事业单位档案计算机管理工作存在的问题及改进措施

李娜

摘 要：档案是承载信息的重要载体，档案管理是一个单位日常管理工作的重要一环。 对于事业单位而言，档案管理内容多、涉及面广，做好档案管理工作对事业单位员工考核、选拔等具有重要意义。当前，事业单位档案管理中还存在一些问题，制约了事业单位的发展。鉴于此，本文对事业单位档案管理中存在的问题以及改进措施进行了探讨，以期对相关从业人员有所帮助。

关键词：事业单位；档案管理；问题

一、事业单位档案管理工作中存在的问题

1.重视程度不够

在事业单位大多数人的眼中，档案管理工作就是一项默默无闻的工作，在短时间内做不出多大的成绩，因此不容易引人注意。因此，事业单位档案管理领导、工作人员对于事业单位档案管理工作存在着认识不够的现象，他们普遍认为档案管理工作就是简单的保管资料，因此没有将其作为单位的重要工作来开展，只要档案数据不丢失、不泄密就可以了，这样的思想观念严重影响了档案管理工作的开展。

2.管理秩序混乱

目前的事业单位档案管理秩序比较混乱，大多数单位都缺乏规范性的档案管理制度，具体表现在以下几个方面：第一，档案收集不完整。因为事业单位档案收集没有相应的考核手段，因此出现了收集不全面完整的现象，导致了档案资源利用率的降低。第二，档案整理不规范。在大多数的事业单位中，档案管理人员变动很快，且没有统一的工作标准，在档案管理工作中存在着目录与实际内容不符、遗漏资料等等问题，因此影响了事业单位档案管理工作有效性的发挥。

3.档案人员素质较低

由于事业单位领导的不够重视，因此没有选择专业技术人员进行档案管理，且档案管理人员一般都是身兼数职，没有完全地投入到档案管理工作中，降低了档案管理水平。此外，事业单位的档案管理工作中，档案部门和事业单位内部很少做专业培训，再加上档案人员变动性较大，因此很难取得良好的效果。

二、加强事业单位档案管理工作的措施

1.重视档案开发与利用，操作统一规范

首先，档案部门要牢牢树立服务意识，其工作要紧紧围绕事业单位的中心工作来开展，积极参与事业单位的各项重大活动，例如周年庆典、各类大型活动、突发性公共卫生活动等，灵活运用多种载体和形式做好档案管理工作。其次，事业单位档案管理部门还要积极拓展服务领域。最后，档案管理部门还要积极开展多种编研活动，即在对档案信息进行深层加工和利用的基础上，编写各类专题汇编材料，例如基础数字汇编、大事记汇编等，多途径、全方位地开发档案中的信息资源，为利用者提供多方面、多层次、高效率的信息，提高档案在事业单位管理中的地位。这种服务意识和服务行为不仅要在档案管理部门中推广，还要在整个单位中推广，让负责一部分档案收集和整理工作的其他部门主动将资料移交到档案室，从而实现档案的规范化管理。

2.创新管理理念与方法，完成管理现代化

档案管理工作要跟上时代的步伐，必须创新管理理念与方法。摒弃“管理就是保管”的传统落后理念，树立档案就是潜在生产力的档案价值观；破除“坐等上门”的消极工作作风，树立档案管理的动态观；明确市场经济条件下的竞争意识，树立档案管理的效率观。要创新档案管理方法和手段，充分利用现代信息技术，变革传统的纸质档案管理模式，加强电子档案的统一管理，将有价值的电子档案归档，建立各类多媒体数据库和全文数据库，并通过设置科学合理的管理权限，将多媒体数据库和全文数据库分层对外开放，以提高档案管理工作的现代化水平。

3.建立高素质管理团队，实现管理全员化

档案管理人员是档案管理活动的实施者和行为者，因此要提高档案管理水平，必须要建立一支高素质的管理团队。首先，在人员的任用上要实现标准化、专业化。最好不聘用兼职人员担任档案管理职位，尽可能降低档案管理团队的流动性，并且，将身兼多职的档案管理人员转化为专职档案管理人员，以确保檔案管理人员专注于档案管理工作。事业单位应当建立一套科学的档案人员队伍管理办法：一方面，要对已入职的职员进行专业化培训，提高他们的文字表达能力、计算机能力和独立应对能力，并提供继续深造的机会，不断改善其档案

管理的方法和手段，确保档案信息的真实、准确、可靠、有效；另一方面，要积极引进高素质的档案管理人才，给事业单位注入新的活力，促进档案管理工作的系统化、科学化。其次，要实现档案管理全员化，事业单位的领导应当对档案管理工作予以足够重视和大力支持，加大档案管理的人力、物力和财力投入；其他部门也要积极配合档案管理部门的工作，为档案管理工作提供便利；在整个事业单位形成一种全员参与档案管理的文化氛围，人人参与收集、整理和提交档案信息，人人善于利用档案信息，将档案的价值实现最大化。

4.及时更新档案

事业单位具有很强的变动性，人员流行频繁，档案的更新是一份工作量很庞大的工作，档案的管理人员要及时收集新的档案完善档案库，及时的更新档案信息、档案内容，及时的为员工提供社会与单位内的新动态、新信息等。对于废弃的档案另作封存，才能更好的提高事业单位的工作效率。

总之，事业单位的档案管理工作中存在着重视不够、管理混乱、人员素质不高的问题。随着科学技术和社会经济水平的不断提高，事业单位档案管理工作也要跟紧社会脚步，摆正思想，提高认识程度，建立科学的管理制度，加强档案管理工作人员素质培训，并在档案管理的过程中不断推行创新与改革，促进事业单位和社会的全面发展。在信息化日益普及的今天，档案管理工作被赋予了更广阔的应用环境，事业单位档案管理工作朝着信息化、技术化的方向发展，这也为事业单位档案管理工作提出了要求和挑战。

参考文献：

[1]刘金莲.机关事业单位档案管理工作[J].中华书局，2006年.

[2]程永宁.机关事业单位档案管理[J].黄山书社，2006年.

[3]王越，蔡云芳.事业单位档案管理应处理好的几个关系[J].黑龙江档案，2007（04）.

（作者单位：海阳市人力资源考试中心）