以“三三策略”助推档案安全体系建设

张楼岩/湖州市档案局

近年来，湖州市把深入实施“三位一体、三维覆盖、三措并举”的档案安全“三三策略”作为推进档案安全体系建设的主要思路和抓手，着力补齐档案安全“短板”，积极防范和化解档案安全风险，有效提升了档案安全管理水平。

一、安全防范“三位一体”

（一）坚持根本抓人防。档案安全的首道防线就是人防，安全管控关键在人。一是筑牢思想防线。牢固树立“安全第一、预防为主”的思想意识，市委、市政府高度重视档案安全工作，市委书记和市长分别到市档案局（馆）检查调研，要求我们充分认识做好档案安全工作的重要性和紧迫性。市委分管领导就档案馆库建设、数字档案馆（室）建设等重大安全问题多次到现场进行指导，并帮助破解难题。市档案局每年组织主题教育、专题培训、法规学习、模拟演练等，增强全社会档案安全意识，以安全问题“零容忍”的态度强化“底线”思维。二是构建机构防线。将档案安全工作融入“平安湖州”建设，成立了全市档案安全工作领导小组，各级党委、政府承担档案安全工作的领导责任，各级档案部门承担行政区域内档案安全工作的监管职责，各部门各单位承担本部门本单位档案安全职责，强化内设机构，提高相关人员档案安全技能和水平，把安全工作落实到岗、到人。三是健全制度防线。建立健全各项档案安全保密制度，用制度管人，靠制度办事。近年来，市“两办”出台《关于加强和改进新形势下全市档案工作的通知》，为做好新形势下档案安全工作提供了重要遵循；市政府制订《湖州市政府机构改革档案管理工作办法》，为政府机构改革过程中档案安全工作提供安全防护；市档案局围绕“五水共治”“三改一拆”“美丽乡村”档案管理等工作，及时印发规范文件，为重大活动、重点建设项目等领域档案安全管理提供了制度保障。修订完善数字档案安全管理制度，建立健全应急预案，制定各种风险防控治理措施，做到紧贴工作实际、补齐风险“短板”。

（二）夯实基础抓物防。建设符合档案安全保管要求的档案馆室，是保障档案安全的重要基础。一是加强档案馆库建设。在全市各级党委、政府的关心支持下，市、县（区）6个国家综合档案馆100%建成新馆，市本级16500㎡新馆计划明年上半年投入使用。按照档案安全体系建设和智能档案馆建设要求，馆内配备了先进的档案安全保管设施，安装有防盗报警、电子监控、自动消防、智能型密集架、自动温湿度控制系统等现代化设施，档案馆的安全保障能力整体水平迈上新台阶。长兴县、德清县档案馆通过国家一级档案馆测评。二是加强基层档案馆室建设。为切实改善基层档案保管保密的硬件条件，市档案局每年组织基层档案馆室保管条件安全检查，对存在安全隐患的保管场所及时督促整改，确保安全达标。为完善乡镇、行政村档案安全保管条件，创新了乡镇和村级档案管理模式，开展乡镇档案馆、开发区档案馆、专业档案馆建设等有益尝试，并在基层综合档案馆室设施建设中适当给予建设资金补助。“十二五”期间，全市113家单位达到市级以上规范化档案室建设标准，其中111家已达到省级以上示范化档案室建设标准，788个行政村和81个社区达到了市级以上规范化档案室建设标准。全市基层档案室均达到安全保管标准。

（三）注重创新抓技防。充分利用现代科技手段加强“技术保险”，提高档案信息安全系数。一是加强网络安全。网络的开放性对档案信息的安全性构成严重威胁，为避免病毒、黑客行为造成的安全问题，市档案局将局域网与互联网进行了物理隔离，政务网与互联网进行了逻辑隔离。为解决计算机系统和网络技术的缺陷和漏洞，邀请省档案局、市公安局等专业部门帮助查找网络安全漏洞，在全省范围内寻找优秀的专业技术团队修补网络漏洞，提高档案信息系统安全等级。二是加强数据安全。为打造安全的数字存储环境，建立独立机房，安装监控系统，加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，严防文件、档案在传输过程中失泄密。积极开展档案数据安全技术方法的研究攻关，联合省、县（市、区）档案局与专业公司研发档案安全保管软件，建立健全档案数据长期安全保存系统。定期或不定期采取数据库备份、数据异地异质备份等方式，确保档案数据安全有效。三是加强登记利用安全。实行电子登记，从查阅登记到归还进行全程跟踪记录，严格审核查阅手续，确保档案利用的绝对安全。对档案进行开放鉴定、扫描加工、抢救保护等工作，引进新技术，探索建立了安全高效的区域档案信息共享模式，在提供快捷方便地查阅利用的同时，确保档案安全。

