浅谈核电厂运行文件管理

朱民

【摘 要】本文从中核运行二厂（以下简称秦山二厂）运行文件管理工作实践的角度，阐述了核电运行文件工作的特性、运行文件管理工作流程、运行文件管理工作的难点及对策等内容。

【关键词】核电；生产；文件；管理

0 绪论

“核电文件是核电建设、运营和管理活动过程中形成、收集并保管的作为证据和信息的记录”（《核电文件档案管理要求》EJ/T 1224-2008）。文件是档案的前身。文件管理是档案管理的前提。核电文档管理流程涵盖从文件的形成（收集、捕获和积累）、传输（发送和接收）、整理组卷、归档、保管、利用以及鉴定直至处置的全过程，并通过先进技术手段或信息系统实施全过程的管理与监控。《核电厂质量保证安全规定》（HAF003）文件控制和记录中分别规定了文件的编制、审核和批准、文件的发布与分发、文件变更的控制和质量保证记录的编写、收集、贮存和保管等要求。《核电厂质量保证记录制度》（HAD003/04）规定：“每个核电厂必须按书面程序和指令建立和执行有关质量保证记录的编写、标识、收集、编索、贮存、保管及处理的制度”。

秦山二厂生产文件是核电厂员工在日常生产工作中必须遵守或使用的文件，与核电站生产活动直接相关。生产文件管理遵循以下原则：

——公司所有生产活动均须有书面文件；

——生产文件须经公司文档管理部门统一生效发布。生产文件应使用规范的格式，所有文件都应确定密别和唯一的文件编码；

——生产文件管理实行统一指导、分段管理。由公司文档管理部门集中保管基准文件，各部门负责管理所接收的卫星文件（由基准文件产生），并由此产生工作文件（特殊情况下可由基准文件直接产生）。各部门根据需要设立并管理工作文件站；

——生产文件实行受控管理，未经授权，不得随意或擅自复制（拷贝、下载）使用。

秦山二厂运行文件是生产文件的核心。按照管理方式又分为基准文件、卫星文件、工作文件。基准文件是指公司在生产、管理活动中产生或使用的文件的原件或主件；卫星文件来自基准文件，即基准文件的复制件（或者OA流程生效后打印出的纸质文件），用来产生工作文件，卫星文件与基准文件保持一致；工作文件是核电站运行、检查、试验、维修等作业过程需使用的文件，可来自于卫星文件，在特殊情况下可直接来自基准文件。各类文件之间的相互依存关系为（见图1）：卫星文件由基准文件产生，工作文件由卫星文件或基准文件产生。基准文件的过时版本以及形成记录的工作文件均被整理成生产档案。卫星文件和工作文件是各生产部门管理的重点。

图1 生产文件关系

1 运行文件管理工作的特点

1.1 复杂性

秦山二厂运行文件系统主要包括管理程序、运行规程、技术程序、以及流程图、逻辑图、模拟图、一二次接线图等一系列的技术支持文件。运行相关的文件也涉及较多专业，比如模拟图和逻辑图涉及到仪控专业，继电保护图涉及到继保专业，二次图和一次接线图涉及到电气专业。如果把范畴扩大到整个核电站，那么文件档案涉及到的专业面将更广，将囊括包括工程、防腐、化学、物理、在役检查等众多专业。而且分布在多个岗位，如表1所示。

1.2 时效性

相当一部分的文件继承于电站建设阶段的设计文件以及调试文件，并经过重新整理。按照文档管理要求，所有的文件需要定期升版。另外，一些技术改造、现场实际与图纸不符合等，也需要及时修改相关文件，并适时更新。

表1 运行各工作文件站分布位置

1.3 长期性

秦山二厂核电站的设计寿命为40年。因此，电站运行文件记录的保存期限一般定为长期或永久。

1.4 可靠性

核电厂一切生产活动的基础就是文件。设想一下，如果一本试验的某个步骤在电子版中不小心被文件管理员删除了，如果流程图在进行更新修改时，出现了某处错误，那不啻于对相关设备的隔离检修，埋下了一颗定时炸弹，因为由此可能造成隔离边界已经不再是完整的。因此，文件的可靠性必须得到保证。必须建立一套有效的管理体系，对运行文件的正确性、有效性进行控制。

2 运行文件管理工作流程

2.1 运行规程、图纸管理体系的建立

以运行规程、图纸为核心的运行文件管理工作，主要包括文件接收、分发、归档、修改、检查、打印以及OPO基准文件库、工作文件站的维护和整理等内容。运行管理部门设有专科专人负责规程、图纸管理工作，具体负责图纸的修改、生效、更新、补充、回收、归档等具体工作，并且形成了一套有效的管理制度，如：定期对各文件区域（各工作文件站）的巡检，各个运行值针对文件的良好建议反馈单。

2.2 运行规程、图纸的修改、升版与更新

核电站的规程、图纸通过运行操纵人员经过多次的反复使用、修改、升版，逐步趋于完善。运行规程、图纸是为现场运行活动服务的，它对现场运行活动提出了严格的限制和要求。反过来，通过现场运行活动，如果发现规程、图纸的缺陷和错误，就会对它进行修改、升版，不断完善。此外，还有为数不少的技术改造涉及到文件修改，如不及时更新文件内容，极可能影响生产活动的正常进行。

为保证文件的可靠性，任何人不能随意更改文件。但是所有运行人员都可以对运行规程、图纸提出修改申请，通过填写“运行文件修改跟踪单”并由科/值长校核签字，提交负责文件修改的运行管理部门负责人进行审查确认后才能对其进行修改、升版。修改后的文件再经相关修改负责人员校核，然后签字确认，之后才能认为是一份已经修改完备的文件，而且须经文档管理部门生效发布，返回并替换原来的各现场文件。图2为文件修改管理流程：

