关于加强干部档案管理信息化建设的思考

吴秋燕

【摘要】本文以晋江市为例，分析当前干部档案信息化管理建设的现状、困境，并对如何加强干部档案管理信息化建设提出对策。

【关键词】干部档案；现状；困境；建议

网络时代，传统的手工管理模式已严重滞后组织人事工作对干部档案工作的新要求，要突破这一局限唯有加快推进干部档案管理信息化建设。下面围绕晋江市的干部档案管理信息化建设，进行一些初步的研究和思考，与同仁共勉。

一、晋江市干部档案信息化建设的现状

目前，晋江市干部档案管理工作仍然采用传统的手工管理模式，干部档案信息化建设相对滞后。

（一）干部档案目录主要延续手抄。除了要转递给上级部门的干部档案采用电子目录，其他干部档案目录全部都是手抄的，这样一来，同一卷干部档案在经过不同工作人员的整理之后，其目录也就留下了不同的笔迹，相对电子目录来说，手抄目录就没那么整齐美观。

（二）干部档案管理方式滞后。仅有上级部门提供的一套干部档案管理软件，用于转递到上级部门的干部档案电子目录的录入与管理，再加上这套软件运行不是很稳定，有些功能模块的设计也还有待进一步完善，实际运用效果并不理想。目前，干部档案的各类名册（如在职花名册、非在职花名册）、干部档案的转递登记册，干部档案人数统计登记册均是手工抄写的，干部档案查询和统计效率低下。

（三）干部档案的查阅利用均提供原件查阅。干部档案原件的反复使用，被频繁地翻阅，而且有时需要复印相关档案材料，更加速了纸张的老化，不利于原件的永久保存。除了提供日常的各项查档服务以外，近年来，随着一些新的工作任务的开展，查档次数剧增，查阅需求量的迅速增长与查阅利用效率低下所形成的矛盾，大大增加了管档人员的工作负担。2015年，晋江市开展干部档案专项审核工作，截止目前，除了卫生系统的干部档案尚未完成审核，用大概5个月的时间为查档单位提供6000多卷的干部档案查阅服务。同年，配合全市机关事业单位参战退役人员申请“光荣之家”门牌的工作，为各单位复印相关参战记录。2015年12月以来，又陆续加班加点做好全市各单位公务员以及参照公务员法管理的事业单位工作人员职务职级并行的查档工作，并提供相关申报材料的复印。2016年3月以来，配合全市开展党员组织关系排查工作，为各单位查阅党员的基本信息提供查档服务。上述全市大批量的查档，全部是提供一卷卷的干部档案原件，需要复印档案资料时，要么整卷厚厚的档案直接放在复印机上复印，复印效率低下，需要一页一页手动翻页慢慢复印，要么拆开档案，对于纸质比较好的材料采用速印，复印速度加快了，可是复印结束后，需要将拆下来的每份零星材料按原有的顺序装订好，需要耗费不少时间进行装订。面对日益繁重的查档工作任务，却仅有3名管档人员，人手严重不足。

二、晋江市干部档案信息化建设的发展困境

在干部档案管理信息化过程中，主要面临以下4个方面的困境。

（一）领导重视程度不够。尽管我市设立了专门的干部档案管理机构，但是干部档案管理中心地位较为低下，人手配备严重不足，全市在职干部档案8000多卷，非在职干部档案7000多卷，只配备3名管档人员，这与《干部档案工作条例》中规定的1000卷档案配备1名管档人员的标准差距实在太大，而且有时管档人员还会被抽调配合完成其他科室的工作以及其他临时性的工作。因此，在人手严重紧缺的情况下，3名管档人员能克服困难，及时完成全市每年1万多份零星材料的收集与归档、做好新转入档案及在职档案的整理，以及为全市各单位提供查档服务，已经是身心俱疲，没有更多的心力去开展干部档案的信息化建设。

（二）管档人员的知识结构比较单一。尽管他们熟悉人事档案管理业务，但是计算机技术却比较薄弱，平时也很少有机会与其他地方的干部档案管理人员学习交流，这在一定程度上制约了干部档案信息化的建设。

（三）没有设立干部档案专项经费。每年在单位的年度财政预算里，会以干部档案管理中心的名义申请资金，但是，所谓的“档案经费”几乎都没有用到干部档案管理方面。

（四）干部档案信息化系统建设滞后。只是停留在将个别干部档案的目录输入电脑，所引进的干部档案管理软件也只是用于目录及职务变动等信息的简单输入，而且所使用的这套干部档案管理软件还有待继续完善。

三、加强干部档案信息化建设的建议

本人认为可以从以下几方面入手，加强我市干部档案信息化建设，提升干部档案工作服务水平。

（一）提高思想认识，对干部档案工作要加以重视，配足干部档案工作力量。要按照《干部档案工作条例》中规定的管档数量与管档人员的比例去配备工作人员。同时，也要加强对管档人员进行干部档案信息化技术的相关培训，并引入计算机技术管理人才，增强技术力量。此外，要增加管档人员对外学习交流的机会，以学习借鉴他人的先进技术与经验。

（二）设立干部档案信息化建设专项经费，做到专款专用，为干部档案信息化建设提供资金保障。一方面要更新硬件设备，另一方面要引进一套相对完善的干部档案管理软件，并定期更新维护数据。

（三）加强干部档案信息化建设，引进符合干部档案管理工作需求的软件，并建立相应的数据管理系统。（下转第112页）（上接第107页）一是引进一套紧密结合干部人事工作和干部档案工作实际的干部档案管理软件。这套软件要具有档案编目、检索及日常的转递、借阅、材料催缴、查询、统计等功能，以及干部个人信息数据录入后能产生干部基本情况表等干部人事工作内容的干部信息数据库。二是制定干部信息采集标准，严格规范干部信息录入程序。集中一段时间，分期分批完成在职干部档案基本信息的录入，确保干部信息录入的准确率。三是为满足利用者需求，保护干部档案原件，提高干部档案查阅利用的效率，集中对在职干部档案逐卷逐页扫描，制成JPEG格式的图片文件后上传至干部档案管理系统。在查阅干部信息时，只需点击鼠标进入系统，即可查阅到干部档案材料，并可以摘录打印。以数据库信息和数字化的档案代替干部档案原件利用，既方便快捷，提高查档利用效率，又兼顾保护干部档案原件的要求。

（四）建立干部档案信息维护、督查、安全保密机制，规范干部档案管理系统的日常管理和维护。一是建立干部档案信息维护机制，明确干部档案信息录入、数据审核、系统维护等具体任务的分工，定期更新干部信息数据库，使干部的学历、职务、工资、家庭等个人基础信息都能得到真实地反映。二是建立干部档案信息督查机制，采用定期与不定期相结合的方式，对信息库中的干部信息进行全面自查或随机抽查，发现问题及时修正。同时，注意对数据库信息进行备份，定期对服务器、计算机、附属设备进行维护保养，保障系统的正常运行。三是建立安全保密机制，严格按照保密要求，为系统软件设置密码，设定系统应用权限，只有专职管档人员才能启动系统，保证干部档案信息安全。

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