二、安全监管“三维覆盖”

（一）馆内安全与馆外安全并轨。馆内安全注重建章立制，建立健全档案安全各项规章制度，包括档案收集制度、档案开放鉴定制度、档案利用查阅制度、档案库房管理制度、病变档案的分析控制及抢救方案、档案保密制度等，严格执行各项安全制度，做好安全防范措施及日常安全管理。馆外安全注重安全监管，全市各级档案部门将档案安全体系建设纳入本地综合考核体系之中，签订档案安全工作责任状。通过电子文件中心等馆室一体化平台对全市进馆单位进行在线全面监管，实时掌握各进馆单位的档案数据情况。加强对社会中介机构的监管，制定《湖州市档案局关于切实加强档案整理和数字化委托加工安全管理的通知》等行业规范，多次组织开展全市档案数字化外包工作检查。

（二）实体安全与信息安全并重。“互联网+”行动计划加快推进传统载体档案数字化，既保护档案原件，又提高档案利用率。档案实体和信息安全要从档案数字化加工监管入手，加强风险源头管理。一是严把人员关。制定档案数字化的安全保管和保密工作制度，严格做到档案进出及各个工作流程的登记确认，做好每份档案流向的书面台账。设置档案数字化项目的管理员、保密员、监理员，对数字化加工人员要求核实身份信息，参加专业技术和安全保密培训，并签订保密协议书。二是严把监管关。在数字化加工场所配置监控系统，健全安全措施，便于实时监管。确保工作环境的网络是独立封闭、具备安全等级的网络。在档案出库领用、预处理、数字化处理、质量检查、装卷归还、数字档案信息备份移交等环节加强监管，发现问题及时解决，防止各类档案安全事故的发生。三是严把数据关。近年来，湖州市坚持馆藏档案数字化成果要达到三个100%要求，即：条目查询利用100%正确；原件挂接率100%准确；扫描件质量100%满足利用要求。工作现场全部存储设备进行妥善处理，严禁档案原件及档案信息私自复印复制、传阅与外借。

（三）线上安全与线下安全并行。线上安全主要是打造了一条安全高效的区域共享通道。全市6个国家综合档案馆打破了档案属地管理限制，构建了“湖州市数字档案资源共享平台”，真正实现数字档案“异地查询、跨馆服务”功能。我们的特色是在区域共享平台建设中，为保证在线传输和利用环节上档案信息数据安全进行了大胆创新和实践：一是把平台建设在市政府政务网上，并在政务网上又专门建设了共享平台VPN虚拟专网，通过加密、认证、封装等技术使专网变成了一条安全通道；二是对所有文件在传输前和通讯过程中均进行加密处理，即使平台系统设备被盗，也无法提取文件信息；三是所有文件的打印和出证均需与专用密钥相结合，形成登录人员“行为”跟踪记录，确保掌握文件信息流向；四是系统中对数字化影像都使用了防截屏、防拍照的水印技术，防止通过偷拍手段获取文件信息；五是制定详尽的流程管理和日志管理，降低管理过程中的安全风险。共享平台运行一年多以来未发现安全隐患。线下安全即强化档案安全监管，通过每年档案执法检查、专项检查等实现档案安全监管全覆盖，及时发现安全隐患，同时提出限时整改要求、加强跟踪督查力度，确保档案安全监管无遗漏。近几年，联合人大、政协等部门先后开展了机关档案工作、学校档案管理、公证档案管理、出生医学证明档案等7次专项安全执法检查。

三、安全保障“三措并举”

