浅谈社会保险档案管理

韩风贤

【摘要】随着社会保险业务覆盖面日益扩大，参保人数不断增多，社会保险档案的数量也日益增加，社保单位承担的管理职责加重。文中深入分析社保档案管理工作的重要性，介绍开展社保档案管理工作的要点及其存在的不足之处，提出针对性的改善对策，以期为做好社保档案工作提供相应的指导。

【关键词】社会保险 档案 管理 工作 重要性

社会保险业务管理工作与社会和谐密切相关，是保障民生、改善民生的重要内容。

社保机构如何更好地开展社会保险档案管理工作，成为其重点关注的内容和任务。本文从加强社保档案管理工作的重要性入手，分析社保档案管理中存在的问题，提出针对性的解决对策。

一、做好社会保险档案管理工作的重要性

社会保险档案是指根据参与社会保险业务的个人或企业参保及缴费情况建立档案，做好详细的记录，是日后参保人员享受相关待遇的重要依据。随着我国保险制度的日益完善，保险范围和参保数量不断增多，档案管理变得更加重要。

（一）加强社保档案管理工作能推动社会保险改革

目前，随着社保改革工作的日益深入，单位人必然转变为社会人。社会保险机构不仅要担负起社会保障的职责，也要承担对离休人员的社会服务和管理职能。因此，社会保险属于一项庞大的系统工程，如果缺少完整、准确的个人信息资料，即缺乏有序的社会保险档案管理，社会保险机构工作无法发挥应有的成效，也会在一定程度上制约社会保险改革步伐。

（二）加强社保档案管理满足社保业务要求

一个参加社会保险的人由办理保险手续至离退休或失业等均环节可享受社会保险服务，当然，必须办理保险关系转移、基金转入或转出等手续，上述信息在档案中均有详细的记载，以此为依据为参保人提供相应的待遇。不得不说，社会保险档案管理工作的质量，直接影响参保人自身的利益。

（三）社保机构加强社保档案管理能提升其办事效率

随着大众养老保险意识的升高，长时间沉寂的缴费展现出重要性，那些断保多年要求续保者越来愈多。如果参保者社保历史缴费记录管理不完善，无法保障这些人的参保权益，在实践中加大不必要的争议。社保档案数量较多，主要包括医保、生育保险、养老保险等，每项社保项目均包含多个环节，例如：缴费、保障等级等。社保单位做好档案资料的收集、整理、归档等工作，对提升工作效率或推动其良好发展提供重要参考。

二、社保机构档案管理工作存在的不足之处

（一）社保档案管理工作权责模糊

社会保险档案涉及面较广，在我国，不同类别的社会保险档案划分给不同部门管理，从而出现多头管理的情况。因不一样的档案分属管理部门不同，各个管理机构缺乏有效沟通，极易出现一个参保人参保资料保存在不同部门。有些社保经办机构不按照档案统一管理的原则，文书档案交由综合档案室进行保管，其余业务材料均存放在业务科室。各管理部门缺乏明确的分工，对档案管理工作效率和质量产生不利影响。

（二）社保档案管理缺乏规范的管理制度

社保单位开展保险档案管理工作因缺少国家统一标准，导致各地区社保档案管理办法不统一的情况。对不同专业类别的社会保险档案，对其工作人员的管理水平和管理要求有所差异。哪部分材料需进行整理归档，如何实施整理；哪部分材料无需归档，进行销毁应遵循哪些原则；何种档案资料必须进行分类、分级管理；哪种资料应实施统一管理等。从客观角度来说，社保机构并未形成良好的管理制度和运行机制；从主观角度来说，社保机构必须建规范化的管理制度，确保更好地开展社保档案管理工作。

（三）社保档案管理水平落后

近些年，随着网络技术、信息技术的快速发展，加之社会保险业务量逐年增加，部分社保机构开始推行微机化管理模式。社会保险档案数量较多，工作环节繁琐、复杂，加上部分社保机构领导不重视，并未配备社保档案管理工作所需的软件、硬件，导致社保档案丢失、随意保存的情况时有发生。因软件、硬件和人三者没有实现合理集合，有些机构软件设施不足，有的缺少硬件，有的不具备档案管理专业人才，未能发挥最佳的管理效果。同时，有些社保单位依然使用过去手工管理模式，管理效率较低，查找、更新资料不易，对社保档案管理工作产生不良影响。部分比较落后的地区并未建立专门的社保档案室，档案资料的管理极为不合格，时常出现资料遗漏、丢失等情况。

（四）社保档案管理人员业务水平有待提高

社保机构档案管理人员的素质直接影响档案管理效果。部分地区社保机构为节省成本，很少聘请专业档案管理人员，有些单位存在用业务员充当管理员的情况。同时，多数社会保险业务经办机构并未对档案管理人员开展相应培训，且缺少实际工作经验，管理人员业务水平无法满足档案管理工作要求。虽然部分社保机构引入高学历的兼职档案管理者，但档案管理专业人才少之又少，没有经过培训的兼职人员一般实际业务水平不高，直接影响其档案管理工作效果。

四、改善社会保险档案管理的策略

由于社会保险对服务民生、构建和谐社会产生积极地影响，因此，做好社保档案管理工作非常重要。不同级别的社会保险业务经办机构影提升管理意识，从提升管理人员业务水、明确管理权责、规范化管理等方面做好社保档案管理工作，确保档案管理与社会保险业务同步发展。

（一）社保档案规范化管理

社会保险档案详细记录参保单位或个人需要缴纳的社会保险金、可以享受的社保待遇等内容。制定完善的业务档案管理制度，能保障社会保险档案的有效性和完整性。因此，不同地区要依据《社会保险业务档案管理办法》的相关要求，结合自己承办机构的实际需要，通过分级管理模式，确保参保档案的安全性。建立完善的档案收集、整理、鉴定、保管等管理制度，健全社保业务档案管理标准体系，制定分类、著录等规范的档案格式，确保社保业务档案管理纳入规范化、信息化的轨道。