企业档案信息化建设与管理探讨

摘要：随着以计算机为基础的现代科技的普遍发展以及企业运用计算机处理管理问题的迫切需要，东方电气（广州）重型机器有限公司的档案信息化建设日益提上日程。文章对企业档案信息化建设与管理进行了探讨。

关键词：企业管理；档案管理；信息化建设；基础设施建设；电子文件；信息安全 文献标识码：A

中图分类号：TP391 文章编号：1009-2374（2016）21-0154-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.21.075

1 信息化建设的基本内容

1.1 基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输交换和资源共享的必要手段。

档案信息网络是一个资源性网络、广域性网络、开放性网络。它是在网络环境下的档案业务的重新设计，是档案技术与档案业务模式的有机结合。它应具有网上信息服务、网上文档管理、档案行政管理、网上档案宣传、网上档案教育等功能。档案网建设的基本任务

包括：

1.1.1 硬件环境建设。包括档案馆局域网建设、档案网站的建设等。局域网的建设应根据企业的实际情况选择合适的网络拓扑结构（星型结构、总线结构、环形结构、网状结构），对等网络与基于服务器。档案网站是在档案馆（室）相互联系的公共服务的网络上建立的站点，以主页方式提供相关信息和相关服务（WEB服务）构成公共服务网络的一个结点。它应是集宣传、中介、服务、对话交流五个窗口功能为一体的开放性对外平台。档案网站内容包括五个方面：（1）档案馆（室）职能信息，包括档案馆（室）及其管理机构的基本职能、部门设置、主要领导、岗位职责、联系途径等；（2）档案馆（室）资源信息、库藏全宗名册、系列案卷目录、特种馆藏目录、专题目录索引等介绍性信息和检索性信息；（3）档案利用、服务信息；（4）档案工作信息；（5）相关资源信息。

以我公司目前的情况，档案室网站建设也可以从五个方面来考虑：（1）档案室的职能信息。在这一板块可以介绍档案室的基本职能以及需要协助的相关部门的相应责任、主要负责人及其职责、联系方式、值班安排情况等，这样有利用明确分工，落实责任；（2）档案室的资源信息。可以设置馆藏系列案卷目录。如产品类案卷目录、设备仪器类案卷目录、基建案卷目录等。此外还可以设置专题目录索引，以方便专门项目方面资料的查询与利用，如岭澳二期项目；（3）档案利用、服务信息，可以设置用户问答界面，根据用户的需求，提供有针对性的服务，如资料的借阅。利用者可以在网上提出借阅申请，在通过计算机权限审核或身份认证后，就可以在网上直接查阅资料了；（4）档案工作信息。在这一板块，一部分可以介绍目前档案工作的概况、重点，必要的话还可以开辟评论区，以便交流经验，改进工作。一部分还可以介绍一些在档案工作方面的标准规范和制度（国家的、行业的、公司的）；（5）相关信息资源，可以公布最近公司以及集团公司的档案管理动态，还可以涉及最近国内外的先进管理理念、手段、软件等。

1.1.2 信息资源建设。能作为在档案信息网络上使用的资源是NIR，是电子化的档案信息。要及时、适时地对公司日常运行中形成的纸质文件、电子文件进行收集、整理、鉴定、管理、归档。工作人员要明确分工，确定责任。各部门形成的电子文件必须按时上报，由专人管理，按年度、部门、类别由专用微机存储。避免了电子文件的丢失，保证了年度电子文件的完整性。

1.2 应用系统建设

在这里主要指的是标准化的档案管理软件。所谓标准化的档案管理软件是指符合国家档案管理标准规范的，适用于政府机关，企事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应用软件系统，如OA、MIS、GIS和电子文件管理系统（ERKS）信息系统（IS）文件管理系统（DMS）档案计算机管理系统（ACAMS）等。它应具备以下四种功能：

1.2.1 实现有快速检索和查找功能的数据库系统。要对档案信息进行快速检索和查找就要建立合理灵活的数据库管理系统。企业档案信息化建设就相当于将纸质的资料在电脑中进行备份，这样就可以有序地将企业档案分门别类地归纳好。在建立起企业档案目录数据库之后，要检索和查找所需资料就可以直接输入关键词，以此来得到自己需要的档案资料。并且企业档案数据库管理系统还可以直接进行修改或者删除，因此也能加快企业档案的更新。

1.2.2 文件档案管理一体化。如果企业的档案管理与建设还是和之前传统的方式一样，那么相比于企业档案信息化建设就需要更多的人力。但是如果企业档案建设和管理可以实现一体化，那么工作流程将减少一些不必要的麻烦，比如文书部门的文件可以通过计算机的辅助实现归档，工作人员可以在网上接收整理，企业档案从电子文件形式到电子归档都只需要工作人员运用计算机进行操作。由此可见企业档案的管理就实现了前端控制，操作过程也更加简单。

