新时期档案的数字化管理

【摘要】档案数字化是运用现代网络的一种技术。但是我国的档案数字化水平并不乐观，现阶段存在的问题还有很多，档案工作数字化进程中还有很多不足需要我们去弥补，我们的任务还很巨大。本文就新时期档案的数字化管理中出现的问题以及解决措施进行了讨论，从而提高我国档案数字化水平。

【关键词】档案数字化；管理；安全

近几年来，我国在网络方面有了快速发展，从而在档案的数字化管理方面也有了一定的发展，但是现阶段我们在档案管理水平和档案管理方法使我国的档案数字化建设出现滞后现象，影响社会的整体发展和进步。档案数字化对我国的档案管理工作具有重要意义，应引起我们的重视，我們应该认真思考在其管理中出现的问题，发现问题并且尽自己的最大努力解决问题，进而使我国的档案数字化的发展更加快速和科学。

1、档案数字化管理的意义

1.1能够更加快速的查找档案。在以前，如果我们想准确找到一本想要的档案，我们将花费我们大量的时间去翻找我们需要的档案信息。但是随着科技的发展，我们无需再像以前一样，我们在查找资料的时候，只需要一台计算机，然后将关键词速入其中，就能准确找到我们想要的档案。除此之外，以网络作为桥梁，档案数字化管理能在寻找档案的人们面前表现出来，通过这种方法，就能让广大读者不用再去翻找纸质版的档案，既费时又费力，从而能够让读者更加有目的性、更加省时省力，让档案管理工作更快更好地向前发展。

1.2达到了大量储存信息和自动化管理的目的。伴随着我国科技和人口数量的剧增，人们对档案的数量和质量都有了更高的要求，而档案的数字化管理能够很好地解决这个问题。在以前纸质的档案馆中储存档案的方法已经不能满足广大人们群众的需求量，并且旧的档案馆需要大量的员工去做繁杂的工作，无论对读者还是对档案馆的员工都是没有效率的。而档案数字化符合时代的要求，符合广大人民群众的需求。档案的数字化管理主要功能是在较小的数据库中保存大量的档案信息，这样弥补了原来档案馆的弊端。与此同时，档案数字化管理达到了自动化的目的，不在需要大量的员工，仅需要一部分员工进行程序操作，并且进行分类。这样也解决了查阅者盲目查询浪费时间的问题，这是档案数字化管理的一个突出性优点，应值得我们充分利用。

2、档案的数字化管理中存在的问题

2.1计算机设备容易破损的问题。在这个信息发展的时代，我们要保证计算机设备不出现故障，这是我们要实现档案数字化的首要条件。硬件故障对数字化档案信息的危害性很大，最大的危害性就是在硬件出现障碍的同时，会使很对响应的档案发生错乱，甚至某些档案会发生消失现象，因此我们应对这个问题引起重视。

2.2档案数字化缺乏高素质管理人员。因我们之前并没有重视人才培养的问题，以至于我们严重缺乏档案管理的高素质人员。使我们既在基础管理知识方面有严重不足，更不能将各种现代化知识进行结合。与此同时，许多档案数字化管理的工作人员的年龄偏大、对计算机的操作不够驾轻就熟，甚至对基础知识的理解不够扎实。正因如此，档案数字化的管理才发展缓慢，缺少活力。周而复始，更多的优秀人才不在选择在档案馆工作，最终导致各类人才外流。

2.3计算机经常有病毒的侵入。我们在数字化管理档案的过程中，经常有病毒和黑客的侵入，这会导致计算机系统和已设定的程序发生瘫痪，最终导致大量数据的破坏和丢失，因此病毒及黑客入侵是影响数字化档案信息安全的主要问题之一。

3、针对数字化管理档案中问题的措施

3.1增加资金投入，避免硬件故障。由于计算机硬件故障发生愈加频繁，对硬件设备进行科学选择与管理，应根据数字化档案信息系统的实际情况选择合适且性能良好的硬件及软件设备。另外在选择过程中应重点考虑计算机服务器的品牌及客户机，全面审核硬件设备的兼容性及拓展性。而这一系列的工作都需要足够的资金的支持，因此，我们应向相关部门说明档案的数字化管理的重要性，尽量的争取更多的资金。在资金充足的基础上，我们在选择技术和产品时，应优先考虑其先进性和安全性，从而更好地对档案进行数字化管理，使之能够更加科学安全地发展。

3.2加强档案数字化管理人才的培养。在面对档案数字化管理人才匮乏这一问题的时候，我们要积极采取一定的措施。一方面我们要加大人才培养的力度，例如定期开展专业技术培训，有目的有计划地选派技术骨干去参加数字化专业技术的培训和研讨会，不断学习和掌握新技术、新技能。另一方面我们要积极推广档案数字化管理的重要性，并且强调高素质人才在现代化档案馆中工作具有广阔的发展前景，从而广泛地引进各类高素质人才，为现代化档案馆注入更多的新鲜血液。馆员不仅具有档案馆学、情报学以及相关学科的专业知识，还需要计算机技术、网络技术、通讯技术等相关的知识，因此，档案馆应通过各种方式建立起能留住高层次人才的待遇机制。在中国这样一个人口众多的国家，将大量的档案管理的仅仅有条，是我们的目标，更是档案馆不可推卸的责任。

3.3引进更加先进的信息技术。面对病毒入侵等问题，我们可以引进一些先进的信息技术。例如可以设置信息访问身份验证、防病毒体系，还可以对相对机密的数据进行加密操作，采取数据加密的方式可以有效防止信息数据在传输过程中被一些木马病毒及非法网站入侵，通过这样的方法保证数字化档案的安全和完整。

结语

档案数字化管理工作不仅需要现代管理科学作为管理的基础，而且需要现代信息技术作为辅助，只有将两者正确的结合在一起，才能使档案数字化管理工作做好，才能促进档案数字化更加科学、更加国际化、更加飞速的发展。

参考文献

[1]武向前，赵华.谈如何做好数字化档案的规范管理[J].兰台内外，2014（05）.

[2]王静.档案信息化管理的创新思路和方法[J].黑龙江史志，2014（13）.

[3]刘艳红.新时期档案的数字化管理[J].科技创业家，2014（03）.

作者简介

刘丽（1982--）；女；籍贯：黑龙江省甘南县甘南镇；本科；馆员；研究方向：档案管理.