行政秘书应具备的素质研究

禹华锋

[摘 要]行政秘书岗位具有综合性质，对从业人员有较强素质和能力等方面的要求。本文针对行政秘书需要具备何种基本素质予以探讨。

[关键词]行政秘书；素质；职业道德

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.077

[中图分类号]C931.46 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）04-0-01

秘书，通常指管理办公室程序，协助领导人处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的工作者。现阶段，经济得到迅速发展，而新形势下，对于行政秘书的能力和素质有了更高的要求。因此，当前探讨行政秘书素质素质，具有十分重要的现实意义。

1 行政秘书思想道德素质

1.1 思想政治素质

思想政治素质通常包括一个人的政治立场、思想意识、道德品质以及相应工作作风。只有具备良好思想政治素质，才能做好行政管理工作。第一，要具备较为坚定的政治立场。无论任何时候，作为一名秘书人员，无论政治方面，思想方面，乃至于最终行动方面，力求实现和党中央同步。第二，在纪律遵守方面，应充分具备较高自觉。作为一名秘书，只有遵守纪律，才能保证所有工作顺利开展。作为秘书人员，需要时刻贴近领导，帮助领导完成各项工作事务。基于此，应高度自觉，力求做到严格要求自我。第三，工作作风力求务实。身为行政秘书，应该具备较好精神面貌，热爱工作，同时努力探索业务，力求做到工作务实，作风正派。

1.2 职业道德

第一，秘书应该忠于职守，对于各项职能，应该学会自觉履行；第二，应该学会充分服从领导，力求真正做好参谋的工作；第三，秘书应该真正兢兢业业，在必要的时候应该情愿成为无名英雄；第四，秘书应该谦虚谨慎、办事公道、热情服务；第五，秘书应秉承廉洁奉公的原则，做到遵纪守法；第六，秘书应恪守信用，严守公司机密文件资料。

2 行政秘书能力素质

2.1 文化知识素质

社会发展过程中，所遵循原则就是优胜劣汰。身为一名行政秘书，需要做到与时俱进，对于自身文化素质等，应该持续提高。秘书应该具备完善知识结构，具备良好的文笔，才思力求敏捷。比如：应具备相应管理知识、档案学知识技能以及一定信息计算机技能，还应充分了解国内政策变动。除此之外，应具备一定工作经验，拥有相应的社会阅历。

2.2 业务素质

第一，在认知事物能力方面，秘书应具备以下几点。首先，应具备观察感知技能。对于秘书而言，只有观察感知能力较强，才能真正成为有心人。秘书应该善于观察环境，学会寻求价值信息。只有这样，才能改变被动局面，形成主动服务意识。其次，应具备是非辨别技能。作为秘书人员，在工作过程中，在领导周围，无论是提供信息，还是综合协调工作，乃至于接待来访其他企业人员，应做到明辨是非，力求实现处理得当。同时，应具备综合分析技能。作为秘书人员，需要充分凸显参谋助手功能，应不断增强自身思维能力，学会运用多种思路来研究同一事物。秘书的随机应变能力同样关键，由于肩负较多事物工作，因而可能产生诸多意外，秘书应做到遇事不慌、处事冷静。在问题处理过程中，不仅应该符合原则，同时应该较为机动灵活。

第二，秘书需具备良好的语言文字运用能力。秘书部门属于各项工作联系的桥梁，同时又是信息交汇的中心部门。身为企业秘书，需要具备良好语言文字基础。在阅读能力方面，应善于进行阅读；在试听能力方面，应学会耐心倾听，充分理解他人讲话含义；在言谈能力方面，应做到口齿清晰，说话的时候语速适中，力求实现措辞得体。在写作能力方面，具备良好文字表达能力，对于秘书人员来说，显得十分重要。

第三，秘书应具备一定社交能力。尤其当前社会发展迅速，在人和人之间，交往更加广泛。身为秘书人员，位于机关中心部门，应在交际能力方面提高，在交际过程中，需要学会获取信息，展开科学有效的工作。对于行政秘书而言，应该学会社交礼仪，提升协调能力。

3 行政秘书心理素质

第一，应具备十分坚定的意志力。秘书工作属于较为系统脑力劳动。基于此，作为秘书人员，应该锻炼坚定的意志，具备相应抗压性以及一定心理承受水平。

第二，应具有较为随和性格。秘书人员应该热情坦率，积极构建融洽人际关系，时刻拥有热情，在各项工作过程中，更加主动，更加积极向上。

第三，秘书人员应具备较强自制力。要想成为一名优秀秘书，需要学会控制自身情绪，力求心境平和。在处理问题过程中，尽量保持镇定和从容。

第四，秘书人员应具备一定创新意识。在秘书工作开展过程中，具有涉及面广、灵活性较高的特点，因此，秘书应具备创新意识，打破旧传统，有效凸显工作积极性，寻求创造性，做到随机应变。

4 结 语

本文对行政秘书工作过程中，需要具备何种基本素质进行了探讨。综上所述，身为行政秘书，需要拥有较高的思想素质，具备较强的综合能力，才能提高办事效率，保证工作的顺利开展。

主要参考文献

[1]徐燕.新时期独立学院行政秘书应具备的素质及能力探讨[J].时代教育，2015（15）.

[2]周玉芳.浅议高校行政秘书应具备的职业素质[J].科技风，2011（23）.

[3]王珊珊.浅析信息化时代高校行政秘书综合素质的培养[J].佳木斯职业学院学报，2015（7）.