新视角下的档案整理认识

魏宗国

【摘要】档案的整理工作是整个档案管理的核心内容，也是提高档案管理中各个环节工作质量的基础。正确认识档案整理工作的理论和做好实践是整个工作的关键环节，然而档案整理工作理论并不是一成不变的，它是随社会的不断发展而持续发展的。同时，也直接影响了整个档案整理的实践发展，以及其他档案管理理论的技术发展。我们要根据传统的档案整理原则，来进一步实现档案整理新视角下的创新。

【关键词】档案整理；新视角；档案整理原则

一、档案整理工作现存的问题

（一）对档案整理缺乏认识。一些企业对档案整理工作没有足够的认识，没有对档案整理工作投入足够的人力和财力，致使档案整理工作迟迟不能落实。产生这一现状的主要有以下几个原因：1.档案整理人员的匮缺，企业的在职人员几乎都不具备档案整理的专业素养，不能高效率、高质量地完成档案归档工作。2.档案整理从业人员的年龄因素，由于工作人员的年龄偏向老龄化，结构不合理，缺乏专业技能的培训，从而导致档案整理工作的水平低下，对档案的搜集、归档等任务不能及时有效的完成，有的还会出现遗漏、错收等现象。3.多数企业的档案馆都是办公、保管以及调阅合为一体的工作状态，没有对档案工作各阶段有所区分，一定程度上对档案馆的服务影响非常大。

（二）档案整理的意识薄弱。相对于企业而言，档案整理工作一般都是在所有工作的最后进行，这种工作性质也导致档案整理不受外界人士重视，工作成绩不乐观的因素。甚至很多人认为档案整理只是单纯的记录，不需要投入人力、物力、财力等观念。这一系列不良意识，使档案整理工作的重要程度和必要性没有得到企业相关领导的充分认识，有一部分企业甚至对档案整理工作出现了抵触情绪，认为档案资料归档没有实用，还劳民伤财，这些都是导致档案整理工作合理化有序进行的因素。

（三）档案整理缺乏方法。在档案整理中存在的一系列因素，都对案整理人员的工作有了延续，使得他们对自身的工作存在质疑，也认问档案整理工作不重要，也没有必要再进行，只安排少数人员看管好档案就可以了。同时企业还缺乏重视，致使档案整理工作一直按照传统的工作方法进行，一切都是老思想、老观念，这与现在科技高速发展的社会大相径庭，出现了格格不入的落后现象，档案归档工作缺少信息化、数字化的方法，也缺少高效的专业整理方法。

（四）档案整理缺乏规范流程。规范的档案整理工作，应配备统一、科学、标准的工作流程或操作手册，而目前的档案整理更显随意性、人为性。制度与规范没有体现在工作中，这样容易对档案的实用价值产生严重影响。

二、现代档案整理技术

（一）传统档案整理技术的局限性。长久来看，传统的档案信息整理技术在整个档案工作中都占据一定的地位，甚至可以说就是档案信息整理的实质。实体档案整理的工作环境是纸质档案，通过对档案文件的时间排序来展现各档案间的历史必然联系，从而记录整个档案整理工作的技术方法 。随着科技的不断发展，实体档案的整理技术在现代档案整理工作中慢慢显露出弊端 ，存在一定的局限性，这也就意味着传统的档案整理工作必然要顺应社会的发展。随着大量电子文件的出现，使实体档案整理工作遇到了技术上无法攻克的难题，失去了固有的工作效用 。因为电子文件是储存在计算机硬盘上的，其位置和排列方式都是由系统自助生成，而且还有一定的逻辑和算法。这样就导致档案整理人员不能触及到电子档案的实体，也不能对电子档案文件来进行记录。在新形势下，对传统档案的整理技术提升就势在必行。

（二）现代档案整理技术的提出。传统的档案整理技术也只能记录历史的一个层面，不能达到档案信息的全面性、真实性地记录本质要求。面对电子文件，档案工作者完全丧失了对文件的实际操作权，也就是说，传统的档案整理工作失去了存在的价值。因此，要想出色的完成档案整理工作，就必须掌握更先进的技术，能够同时使用各种载体整理技术去实现档案整理工作的现代化需要 。

三、新视角下的档案整理工作

（一）强化档案整理人员的知识技能培训。要让档案整理跟上时代发展的脚步，其从业人员就应当接受相应的教育，使工作更科学，方法更先进。首先应配置先进的档案整理设备，建立档案信息化系统、档案查询网络、完善档案快速录入设施，并教育员工熟练掌握设备的使用与系统的组成。另外，新视角不仅是档案整理新技术的运用，还是从业人员思想与观念的变革。单位还应引进年轻的档案整理人才，实现档案整理工作的知识化、年轻化、专业化转换，使档案整理水平大大提高。

（二）新视角下的档案整理信息化。在新视角下，档案的电子信息化已是大势所趋，而要建立一套档案整理的信息化系统，笔者认为可从以下几方面入手：第一，条形码与二维码技术。信息工业的飞速發展使条形码成为验证商品信息必不可少的部分，二维码也在近几年开始流行于网络世界成为信息的重要载体。档案整理也可借鉴这样的先进技术，将每一份档案归入一个条形码或二维码，大大方便日后的查询与管理。第二，数据库技术。目前的数据库技术已相当成熟，这为档案整理的电子信息化提供了重要手段。企业单位可通过建立档案数据库，将档案整理电子化，简化日后的管理与查询。第三，加强档案管理的资金投入。要完善上文所说的设备，就应投入足够的资金。

（三）档认清案整理的重要性。1. 保存经济成果，成为日后主张经济利益的凭证；2. 对企业来说，档案是质量的证明和追溯的依据；3. 档案还包含了技术开发的过程与经验；4. 档案的整理也是企业单位文化的积累，一本档案包含了单位发展历程与其厚重的文化底蕴。档案人员的编制、档案工作规模、档案数量的定制等都应提上日程。这样，才能完成档案整理的建设与完善，实现数字化、信息化、标准化、规范化的档案整理工作。

四、结束语

综上所述，从加强从业人员培训与人才引进，建立完善的电子信息化档案整理系统，加大档案整理资金投入三个方面下功夫，就能在新时代更好地进行档案整理工作。

参考文献

[1]安春.全新视角下的档案整理认识[J].才智，2013（8）

[2]钱玉娟.浅谈全新视角下的档案整理认识.东方企业文化，2015.

[3]刘淑艳.全新视角的档案整理认识.决策与信息，2014.