图2 运行文件修改管理流程

2.3 运行规程、图纸的使用

运行规程、图纸一旦盖有“工作文件”章后，即成为有效的工作文件，被分别放置于不同的工作文件站（目前运行工作文件站15处，同表一所列。）运行人员在现场操作时使用的规程、图纸等必须是盖有“工作文件”章的文件的复印件。

规程、图纸的有效性、完整性对电站的安全生产有举足轻重的作用，因而对它进行有效管理和及时修改维护让我们感觉到尤为重要。

2.4 文件使用的跟踪

2.4.1 定期自查

依据运行文件最新清单定期检查现场运行文件的数量及版次。

2.4.2 做好对“文件取用跟踪单”的跟踪

运行规程在使用后，封面的“文件取用跟踪单”撕下放于现场指定位置，便于文件人员的跟踪补配。

2.4.3 即时通知

运行现场文件的使用频率很高，尤其是图纸，经常会因频繁的复印，造成破损等现场，遇到这种情况当班值通常是电话或邮件形式即时通知文件管理人员，进行补配；遇到机组大修或紧急情况时，on-call（应急呼叫）负责运行现场文件管理人员完成补配。

2.5 运行文件整理归档

根据文档管理规定，运行管理部门对所形成的生产记录报告进行整理归档。并且完成目录整理、数据整理等归档准备工作，保证其完整、并且制定归档文件移交单及文件清单后，按移交期限规定及时向文档管理部门提出移交申请，文档管理部门按照文件形成部门提供的归档文件清单，对经过整理的生产记录报告进行逐项检查确认并接收。移交单一式两份，双方各执一份，存档备查。运行管理部门需整理归档的主要文件如表2所示。

2.6 取消/作废运行文件管理

2.6.1 运行文件因技改、其他操作文件覆盖或者不适用等原因而取消的，须填写《运行文件取消申请单》，由负责文件的处长审查批准并签字，一式两份，一份运行管理部门存档并取消纸质和电子文件、通知各运行值/科，另一份递交到文档管理部门，负责并取消其基准文件。

2.6.2 收到新版的运行文件，及时将旧版基准文件、工作文件等作废的运行文件建立清单，清单中必须包括代码、版次、名称、作废时间等信息，并加盖“作废”章，整理签字后移交到文档管理部门统一销毁。

表2 需整理归档的主要运行文件

3 运行文件管理工作的难点及对策

3.1 图纸修改的核对

一张图纸包含的信息量是很大的，有的图纸上面有上百个阀门和管道，此外还有管径、控制信号、安全分级、贯穿件等等的重要信息，修改图纸的时候，稍有不慎便会引起其他信息的错误变动，并且不容易被立即发现（因为信息量太大，全面无误地核对有一定难度），要避免这个问题的出现，一方面也是最重要的一环，就是依赖有经验有责任心的文件管理员，另一方面通过文件校核者进行细心的校核。

3.2 文件定期审查版次问题

根据文件管理规定，程序文件必须定期审查，至少每5年升版一次，以确定文件是否使用。然而由于运行管理部门管辖的文件数量多达4000余份（仅运行自己产生的文件），完全依靠人为跟踪是有相当难度的。需要开发建立相应的管理信息系统，提前自动提醒文件需要升版，那么文件的适时升版便会完全可控。也可考虑借助于条形码所反馈出来的信息来跟踪文件的使用情况以及防范版次出错等问题。

3.3 文件修改记录的保存、跟踪和查询

如何保证所有的文件修改都得到正确实施，以及如何方便地实现修改历史记录的查询，也是运行文件管理的一大难题。通过文档管理员收集零散的电子版的修改单，整理成Excel表格，存放在电脑服务器，这样做有三个弊端：一是不便于查询，二是文档管理者稍有疏忽便会漏统计，三是没有闭环监督（如果一个纸质版文件修改单中途丢失，很可能这个修改单便会无人修改，因为缺少闭环监督手段）。需要开发建立相应的管理信息系统，从文件编写、校核、批准、实施、再校核，全部通过该系统完成，即可随时检查文件修改单的完成情况以及相关文档的修改历史记录。

3.4 现场文件定期替换问题

两台机组的运行文件至少设有15个工作文件站，且较为分散，在主控、隔离办、辅控、网控、外围、常规岛、除盐水厂房、制氯站、常规岛化水车间、白班值等。一张图纸的更换需要涉及到上述几个地点的文件更换。下图3为近几年运行文件修改单数量统计，运行文件修改工作量之巨，可见一斑。

图3 历史文件修改情况

这么多的替换量，人防总是会出现漏洞，如果全部用电子化替换纸质化会如何？各个卫星站直接根据需要从网络打印需要的有效文件是否经济而且高效？当然核电厂运行文件的电子化管理不是一个简单的课题，还需要认真全面的分析，避免其它问题的发生。

4 小结

秦山二厂已经形成了一套行之有效的运行文件管理体系。自正式投入商业运行以来没有发生因文件方面的原因导致的运行事件发生。

文件管理也应与时俱进。随着信息化技术的发展，如何更好地利用信息化技术提升运行文件管理水平，在文档领域实现管理创新，譬如：利用信息化平台更好的实现文件的历史修改记录、历史执行情况的管理和查询，利用条形码来帮助文件使用情况后的跟踪记录等，中核核电正在组织实施的核电厂内容管理系统（ERP、ECM）值得期待。

【参考文献】

[1]EJ/T 1224-2008 核电文件档案管理要求[S].

[2]IP/DOC/010 生产文件管理[S].

[责任编辑：汤静]