1.2.3 档案的保存功能。企业档案信息化建设与管理有助于保存企业信息，并且更易于工作人员将文字信息转化成不同形式的资料，如Excel、不同形式的图片文件等。如果档案部门将档案信息储存到计算机中，企业的工作人员就可以通过服务器上的身份认证，在企业内部对档案信息进行查询，这样在一定程度上有利于工作人员提高工作效率。

1.2.4 企业档案信息的记录功能。为了避免企业档案的泄露所造成的麻烦，对档案进行信息化的建设和管理可以有效地对查阅和检索档案的时间、内容进行严格的记录。档案业务管理的自动化，可以对企业档案进行实时监控和管理，同时也有助于工作人员对档案进行进基本的情况统计，并且这种统计方式更加简单精准，使档案管理更加规范化、科学化。

1.3 标准规范建设

标准规范建设是档案信息化建设的一项重要的工作，要将公司内部的信息资源有序、协调组织，通过网络系统实现共享，关键在于标准建设。要遵循国家标准，《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》，结合其行业的管理标准和特点，加快制定切实可行的档案信息化相关规范、制度、标准，明确电子档案信息的归档标准，规范档案信息收集、整理、存储传送和发布程序，真正做到步步有章可循、件件标准规范，保证档案信息的真实性、完整性、安全性。

标准规范建设应该是公司档案信息化建设之初工作的一个重点。目前，标准规范体系还未建立，现有的国家相关标准、行业标准并不能全面指导档案工作的进行，公司的相关文件制度还不够完善，大大降低了档案工作的效率以及服务的质量。

1.4 人才队伍建设

企业中档案管理的工作好像在企业建设中并没有受到社会各界的广泛关注，尤其是在信息化建设没有正式实行之前。但是如今的社会科技发展迅速，要使信息化技术真正走进企业档案的建设和管理，就应该大力建设人才队伍。目前，一些企业对档案管理的工作人员都要求其具备运用计算机解决档案管理工作中的问题，但是我国大型企业和中小型企业之间对档案信息化建设和管理中还是存在较大的差距，这使得市场对企业档案管理人员有更加迫切的需要。人才队伍的建设应该从各个方面着手，比如加大培训力度、提高人员素质和业务水

平等。

2 信息化建设应注意的问题

随着社会科技的快速发展和企业市场的需求，我国企业信息化建设与管理已经逐渐走上正轨，但是与一些发达国家相比，我国的档案信息化建设还是稍显落后，并且在管理方面还是存在一些问题，我们可以从以下方面来分析：

2.1 政府企业领导对档案信息化建设和管理认识不到位

一些企业领导忽视档案信息化建设和管理的重要性是因为他们认为信息化的管理并不会为企业带来经济效益，这样的思想观念使得他们不会对档案信息化管理人才给予太多的关注，由此就会导致人才的供求不平衡。

2.2 企业档案信息化管理缺乏保密意识

如上文所说，企业档案信息化建设与管理使得工作人员对档案的查找更加便捷，但是由于计算机并不能保证档案信息的完全安全，因为计算机是联网设备，企业的档案信息很有可能会被窃取，所以企业一定要加强对档案管理的保密意识与计算机的安全保障系统。

2.3 企业档案信息化管理的工作人员缺少专业性

档案信息化管理的工作人员并不是只要会用基本的计算机操作将档案进行整理和归纳就可以了，而是需要通过专业的培训，使他们有能力发现档案管理中存在的问题并且能够提出相应的解决措施，这也正说明企业档案信息化建设与管理需要的是高素质、专业的复合型

人才。

2.4 档案信息化管理的设备不够完善

因为在我国的企业档案信息化建设与管理中还是存在很多的不足，其中计算机等设备作为信息化管理中最重要的组成部分，在现实中企业对这些设备的利用还不够完善。这些基础条件差，就会导致信息化管理在企业的建设与发展中不能发挥其最大的功能，这样虽然对企业档案实行了信息化管理，但是它对企业真正的效益就会大大降低。所以计算机等设备作为企业档案信息化管理的前期投资，必须得到企业的高度重视。

3 结语

随着公司的日益发展以及现代化管理的迫切需要，档案信息化管理显得越来越重要。基础设施建设、标准规范建设、应用系统建设、人才队伍建设应该在信息化系统建立之前就予以全面、客观的考虑，这样才能在系统运行中避免和减少失误，即使出现问题，也有相应的措施及时、有效地解决，全面提高档案工作效率以及服务质量，为公司日常工作的开展以及战略性发展做出应有的贡献。

参考文献

[1] 裴玉花.企业档案信息化建设[J].兰台世界，2006，（2）.

[2] 黄忠华.企业档案信息化建设之我见[J].中国档案，2005，（9）.

[3] 向立文.电子文件的风险及其管理研究[J].档案学研究，2006，（6）.

作者简介：丁兰兰（1985-），女，广东广州人，东方电气（广州）重型机器有限公司助理馆员，研究方向：档案

管理。

（责任编辑：周 琼）