作的老同事取经，实践出真知，借鉴前人的经验可以让自己少走弯路。向身边的人学习，向同行学习，向实践学习，向社会学习，只有不断地学习，档案工作才会在新世纪有个飞跃性的突破。

三、扩展服务领域

兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。例如：在汇编专题信息方面，开发信息，帮助引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

信息服务的化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。在信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着技术的发展，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。

四、电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门和互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。

总之，通过档案管理工作的不断完善，使档案管理工作焕发新的生机与活力，为社会经济发展提供强有力的保障。

参考文献：

[1]童亚芬.现代档案管理人员群体结构模式及优化策略[J]. 宁波大学学报（教育科学版）. 2003（01）.

[2]刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J]. 甘肃广播电视大学学报. 2002（04）.

（作者单位：兴安盟科右中旗代钦塔拉苏木人民政府）