基于市场改制理念下的企业档案管理新策略

尹晓桐

摘 要：社会经济以及科技飞速发展的大环境下，企业档案管理工作面临着一定的机遇与挑战，这就要求企业应当在遵循市场改制理念的基础上，积极采取有效措施来加强档案管理，与信息时代的发展需求相结合，从而更好的推进企业发展。本文就此进行简要分析，仅供相关人员参考。

关键词：市场改制理念；企业；档案管理；策略

市场经济体制改革以及社会信息化发展对企业档案管理工作提出了新的要求，尽管当前我国企业在档案管理方面积累了一定的经验，但是档案管理实际操作具有一定的复杂性，发展不平衡的现象时常出现，部分小规模企业的经济效益并不乐观，技术以及资金等都存在一定不足，甚至部分企业档案管理工作出现孤立情，与企业内部各管理环节之间缺乏有效的衔接，此种情况下严重制约了企业的档案管理效果，对企业的发展造成不利影响，因此加大力度对市场改制理念下的企业档案管理新策略进行研究和分析，具有重要的现实意义。

1 加强企业档案管理平台创新

当今社会经济和科技不断发展，市场经济改革是市场发展的总体趋势，在此种情况下，为了更好的提高企业的自身实力和市场竞争力，应当积极加强档案管理工作，实现管理平台的创新，建立科学高效的档案管理信息系统来承担企业运行及发展过程中各项业务活动的信息，加强信息化建设，促进企业档案管理工作效率的提升。在此基础上积极优化企业内部各项业务活动的工作流程，在对数据库管理技术以及软件编程等技术进行有效应用的基础上，促进企业档案管理工作的顺利开展，为企业电子文件的来源提供可靠的保障。

以企业办公自动化系统为例，创建一个现代化的档案管理平台后，能够实现档案数据信息的登录、流转处理、收集归档以及保存利用的一体化，实现信息的高效传递，促进企业档案管理工作的顺利开展。以电子邮件系统为主要依据，建立机构内部通信，为企业档案信息的交流提供一个良好的途径。通过电子起草、传阅、审核以及签发和归档等电子流转方式，来实现内外部收发文、签报、文件管理、档案管理以及合同管理等工作的顺利开展，真正实现无纸化办公。企业档案管理平台的创新，能够促使企业档案管理实践迈上一个新的台阶。

2 加强企业档案管理的创新

在企业运行及发展过程中，应当立足于市场经济体制改革理念的基础上，积极采用现代化的科技手段，来对企业内部计算机设备硬件等进行有效的防护，最大程度上减少企业档案管理系统的安全隐患，促进管理效率的提升。与此同时，应当规范企业档案管理的工作流程，加强档案信息的管理，确保企业档案信息得以安全稳定的流转。

就企业档案管理的实际情况来看，所谓流程管理，就是对企业档案管理系统的整体运行状态进行规范的监控，并明确企业各项任务活动的流转、执行情况，并加强监督和管理，此种情况下，能够保证系统所产生的电子文件的真实性和完整性，从而促进企业档案管理效率的提升。在信息社会发展的大环境，企业在开展档案管理工作的过程中，应当充分做好机构文件处理流程的梳理和提炼工作，将文件处理过程纳入到企业档案管理工作具体工作流程和环节中，进而从整体上提高企业的档案管理效率。也就是说，文件信息的高效化管理，能够实现对文件信息的全过程管理，对痕迹保留以及收文督办和监控等进行科学化的管理。

3 实现企业档案管理工作的制度创新

为了更好的提高企业档案管理效果，提高企业的市场竞争力，就应当对信息系统进行科学化的应用，确保其能够满足不同阶段以及不同类型客户的实际需求，充分发货企业档案管理的最大效能，加强制度创新，促进企业的经济效益和社会效益的提升。

从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。部分企业在办公自动化系统的应用各阶段，已建立或正在建立的制度有：《办公自动化系统（OAK）应用及运行维护管理规定》内容有文件与档案管理部门、信息管理部门的职责分工；信息系统的身份确认、用户权限管理、用户信息变更管理；信息工作人员的管理等。《OAK系统电子文件管理细则》主要针对归档前的电子文件，要按要求填写元数据格式的内容。《文书档案归档文件整理细则》对归档后的电子文件的整理进行定义，并梳理出整理工作流程。《信息应用系统业务培训管理办法和程序》针对信息系统的正确、规范操作而设立。

4 服务创新

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。

信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。

在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。

结束语

就宏观层面来看，市场改制理念下的企业档案管理工作具有一定的特殊性，若想要切实提高企业档案管理效率，实现长足发展，企业在开展档案管理的过程中，就应当积极探索现代化的管理方式，转变管理理念，实现档案管理工作与企业发展创新保持协调一致，从而促进企业档案管理工作的科技含量的提升，推进企业的现代化发展。

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