深圳院档案信息化建设初探

曹庆龙

【摘 要】随着档案管理水平和信息技术的提高，档案管理日益朝着数字化、信息化的方向发展。在电力设计行业，相当一部分企业在档案信息化建设方面已经走在了前列，经过几年甚至十几年的档案信息化建设，这部分企业已经建立起了相对完善的档案信息化体制。深圳供电规划设计院有限公司（以下简称“深圳院”）在档案信息化建设方面还有很多需要学习和借鉴。本文旨在分析深圳院当前在档案信息化建设存在的问题，并结合行业实际，对如何解决这些问题做一个初步的思考。

【关键词】深圳院 档案管理 信息化建设

1 档案信息化

1.1 什么是档案信息化建设

档案信息化建设是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行收集、管理和提供利用服务。

档案信息化建设又是企业信息化建设的重要组成部分，是推动档案工作可持续发展、满足科研生产需要和管理需要的必然选择，是提高档案服务能力的关键。档案信息化是信息技术与档案管理的有机结合，档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、多媒体声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统的组织成具有有序结构的档案信息库。同时还包括档案信息化的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。

1.2档案信息化建设主要内容与任务

档案信息化建设主要内容有：标准规范建设（管理规则）、基础设施建设（用什么管）、应用系统建设（怎么管）、档案信息化资源建设（馆什么）、人才队伍建设（谁来管）。

其主要任务就是将档案数据资料实现数字化、标准化的管理，实现永久保存，并提高档案的利用率。

2 深圳院档案管理现状

在发展过程中，深圳院已经初步意识到了档案信息化建设的重要性，在与同行业单位的考察交流中，已经看了档案信息化建设在档案管理和利用方面发挥的巨大作用。深圳院在档案信息化建设方面任重道远，总结起来，亟需解决以下几个问题：

2.1 对档案信息化缺乏深入的了解

尽管档案信息化在整个电力设计行业内有一定的普及度，但是我们对档案信息化的运行机制还是缺乏足够深入的了解，包括它的管理规范、软硬件设施、专业知识等等。

2.2 对档案信息化建设迫切程度的认识需要加强

在深圳院内部还存在着一些对档案信息化建设认识不到位的现象，认为只要做好电力设计就行了，没有真正认识到档案信息化建设对电力设计企业向现代化企业迈进的重要作用，也没有看到档案信息化给整个行业带来的巨大收获，因此，对于档案信息化建设迫切程度的认识不足已经成为我们档案建设的重要障碍之一。

2.3 档案信息化管理标准规范空缺

标准规范是档案信息化建设的基础，没有标准就无法生成统一规范的数据，数据不规范就无法交换和利用，无法实现资源共享；没有标准规范，数字档案的质量无法得到保证，无法切实满足对数字档案利用的需求。因此，标准规范是档案数据信息管理和利用不可或缺的必要条件。

2.4 缺乏档案信息化建设的专业团队

与传统的档案管理方式相比，档案的信息化管理虽然带来了很多便捷，但同时对档案管理人员要求也更加的专业，可以说涉及到档案管理、电力设计、计算机技术等多方面的知识。

目前，深圳院的档案管理人员队伍在专业素质、理论水平等方面离档案信息化建设的要求还有一定的差距。部分档案管理人员专业知识老化，知识面较窄，计算机应用水平不高，认识上还停留在传统的专业知识和观念上，不能有效的运用现代技术和工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，思想观念和管理水平跟不上档案信息化建设发展的步伐。与之相对应的人才培养和培训机制也还没有纳入档案信息化建设议程。

3 深圳院档案信息化建设的设想

深圳供电规划设计院有限公司，经过三十多年的发展壮大，在工程设计和工程咨询方面都取得甲级资质。随着公司规模与业务范围的不断壮大，档案（特别是工程档案）的管理与利用问题越来越突出，在电力设计行业中，深圳院的档案信息化工作显得相对滞后，如何跟紧行业步伐，将深圳院的档案信息化工作更好的开展起来，成为目前我们急需解决的问题。针对电力设计行业的档案信息化现状，结合深圳院档案管理的实际情况，我们提出了以下几点设想：

3.1 制定档案信息化建设总体方案

档案信息化建设是一项长期的、促进档案工作可持续发展的系统工程，需眼光长远、科学谋划发展之路，合理运用辩证思维方法，既不能盲目跟风、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；要既关注行业内的档案信息化建设，更要注重结合本单位的实际需求。在开展档案信息化建设之初，应深入调查、分析现状和需求，研究论证途径与方法，资源配置保障等，走具有本单位特色和优势的发展之路。

