档案馆智慧馆库建设研究

吴慧芳 郭庆琳 余武南

摘要：本文在构建智慧馆库框架结构的同时，重点提出智慧馆库的六大功能模块系统，即档案库房安全管理系统、档案存放环境智能管理系统、档案存储设备智能管理系统、档案实体管理系统、库房导引系统以及主控系统。

关键词：档案库房智慧馆库智能管理

智慧馆库建设是全面建设数字档案馆的一项重要工作。2014年8月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确要求：“档案机构要建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，确保档案安全。”相较传统档案库房，智慧馆库是以物联网、云计算、大数据等技术为支撑，对档案馆库房进行智能一体化设计，通过智能密集架、温湿度控制、空气净化等设备的集成，建立集档案库房安全管理系统、档案存放环境智能管理系统、档案存储设备智能管理系统、档案实体管理系统、库房导引系统及主控系统于一体的智慧库房系统，鉴于此，本文在构建智慧馆库框架结构的同时，重点提出智慧馆库的设计方案。

一、档案馆智慧馆库设计方案的提出

（一）传统档案库房管理存在的不足

1.传统档案库房管理水平相对有限。传统档案库房的管理工作以人工为主，日常数据记录的及时性、准确性相对不足，不能实现对信息的自动采集。

2.传统档案库房不能实现集中统一管理。库房设备种类多、数量多，接口不统一，加之库房的面积使用率不高，使得传统档案库房不能集中统一管理。

3.传统档案库房的基础设施建设不能满足新时期档案馆的多种功能，特别是存储设备智能化尚未建立，实物档案和电子档案开发利用的智能化水平不高，档案资源优势不能得到充分发挥。

（二）智慧馆库的特点及优势

1.智慧馆库能够实现集中统一管理。智慧馆库系统依靠先进的设计理念，统一档案智能密集架、环境调控、安全监控、数据存储等各种设备的接口，将传统档案库房各个分散且相互独立的系统集成到一个平台上，进而实现对档案、环境、设备等各种库房要素的集中统一管控。

2.智慧馆库能够有效提高档案库房管理水平。智慧馆库系统建设不是库房管理设备的简单复制或功能再现，在方案设计与实施过程中注重档案库房管理水平的提升，融合智能化先进技术，为档案库房建设的前沿发展提供有效支撑。

3.智慧馆库能够提升档案的利用效率。它利用电子标签（RFID）及条形码技术，建立档案信息资源与档案实体资源关联一体的业务视图，实现“纸电共存”，满足社会发展对档案信息资源以及档案实体资源共同利用的需求。

（三）智慧馆库六大系统提出的依据

按照《档案馆建筑设计规范》《智能建筑设计标准》和《安全防范工程技术规范》的有关规定，档案馆要达到“十防”要求。结合上述要求，根据档案库房一体化智能管理需求，智慧馆库系统应具备智能密集架管理功能、库房环境智能管理功能、档案实体智能管理功能以及多设备、多接口的集中管理与协调功能。在此基础上，笔者提出智慧馆库的六大模块系统，即档案库房安全管理系统、档案存放环境智能管理系统、档案存储设备智能管理系统、档案实体管理系统、库房导引系统以及主控系统。

二、档案馆智慧馆库的设计方案

（一）档案库房安全管理系统

档案库房安全管理系统具有红外监测保护功能、视频监控功能、智能视频抓拍报警功能、告警处理功能等。它通过配置红外监测、视频监控等设备，实现对进出人员的实时监控和管理。一是当监测点出现异常时，系统自动通知管理人员，软件界面同步显示监测异常点，同时启动报警所在位置的视频监控器自动抓拍，并保存视频录像。二是在库房出入口配置视频监控器，与红外探测器联动。当出现人员、馆藏在预设的监控时段出入时，触发红外探测器，联动视频监控器自动抓拍视频并在系统中保存，同时通知管理人员，确保报警信息被及时发现。

