高校档案管理的现代化建设探讨

高校档案是一种非常重要的资源，它掌握着最为全面的师生信息，对很多企、事业单位的人才招聘有着非常重要的作用。同时高校档案资源包含着大量的信息，对社会有很大的利用价值，一直以来都受到国家和很多社会工作单位的重视。可以说，档案管理对高校发展来说有着不可替代的作用，因此档案需要具有极强的真实性、可靠性，档案管理工作需要具有专业性与时效性。随着高等教育的普及，各高校对于档案的管理更加公开透明，这在很大程度上为社会利用高校档案资源提供了更加便利的条件。

随着信息化水平的提升，高校在开展档案管理工作时将计算机设备等引入，有效提高了高校档案管理工作的质量与效率，然而现代化建设仍在发展之中，仍然存在一定的问题，影响其现代化建设的进程，因而需对这一问题进行探究与分析。本文将首先对当前高校档案管理工作现代化建设中存在的问题进行分析，然后探究提升现代化建设水平的有效途径。

一、高校档案管理工作现代化建设中存在的问题

1.未形成先进的管理理念

虽然计算机等先进的设备被引入到日常的档案管理工作中，但是相关人员并没有对现代化建设予以足够的重视，当前档案管理工作的重点仍然是传统的纸质档案，信息化技术手段仅仅被用来当做档案信息的载体之一，管理人员并没有意识到通过信息技术对档案信息进行整理与利用的必要性。在这种观念的影响下，现代化建设的进程极为缓慢。另外，由于对档案管理工作的重视程度不够，高校在该项工作中的资金投入和科技投入力度都相对较小，难以满足管理工作的实际发展需求。

2.未能创新档案管理模式

我国的档案管理模式仍然呈现出陈旧的状态，受到高校传统管理模式的影响，我国各高校由不同地方的行政管理部门进行管理，因而管理模式各异，档案管理工作也各自负责，难以形成系统。很多高校仍然用传统的封闭模式对档案进行管理，所有的档案管理工作仅是为了对人工信息查阅与操作进行服务的，信息化程度仍然较低。

3.档案管理人员的素质不高

当前高校的大部分档案管理人员的素质并不能满足现代化建设的实际需求，他们的技能仅能满足信息收集与信息录入的需求，他们仍将工作的重点放在纸质档案的管理上，忽略了信息化与现代化水平提升的重要性与必要性。

4.档案资料的利用率较低

高校的各种档案信息仅用于校内的某些部门或者校外的特定单位使用，很少与外界进行资源的交流与共享。信息化技术手段的作用无法充分的发挥出来，在现代化管理当中，信息技术只是被当做信息保存的辅助工具，其共享与交流功能受到限制，档案资源的利用效率极低，这在一定程度上也影响了档案管理的现代化建设。

二、提升高校档案管理工作现代化建设水平的途径

1.树立正确的高校档案管理理念

相关从业人员以及高校的管理人员应当创新观念，以先进的思想对档案进行管理，高度重视现代化建设工作，一方面要予以制度方面的支持，保证相关工作的顺利展开；另一方面要予以资金方面的支持，保证充足的技术以及人才支持。另外，工作人员应当加强对档案管理工作的宣传，提高工作的系统性与有效性，鼓励全员参与档案管理工作。

2.完善档案管理工作的制度建设

高校应当加强相关工作的制度建设，为各项现代化管理建设工作的展开奠定基础。高校的管理人员需要对高校的实际情况进行分析，了解实际的档案管理现状，并根据《档案法》等相关的法律法规，制定符合本校实际情况的档案管理制度，从而保证档案管理工作的有效展开，促进档案管理向着现代化、科学化、制度化的方向发展。同时，制度的制定也能够保证明确各方职责，使档案信息收集、整理、存储、保管等工作都能够更加的规范、有序。

3.加强对档案管理人员的教育培训

高校应该充分重视档案管理工作，改革原有的部门体制，增加更多的编制，解决人少事多的问题。同时，新增的编制人员一定要熟练掌握计算机技术，并懂得新媒体运营的具体程序，这可以解决高校新媒体档案管理工作面临的人员技术水平不足的问题。而对于现有的档案管理人员，一定要加强教育与培训，并定期开展业务水平考核，考核合格后才能上岗，从而为档案管理现代化提供必要的人才保障。

4.运用多种方式提升档案资源的利用率

为了促进高校规模与高校办学质量的提升，国家在政策等方面都对其予以了大力支持，而对档案管理工作也给予了极高的关注，总的来说高校档案管理工作面临的内外部环境都发生了极大的变化，各个单位与部门对高校信息的需求量越来越大，因此，高校应当利用信息技术提高资源的共享率与利用率，建设档案资源共享平台，对有效的信息进行收集与整理，并将适当的信息进行共享。此外，各个高校应当联合起来，建立系统的档案管理平台，实现信息的互通。

三、结语

近年来，随着高校体制改革的不断深化，高校各项管理制度也在加快建设与完善，作为高校管理的重要组成部分之一，高校档案管理也不例外。随着现代化进程的不断推进，高校档案越来越呈现出数量急剧增长、内容日渐丰富、类型渐趋复杂等特点，给档案管理工作带来的新的机遇与挑战，需要引起我们足够的重视。档案管理现代化是现代档案管理工作的发展趋势和目标，同时也是个复杂的系统工程。计算机信息技术的引入能够有效提升档案管理的效率以及质量，但是由于观念、制度、人员素质、档案利用率等方面的落后，档案管理工作的现代化建设受到限制。因而需要通过转变观念、创新管理制度、提高人员素质以及档案资源利用率等方式促进档案管理工作质量与水平的提升。

（作者单位：华北理工大学综合档案室）