在此基础上制定发展的总体框架、规划、阶段性目标、具体措施、人财物等的保障要求、标准规范的支撑等，使其纳入单位整体建设规划或信息化规划，保证档案信息化建设与单位信息化建设同步发展，有计划、有步骤地组织实施。切忌摸着石头过河，走哪算哪，不能只埋头自我发展，偏离了实际需求的轨道。因此，档案信息化建设要在总体方案的指导下，不断修正档案信息化发展的方向，条件成熟时，可加步伐，但不能急功近利；各方面条件受限时，则稳中求进，始终坚持不懈地推进该项工作。

3.2 引入档案信息化标准规范体系

国家档案行政管理部门和各行业都根据需要不断出台了档案信息化建设方面的管理制度、规范和标准，但相对零散，没有形成系统完整的标准体系。深圳院应根据自身管理的特点，参照国家标准和相关行业的标准规范，制定适合本单位开展档案信息化的规范、制度和标准，为档案管理从注重实体管理迈入信息管理的时代提供有力支撑，保证档案信息化的各方面有章可循，有法可依。制定标准规范时，应结合信息化的要求，再造档案管理流程，进一步创新管理模式，防止完全依赖或模仿现有档案管理流程和传统标准规范制定相关标准、制度等。重要的是，在信息安全、网络传输及档案数据库的安全等方面必须依照相关规范要求实施，才能使档案信息化建设不断推向深入，规范有序开展。

3.3 实现工程设计与管理的网络化

建立计算机档案管理网络平台，通过CAD 制图，实现无纸化设计、校核、审核、归档与出版等工作。对于档案的电子归档由项目管理、设计人员根据需要储存数据，实现一次输入，数据终身储存与共享。

3.4 加强档案管理信息化安全体系的建设

由于档案信息化后，所有档案资料都是以电子文件的形式存在，电子文件存在较强的易破坏性和易泄露性等缺陷，因此，相应的安全措施应加强。要构建安全、可靠的保密体系，做好档案的保密性与开放性，以及保管与利用之间的关系，防止档案资料的泄露。针对特殊档案资料，要根据使用人员的工作性质来设定查阅权限，多级管理，通过层层关卡，确保档案信息的安全性。

3.5 加强档案信息化人才队伍建设

开展档案信息化建设，人才是瓶颈。档案界普遍认同档案信息化建设需要复合型人才，既有扎实的档案专业知识，又掌握计算机技术及信息技术，还有较强的管理能力。档案部门在信息化队伍建设中，应立足眼前，目标长远，首先在现有档案队伍中，重点培养业务能力强、创新思维活跃的人员，通过档案信息化方面的培训交流，不断增强利用信息化手段提高档案管理水平的意识和能力，自发对档案信息化现状提出改进和完善要求，从而带动整个队伍为适应信息化建设的要求而提高计算机应用能力。其次可利用单位信息化部门的人力资源，提出档案信息化需求，由单位统筹建设和发展。

3.6 加快档案信息化资源建设

档案信息化的核心是其资源建设，资源供应是档案信息化服务的前提。深圳院经过近十年的不断积累，己经形成纸质档案资料与电子档案资料并存的局面，但如何将这些资源进行有效的利用是摆在我们面前的一大课题，同时也是深圳院档案信息化建设的重中之重。

最近几年，部分设计院开始加大对档案信息化建设系统软件的引进与研发力度，通过将历史档案扫描存档，使历史资料也可快速的满足工程设计人员的需要。

我们的设想是：设计一套档案信息资源利用平台，之后就是要有效、快速、安全的开展数字化资源管理工作，不断加大档案的信息量，并使其实现网络共享，这样可有效提高档案信息化资源的收集效率，有利于档案资源的全面有效管理。

4 结语

万事开头难，深圳院的档案信息化建设还处在起步阶段，除开以上提出的问题以外，在实施过程中肯定还会遇见其他困难。因此我们必须做好攻坚战的准备。深圳院的档案信息化建设虽然是一项长期的工作，但是势在必行。只有实现档案信息化，才能提高企业管理水平和工作效率，提供可靠的档案信息资源，还能够更好的为科研和决策服务，为客户服务。

参考文献：

[1]陶碧云.《论档案信息化内涵及其相互关系》.档案学通讯.

[2]高渝.《电力企业档案信息化建设的问题与对策研究》.电力通讯，2014年8月.

[3]李惠.《企业档案信息化标准规范研究情况综述》.商务办公，2011年8月.