新形势下档案管理工作的规范化

杨立君

【摘要】随着社会的不断发展，档案管理工作在社会发展中的作用越来越重要，任何一个企企事业单位的发展，都离不开档案管理工作的有效进行，为了更好地适应社会的发展，必须要保证档案管理的规范化工作的有效进行。笔者通过对档案管理工作中存在的问题进行介绍，提出在新形势下加强档案管理规范化工作的重要性，仅供参考。

【关键词】档案管理；规范化；信息技术

在新的社会发展形势下，对档案管理工作的要求越来越高，所以各企事业单位要转变原有的对档案管理工作的看法，要以实际的工作需要为准则，规范原有的档案管理方法，使其更好地为单位的发展建设服务，而实际的工作中，很多人对档案管理的认识不够，使其在单位中处于可有可无的位置。

一、规范档案管理的重要性和必要性

（一）规范档案管理是新形势下档案管理工作的要求。随着社会的不断发展，原有的生产方式已经发生了改变，其档案管理工作在单位中的作用也发生了很大的变化，因此，必须要改变原有的对档案管理工作的看法，使其更好地适应新形势的发展需求。档案是一种记录单位发展的重要信息资源，是单位发展的足迹的展示，对其发展有着重要的影响，是企事业单位进行工作总结的重要依据，因此，要想适应新形势下的发展要求，必须要加强单位对档案管理的规范化水平。

（二）规范档案管理是企事业单位加强自身管理的体现。随着社会的不断进步，各企事业的发展也面临着新的局面，要想在新形势下获得更好地发展，就必须要对日常的工作进行总结整理，这恰恰是档案管理工作的重要内容，所以企事业单位必须要加强对档案管理工作的重视程度，这也是提高自身管理能力的必然要求。

（三）档案管理有助于企事业单位的长远发展。档案管理工作是对企事业单位日常工作的总结记录，是对单位开展业务的回顾和管理，所以加强对档案管理工作的规范化管理，对于企事业的长远发展具有重要的作用，任何企业的发展都离不开对日常工作的总结，只有从总结中不断吸取经验，这样才能对日后的工作进行规划，有助于企业的长远发展。

二、新形势下档案管理工作存在的问题

（一）档案管理工作发展滞后。受到传统管理方式的影响，人们对档案管理工作一直都不是十分重视，导致一些管理制度和管理方式上十分落后，但是随着社会的不断发展，档案管理水平在工作中的作用越来越重要，所以原有的档案管理方式已经不能适合社会的发展要求，严重阻碍正常工作的开展。

（二）档案管理方式落后。我国的档案管理事业起步较晚，在一些管理方式上还是十分落后，一般采用的都是人工管理的方式，随着档案管理的数量逐渐增多，这种方法已经不再适合实际的工作需要。

（三）档案管理人才缺乏。企事业单位对档案的管理工作一直都不是十分重视，使得没有安排专业的人员对其进行管理，特别是在档案管理工作任务逐渐加大的当今社会，在涉及到一些专业的知识时，档案管理的工作人员不知道该如何做起，单位也缺乏对管理人才的专业化培训，一般都是由工作人员来进行这项工作，使得工作的效率十分低下。

三、新形势下档案管理工作规范化的建议

（一）全新认识档案管理工作的重要意义。要想提高档案管理的工作水平，首先要加强对档案管理工作的认识，档案管理人员要改变对该工作的看法，从思想上改变才能在行动上采取措施，随着社会的不断发展，档案管理工作在单位发展中的作用越来越重要，所以必须要把档案管理工作提到议事日程上来，单位的领导人员要通过相应的奖励制度来提高员工工作的积极性，近而保证档案管理工作的有效进行。加强档案管理的规范化水平，必须要采用科学的管理方法，因为企事业单位的档案，是工作正常进行的重要记录，也是总结工作经验的重要依据，所以必须要对其管理方法加以重视，通过制定科学规范的管理方法，来保证其档案管理工作的正常开展，这对企业的发展有着重要的影响。

（二）强力防御档案管理工作的边缘化。当今社会的发展速度已经远远超出了人们的思维定式，特别是计算机技术、信息技术的飞速发展更是突飞猛进，日新月异。档案工作作为一个传统性工作，其本身性质和特殊性使它的重要性被慢慢的淡化，普遍存在的一种错误认识是，认为档案管理工作可有可无，无足轻重，这足以说明有很多人对档案管理工作的重要性认识不足，相当一部分人认识模糊，存在一定的误区。这种现象在一定程度上滋生蔓延到整个档案管理行业，是档案管理工作中的毒瘤，影响了档案工作前进的脚步，必须引起领导层的高度重视，彻底予以清除。

（三）求实创新，与时俱进。随着信息时代的来临，计算机网络技术的进一步发展，做好档案管理工作迎来了新的挑战。凡事有利必有弊，在信息化带来方便快捷的同时，也伴随着安全隐患。为了保证档案的安全性，必须制定严格的电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录制度，建立有效的操作权限管理体系，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在软件功能上周密设计，加强电子签章、口令管理、活体指纹识别等技术，提高身份认定的精度，其中重点应对最常用的口令方式进行严格管理。

（四）科学规范，提高效能。档案利用是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用又是档案管理者自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会发展的重要信息资源，而且档案信息资源的共享显得更加重要。

四、总结

作为档案管理人员既要加强档案收集、整理、鉴定、保管等工作，重点应做好档案的编目、检索、编研工作，结合本单位特点和实际需要，编制出切合实际方便快捷的检索工具，建立健全检索体系，以满足档案利用工作的需要。并要加强对档案的保管工作，为利用者提供需要。在档案利用过程中，对一些重要的珍贵档案资料要妥善保管，一般只把微缩或復制件提供利用，原始的资料不予查看外借，确实需要的要在保证资料安全的情况下，由管理人员亲自监督，以保证档案资料的安全完整性。

参考文献

[1]张如.论新形势下档案管理工作的创新服务[J].经营管理者，2013（18）.