浅谈档案管理信息化

杨亮

【摘要】当前我国处于信息时代，计算机技术、网络技术及通信技术已在现代化办公中具有不可或缺性，计算机成为现代办公的重要工具之一。在这种情况下，档案也从纸质档案开始向电子档案转变，档案行业信息化建设的进程不断加快，这也有效的促进了档案管理信息化的实现。文中分析了档案管理信息化的优点，并进一步对加强档案管理信息化的具体策略进行了阐述。

【关键词】档案管理信息化；检索；保管；传输；现代化；制度

现代化档案管理是将档案管理与各种现代信息技术有效的进行结合，从而实现档案信息远程传输及共享。在现代化档案管理工作中，单纯的依靠手工检索及人工调卷已无法与现代社会的发展要求相适应，这就需要档案工作者要及时转变观念，在档案工作中不断创新，从而更好的推动档案管理信息化的进程，使档案更好的社会和经济的发展服务。

一、档案管理信息化的优点

（一）使用方便，便于检索，提高办公效率

在档案管理信息化建设过程中，采用光盘及磁盘作为档案的载体，同时计算机参与到档案管理工作中，以此强大的信息处理能力有效的提高了档案信息收集和整理的工作效率，相较于手工操作准确率也有了大幅度的提升。同时电子档案的出现，在档案收集、统计和查阅过程中有效的缩短了时间，档案检索效率提高，为档案管理带来了更多的便利。

（二）信息易于保管

相较于纸质档案，电子档案保存载体不仅可以重复使用，而且具有较长的使用寿命。利用电子设备对电子档案进行存储，不仅所占空间较小，而且操作更为简单，人力和物力消耗较少，有效的实现了资源的节约，而且具有较好的稳定性，信息存储的安全性提高。

（三）电子传输，实现资源的共享

档案管理信息化的实现，信息的传递采用电子传输，再加之網络的应用，资料的传输以网络作为载体，而且档案信息统一存放在资料库内，人们通过协调可以实现信息的网上检索和资源共享，档案信息的查找及利用更具便捷性。而且档案管理信息化实现了信息系统的互联，无论是同级部门之间的信息还是历史不同时间的信息都可以进行交流和共享。

（四）档案传输的安全性提高

传统档案管理工作中档案传输以邮递为主，信息在传输过程中极易丢失，传输的安全性无法得到保障。档案管理信息化实现后，档案信息采用电子传输，不仅传输及时性能够得到保障，而且档案信息传输过程中的安全性提升，有效的规避了档案传输过程中延误及丢失的情况。

二、加强档案管理信息化的具体策略

（一）更新观念，增强档案管理现代化意识

管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

（二）加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化

要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。

（三）健全管理制度

建立健全档案信息化管理制度，建立的规章制度要符合单位特点和档案管理实际需要，具有可操作性，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工。领导的行为直接影响制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

（四）加强档案信息资源整合力度

档案管理信息化建设需要对档案信息资源进行优化整合，因为在档案资源中涵盖的范围较广，内容比较繁杂，所以需要将具有研究价值的资源信息进行整合，从而最大限度的发挥档案信息资源的潜在价值。对现有的档案信息资源进行分类，从而进行统一部署，分级管理，为档案信息资源的共享和价值升华创造有利的条件。

（五）做好档案信息安全管理工作

在档案管理实行信息化建设后，一切工作都是通过信息网络来操作的，所以会受到网络特性的影响。由于信息网络具有开放性的特征，所以档案信息的安全管理成为重要的内容。在信息化管理模式下，一切档案信息资源都会存储在硬盘以及网络云盘中，如果计算机网络遭到破坏，将会威胁到档案信息资源的安全性，所以要加强安全管理工作。首先，要定期对档案信息资源进行备份处理，防止发生意外而导致信息资源的丢失。其次，要做好网络安全防范措施，通过建立防火墙等技术手段来降低病毒的干扰。并且在内部建立信息访问安全机制，不同级别的工作人员能够访问相应级别的信息，并且使用密码校验机制，有效遏制信息的内部丢失。最后，加强对档案管理人员的安全意识培训，切实保证档案信息的安全性。

三、结束语

档案管理信息化建设具有非常重要的意义，因此在实际工作中，需要档案管理人员要对档案管理信息化建设有一个深入的认识，并在实际工作中采取切实可行的措施来更好的促进档案信息化建设的进程，为我国档案事业的健康发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]吕文庆.信息化时代档案管理信息化建设[J].办公室业务，2014-10-05 .