运用文件生命周期理论做好学校档案一体化管理工作

吴文浩

摘 要：档案的基本功能是原始记录性。这就要求档案人员对原始文件具有尊重历史真实的心态和理念。文件生命周期理论指出现行文件的管理质量直接决定着档案管理的成败，要求档案人员必须积极进行文件的前端控制，从而确保档案自身管理质量，避免重复劳动。档案基本功能和文件生命周期理论对于学校档案文件的收集和整理，保持学校档案文件的完整性、延续性和科学性，做好学校档案文件一体化管理具有现实指导意义。本文就如何运用文件生命周期理论做好学校档案一体化管理工作进行阐述。

关键词：档案基本功能 文件生命周期 档案一体化

一、档案的基本功能及文件生命周期理论

《中华人民共和国档案法》第二条对档案的表述是：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”档案的产生是以处理复杂事务为目的、以一定的物质基础为载体条件的。档案是一种原始信息记录。学校作为事业单位组织形式，自然有了档案法规定中所具备的一切档案属性。

文件生命周期理论的基本内容：第一，文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；第二，由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段；第三，文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。文件生命周期理论为管理者对现行文件到档案的一体化管理及对文件前端控制提供了理论支持和实践指导。

文件生命周期理论指出，现行文件的管理质量直接决定着档案管理的成败，要求档案人员必须积极进行文件的前端控制，从而确保档案自身管理质量，避免重复劳动，最终进档案室确保档案管理的延续性和科学性，达到学校档案的一体化管理的目的。

学校重点文件档案来源于各职能部门日常工作中自然形成文件资料，加强重点职能部门的文件资料前端控制管理，提高学校档案质量具有重要的实际意义。学校的文件档案记录着学校的发展历史，也记录着教师、学生等成长的记忆。以学校学生毕业登记表为例，做好前期表格的填写及教师规范整理对今后的学生升学、招工、参军等起着凭证性作用。如实记录学生在校的学习经历也是为单位录用的依据。一份如实填写好的学生在校档案材料对于社会提供了真实凭证作用。

二、做好学校档案一体化管理工作

1.建立健全学校档案规章制度

档案存史、记忆等基本功能在学校工作中显得特别的重要，如学生学籍表、各类考试汇总表、毕业生登记表等，都是学生在校期间留下的历史“痕迹”，如同记忆一样。如何将这些记忆和痕迹保持其真实性，作为将来的凭证，是非常重要的一个环节。这些记忆与痕迹的保存对于学校档案工作人员来说责任重大，也是档案法所要求的法定职责。首先要建立健全学校档案管理规章制度依法治档。这在现代职业类学校的发展过程中更加显得极其重要。

在保存学生历史痕迹过程中，首先要厘清学校各部门工作中产生的资料，进行分析归类，按上级有关档案资料归档要求进行整理分目。

2.设立档案管理工作机构

建立健全学校档案管理组织机构，由校长任组长，各部门负责人为成员，由校办公室负责人牵头设立综合档案办公室，配备专任或兼职档案工作人员协助校办负责人整理和管理档案。学校综合档案室工作人员经常与各部门负责人进行沟通，认真管理日常工作并参与检查与指导。

要按《档案法》规定制定好本校归档文件目录表，分发到相关处室及班主任手中，做好平时的收集整理与归档。尤其是班主任，要及时正确填写好学生学期考试的成绩、思想品德等各类表格，认真指导毕业生等表格的填写工作，真实记录在校学生的学籍等相关内容，学生在校期间相关学习内容及活动尤其重要。

3.学校各部门积极配合按时整理档案资料

制定学校资料归档范围，由各部门负责人认真学习档案管理方法，做好平时积累，即时整理，即时归类，即时填写归档文件目录表，按规定制度即时移交并办理移交手续，完成上一年度档案移交归档程序。

4.积极参与文件形成前的规范指导工作

学校的学生毕业生登记表、思想考核表、各学期考试成绩汇总表等，作为学校工作的历史记忆，是相当重要的归档资料，也是学校档案资料保管整理归档的重点。这些资料承载着历史记忆，也是学生在校学习期间的历史资料，对学生今后都起着原始凭证作用。

第一，利用学校建立的“班主任QQ群”积极参与班主任日常工作产生的各种资料积累。档案工作人员要及时提醒重要资料的归档，随时参与班主任工作中产生的各类表册的填写解答指导，根据档案资料归档格式提前上传归档要求的各类表格样张，做到不重复填写或错写。

第二，加强管理，认真负责，做好每一个环节的填写规范。以《毕业生登记表》为例，时常会产生填写内容的随意性、字迹不清、内容不实、空项漏项、盖印的地方未能及时盖印、遗漏现象等问题。档案工作人员要协助班主任共同指导学生在填写《毕业生登记表》中各类项目上的规范填写，真实记录填写各类表格相关内容。

第三，学校档案工作人员积极配合班主任认真填写毕业生登记表、学籍表，注重细节填写、规范填写，做到不漏填、不乱填，保证学生在校学习期间的评语客观公正，真实填写各学期成绩，为学生做好服务工作。

以《毕业登记表》为例，认真、真实填写好《毕业生登记表》、学籍表等各类相关资料必须进行前端控制，主动与班主任协调，提前将应该归档文件各类表格填写清楚，保证文件的真实、完整，对学生负责，对自己负责，对学校负责，更加是对历史真实负责。

三、学校档案一体化管理工作应处理的关系

做好文件生命周期理论框架下学校档案一体化管理工作，应该处理好三方面的关系。

1.模块化与整体性的结合

学校档案是一个有机的整体，但又有各自的模块，譬如学生档案模块、教师档案模块等。各模块各有特点，但又是互相作用、互相支撑，从而构建一个有机的整体。

2.已成性与生成性的结合

学生档案是学校档案的重中之重，数量巨大，条目繁多。一届学生在校时间构成了档案“显性的生命周期”，学生毕业了，归档后成为“已成性”的档案，延续其“隐性的生命周期”。已成性和生成性始终伴随着学校档案的一体化工作。

3.整理性与合作性的结合

学校档案不仅仅停留在整理、归类、入册等环节，很多档案需要各个部门通力合作，互相支持，体现了合作性原则。譬如，学生档案的生成，涉及科任老师、班主任、教务、政教、校办等多个方面或部门，从而体现了高度的合作性，进而优化并延长档案的生命周期的存活质量和存活时间。

因此，充分认识档案的基本功能和文件生命周期理论，做好学校档案资料的前期管理是学校的档案质量整体提高的重要基础，学校档案的真实性、历史记忆、凭证作用才能得到保证。认真做好学校档案工作的前期管理对做好学校档案一体化管理工作具有非常重要的现实指导意义。

参考文献：

[1]浙江省档案局.档案事业概论[M].杭州：浙江大学出版社，2014.

[2]浙江省档案局.档案工作实务[M].杭州：浙江大学出版社，2014.

[3]韩李敏.从档案的基本特点出发推进档案文化建设[C].2011年档案文化建设学术研究论文集，2011.

[4]胡元潮.略论档案的历史记录与社会记忆功能[C].2011年档案文化建设学术研究论文集，2011.

（作者单位：长兴技师学院）