现代化信息手段在医院档案管理中的应用策略探究

苗艺文

[摘 要]目前，信息化已成为医院档案管理的最有效工具。身为医院档案管理人员，应充分认识到旧有档案管理已然难以适应当前，只有运用现代化手段，才能充分促进医院档案管理工作。本文针对现代化手段运用过程中，如何落实医院档案管理工作展开相应探讨。

[关键词]现代化；信息手段；医院；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.130

[中图分类号]R197.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）04-0-01

当前信息时代背景下，在医院档案管理方面，无论是档案载体，还是档案分类，各项工作正在悄然发生变化。而通过现代化手段，能够大大提升医院档案管理的效率。一方面，能大大降低管理人员的工作量，最大限度提高管理效率。另一方面，能对文件以及病案相关信息，及时增加以及补漏，同时也能更加快速便捷地检索，准确率也比以往大大提高。此外，还能够充分克服旧有档案管理存在的弊端，充分节省人力以及物力资源。

1 新时期医院档案管理变化

1.1 档案载体变化

以往的档案部门所保存的档案是以纸张为主要载体，但现在医院可以通过和软件开发企业合作，共同开发信息管理系统，力求实现标准化信息工作机制，从而充分满足信息数据处理要求，以及远近传递变换。尤其是医院诸多的管理活动，可以通过电子文件形式，加快办公进度及共享速度，从而充分取代以往纸质文件模式。

1.2 档案分类变化

传统的较为的完整档案，相关信息一般位于若干个管理系统。而运用现代信息手段，只要遵循相关规定指令，就能按照工作目标，有效调整以及设立类目信息。虽然不同的医院，在档案信息分类方面，存在一定差异，但运用计算机管理手段，可以实现更加符合医院实际的分类，尤其在医院教研、管理等各个方面，可以实现更加具体细致、规范、科学有效的分类。

1.3 档案接收及保管方式的改变

在信息时代，无论是医院档案的接收，还是保管，同样出现一定程度改变。作为医院档案人员，应充分借鉴吸收专业人员的经验，掌握操作档案信息系统，同时应学会怎样管理以及维护信息资源，并且保证信息有效、可靠。此外，还应该熟悉掌握相关电子档案收集工作，使信息收集到位，管理充分落实。而在此过程中，医院档案保管工作也同样应该变化，从多个部门保管档案的格局，变为，需要档案人员进行鉴定，然后存进虚拟库房之中。

1.4 档案信息提供形式的改变

尤其对于医院档案人员，应该通过信息集成系统，合理有效了解医院信息，还有科研信息，乃至于开发过程等。档案人员所做的一切工作，都需要始终围绕医院医疗保健的中心工作进行开展。同时应该落实各项档案工作措施，在医疗服务方面充分找到切入方法。应充分实现将有效信息，通过较为科学方式，以及在较为恰当的时间段，向正确的人员传递。然而为实现更高水平档案信息管理，作为一名档案工作人员，需要摒弃思想守旧的观念，避免图安逸重享受的思想。因为对于档案工作来说，几种目录形式，或者说几间库房，难以达到现在医院档案管理的要求。

2 现代化手段对医院档案管理的作用

2.1 大大降低档案人员工作量，提升工作效率

首先，通过科学的现代化手段，能有效降低管理人员工作量，充分克服以往档案管理过程中，普遍面临的立卷难、档案利用率不高的问题，同时能使查准率得到充分保障。其次，通过现代化管理，能省去立卷归档过程，以及繁杂的检索寻找过程，不仅降低工作者劳动量，还提升检索速度。此外，能够实现帮助广大档案工作人员避免直接建档，从工作量大中实现充分解脱。

2.2 完善文件以及病案补漏

现代化技术能完善文件以及病案补漏工作。按照以往医院档案方法，一旦出现信息收集不完整，以及漏缴归档等现象，如果进行增补，就需要拆卷重做。而在拆卷以后，对于卷内一些相关文件，需要进行重新排列组合，还要进行编档页号工作，以及抄写卷内目录等。这种方法，一方面比较费时费力，另一方面给管理人员带来一系列麻烦。而在电子环境下，通过信息管理，对于医院各项档案资料，只要遵循按件整理的原则，很方便进行文件插入，使工作省时省力。而档案工作人员，也能拥有充分的时间，不断增强自身业务能力。

2.3 查找档案资料更加快速

运用信息化手段，在查找档案资料的过程中，不仅方便快捷，准确率方面也能实现大大提高。以往的档案管理，一方面浪费诸多人力物力资源，另一方面档案信息含量上，和档案实体量之间对比，普遍属于较低水平状态。而采取现代化管理，能够改变过去仅仅依靠经验管理的方法，实现了案卷级朝着文件级方向发展，同时把手工立卷形式调整成微机形式，能够充分完善文书档案以及加速病案查找。

2.4 提高档案管理水平

档案管理的根本目的是实现档案的充分利用，因此，档案管理人员应首先加强档案管理方面的意识，并且针对档案管理采用科学的方式方法，提升管理水平；其次，应改变传统纸质化的管理模式，运用电子信息化技术，提高档案的使用效率与管理效率，更好地发挥档案资源应有的作用。

3 结 语

本文针对现代化手段运用过程中，如何落实医院档案管理展开相应探讨。综上所述，通过科学现代化手段，能有效减轻管理人员负担，不仅方便文件以及病案的补漏，还能使查找资料更加方便快捷，大大提升档案管理水平。

主要参考文献

[1]柏丽娜.现代化信息手段在医院档案管理中的应用[J].中国新技术新产品，2011（10）.

[2]杨琳，冯瑞娟，陈石.充分发挥档案管理在医院建设中的作用[J].中华医院管理杂志，2001（10）.