（二）档案存放环境智能管理系统

档案存放环境智能管理系统主要实现对库房环境的实时检测和智能调控。通过实时监测库房温湿度、空气质量等数据，控制空调、中央智能定频送回风系统、净化机等设备的运行，满足档案库房的环境要求。一是该系统实时采集每个库房温湿度监测点及智能型密集架温湿度监测点的数据，当实际检测的数值超过设定值时，系统自动报警并通知管理人员。二是实时检测库房环境中有毒成分的含量和空气的污染程度。当检测到架体内湿度、空气质量超过设定条件时，结合采集的智能型密集架、恒湿消毒净化一体化设备的信息，联动操作架体自动按序打开，并通过智能控制器自动操作中央智能定频送回风系统、净化机等，进行加湿、除湿、消毒、净化。三是对检测数据的智能分析主要通过云监测系统来完成。档案馆空气质量云监测系统主要实现对环境数据的云存储、云分析、云控制和云查询功能。它通过大数据和云计算技术，实现本地数据的云端存储和分析，借助云端的海量大数据实现对本地数据的精准分析、综合分析，进而实现对环境的有效控制。该系统通过标准的微型化传感器智能设备，有效检测库房中的温湿度、PM（尘埃、菌落数）、VOC等实体环境数据。根据收集的数据，通过模糊控制、智能处理等技术，对海量的环境数据和信息进行云端分析和处理。同时，云平台提供智能手机APP应用，通过手机远程查看、监测库房内的温湿度等环境情况，实现对馆库非正常情况的手机APP报警提醒。

（三）档案存储设备智能管理系统

档案存储设备智能管理系统主要实现对库房档案密集架的智能化、一体化管理。架体内立柱、底盘和入口上分别安装隐性红外保护装置，当架体过道内有人或物时，过道灯自动点亮，架体禁止启动运行并伴有语音及图像提示。当红外系统监测到架内有人或物时，架体不能操作移动，只有确认人员离开、异物取出后方可操作。此外，智能密集架还具有漫反射自动开架功能，工作人员站在漫反射红外线前5秒，架体将自动打开。

（四）档案实体管理系统

档案实体管理系统采用条形码及RFID技术，配置条码扫描设备、条码打印设备、手持移动扫描或无线感知设备，实现实体档案的无序存放、有序管理。

1.档案查询。根据系统定义的检索界面列出所有检索字段，这些检索字段以下拉框的形式体现提示字段、倒排字段、分类字段。用户进行检索时，可以在检索界面中输入关键字检索。如果录入了多个值，系统会按这些字段进行组合检索。对标识为模糊检索的，系统进行模糊匹配，没有特殊标识的，按照完全匹配检索。

2.智能入库包括新增入库和归还入库。新增入库需要与档案信息资源管理系统联动，依据档案信息资料系统提供的电子档案目录信息，以及存储设备初始化设置的存储容量和存储属性，系统自动入库分配。系统还会根据入库的情况自动开启存储设备，管理人员根据清单把对应的实体档案放入存储位置即可。对于批量的入库，系统会根据档案的存储位置生成开启密集架的队列，管理人员根据清单用手持设备依次打开档案存储架，完成档案入库。

3.智能出库包括借阅出库和调档出库，通过选择借阅单或出库单出库，系统随之根据档案的存储位置自动开启相应的密集架。

4.档案销毁，则根据档案资源系统中的档案目录生成档案销毁清册，自动完成档案销毁登记工作。

5.条形码或电子标签管理主要完成档案信息的自动采集。档案资料借阅和归还时，通过条形码扫描实现借出、归还信息的自动录入及管理。每盒档案粘贴档案条码或RFID标签，每个架体位置单元粘贴位置条码或RFID标签，通过管理档案条码标签和位置条码标签，实现档案位置的实时更新。

（五）库房导引系统

库房导引系统在库房显著位置配置LED导引显示屏，来显示库房内温湿度信息，使管理人员了解库房内的温湿度情况。库房导引系统在智能密集架节、层位置配置XY导引灯和语音播报设备。系统查询到档案后可自动打开档案所在架体，语音自动播报档案名称及存放位置，每列智能数码管标识自动显示档案所在架体的节、层信息并自动闪烁。档案所在相应位置（列、节、层）的指引灯自动激活点亮，且档案名称、编号等信息也将自动显示在液晶屏上。

（六）主控系统

主控系统主要包括集显功能、手持智能终端管理功能、网络管理功能、作业排队功能、自动记忆功能等。集显功能可分屏显示固定文字，实时显示查询档案的位置信息、档案和人员的非法出入告警信息、库房温湿度、防盗报警信息及设备工作状态。手持智能终端管理功能支持智能手机、PDA、IPAD，通过WIFI、因特网查询管理系统及设备。作业排队功能可实现作业的串行排队，即同区域架体根据作业顺序依次单列打开；也可实现作业的并行排队，即同时操作打开不同区的多列架体。自动记忆是指系统自动生成管理日志，详细记录各个操作步骤。当系统运行出现断电后，系统能够自动记录运行策略，在重新供电后，系统可自动按之前的策略运行，无需管理员重复设置。

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