（一）建立一个平台。为解决档案信息化工作深入推进带来的“海量”数字档案的安全保管问题，与省档案局联合研发了“湖州市数据安全检测预警及保全平台”，为市档案局电子数据安全工作提供了“统一、实时、智能”的服务，此项工作获得了国家档案局优秀科技成果三等奖。平台在安全保障方面主要有以下几个特点：一是实时监测。目前，市档案馆全部电子档案数据采用在线或离线方式导入平台，平台会自动对数据进行检测校验，生成原始、唯一的数字摘要，确保数据的原始性、完整性和有效性。通过平台实现对电子数据的安全管理，此外还制定每月、每周、每天等各时段的工作周期和检测计划，对数据进行综合监测和局部监测。二是实时预警。平台能够提供有图形化的报警、短信报警及邮件报警等多种即时报警功能，并且设置原始备份区和镜像备份区，同时还实时对2个区域的数据进行校验对比，一旦发现数据由异常变动（如篡改、删除等）马上进行报警，在平台首页概况图中出现红色报警提示，同时将报警信息以短信方式发送至工作人员处，提醒工作人员及时处理异常数据。三是实时保全。平台通过电子档案数据原始参数的日志信息，结合动态的数据保全技术，能实时保证有两份与原始数据一致的有效数据。当平台监测到数据异常后，马上启动异常报警及保全修复机制，可以选择人工或自动干预恢复两种方式，通过数据保全后台同时备份的正常数据来恢复异常数据，恢复完成后系统会自动检测恢复的数据是否和原始备份的状态保持一致。

（二）坚持一项制度。坚持深化实施档案登记备份制度，确保数字档案的真实性、可读性、安全性。一是做好档案登记备份工作。市、县（区）已经全部成立档案登记备份中心，市档案局研发的“档案登记管理平台”被省档案局评为年度十佳“优秀案例”。近年来，市直单位移交单位档案登记备份已实现全覆盖，档案登记备份数据达1.23TB，且均达到移交进馆的标准。按照“档案实体和电子档案数据”双套制进馆要求，我们开启了电子档案数据虚拟进馆新模式，进馆单位在办理档案移交手续时，只需将实体档案移交进馆，符合移交进馆要求的电子档案数据，直接从档案登记备份管理平台获取，这一做法不仅保障了部门对档案电子数据的安全管理，也提高了数据移交的安全系数。二是实施档案数据异地异质备份。全面实施了“省备市、市备县”为主导的异地数据容灾备份，市档案局向省备份中心备份数据8000GB；各县区向市备份中心备份数据4039.20GB。2014年完成了省内异地互备，2015年完成了省外异地互备，异地互备数据达35.70TB。数字档案馆各平台内数据采取动态全备份方式，在线备份每周一次，脱机备份至一次性写光盘每年一次。已登记备份数据的备份，每年将在线备份的数据备份至磁盘阵列，将脱机载体备份的数据定期转录备份至新的脱机载体。三是开展档案数据容灾恢复。制订了《湖州市档案与电子文件登记备份中心安全保障应急预案》，定期对纳入登记备份范围单位的档案开展安全评估检查，多次联合有关部门开展“档案与电子文件突发事件”应急演练。

（三）构建一张网络。以“不求所有，但求所管”的工作方针，构建全市重点民生档案分布式管理安全网。一是形成一张表。以市级民生档案资源整合利用工作为试点，开展民生档案分布现状普查，较好地掌握了市级民生档案的分布现状，编制了《湖州市本级首批重点民生档案查档指南》，明确了市本级民生档案种类、存放场所、主要内容和利用方法，为档案安全管理提供了“快、全、准”的路线图。二是建立一个库。运用现代信息技术和网络平台，建立重要民生档案专题数据库，确保档案信息资源安全。加快全市馆内民生档案数字化，数字化占比已达到90%以上，极大地保护了纸质民生档案的安全。加快馆外民生档案数据库建设，馆外民生档案数据采取分布式管理，由涉民单位负责本单位民生档案数字化工作及数据安全保管。逐步融合馆内、馆外民生档案数据库。三是编制一张网。在理清市级民生档案接收范围基础上，编制全市区域民生档案目录网，确保民生档案资源应收尽收。制订了重点民生档案移交计划表，重点对婚姻档案、公证档案、非遗档案和出生医学证明档案进行安全检查与指导。截至目前，破解了婚姻档案、公证档案的移交难题，市民政局与市公证处共落实60万元资金，对历年婚姻档案、公证档案进行规范化整理和数字化处理，共清理档案65721卷，对其中符合移交要求的45868卷档案，分期分批完成移交进馆。对检查中发现历史遗留在馆外的三峡移民档案、原知青办知青档案、原白雀乡土地承包档案等民生档案开展抢救保护工作，共清理形成2099卷581件档案，并完成移交进馆与安全保管工作。

接下来，湖州市将在抓好国家级数字档案馆安全测评、做好新馆搬迁的安全工作、探索智能档案馆的安全管理以及继续加强档案数字化加工的安全监管等方面狠下功夫、狠抓落实，推进全市档案安全体系建设上新台阶。