浅析提高供电企业公文写作质量的重要性

陈明礼 王媛媛

摘要：公文是企业推行各种决策、工作方案及规章制度所不可缺少的文件材料，公文的规范性能够加强企业和各个部门、兄弟企业联系和沟通，其科学性是实现企业对内和对外沟通的必要手段，因此提高企业公文的写作质量对企业的发展起到了重大的作用。

关键词：供电企业；公文写作；写作质量；重要性；规范性 文献标识码：A

中图分类号：G623 文章编号：1009-2374（2016）10-0155-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.10.076

在企业的公文写作中，首先是文稿的起草工作，这是一项十分重要的环节，特别是对于一些重要文件的起草，其写作质量体现了起草人员的工作态度和办事效率，也代表了企业的形象。在供电企业管理工作中，往往将公文的写作质量和绩效相挂钩。公文是其基础工具，传递了企业的相关政策，并且具有一定的法定效力，因此，提高企业公文写作水平是企业管理过程中重要的内容。

1 公文的概念

公文即公务文书，也称作公务文件，指的是法定机关与组织在公务活动中，采用规范的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面材料。公务文书是机关、企事业单位以及其他组织在实施管理、行使职权以及开展公务活动中形成的文件，它具有一定的法定效力，采用的是规范体式，是一种应用性的文体。从它的概念中，总结公文的特征，主要是特定效力和规范体式。在企业的日常工作中，受到专业的限制，通常形成公文的理论与公文的处理环节都各不相同，但公文的规范体式却是有一定标准的，因此，公文写作人员需要对公文的格式有一定的了解，熟练掌握是促进公文质量提高的关键。

2 企业公文写作中常见的问题

2.1 材料不充分

公文的核心是为经济中心服务，具有很强的时效性，企业公文需要保证材料的充足和准确，附件资料要详实，还要注意语言简洁、突出重点，专业术语要用到位等。在供电企业中，特别是经常使用的报告和请示上行文，企业需要上级提供支持和帮助，或者对重大事件的上报等，都采用上行文的文体。这类公文一般事情比较紧急，且任务重，要求一事一文，一事一报，语言要尽量精简，还要有足够的信息量对整件事情进行说明。一般在公文正文部分可以尽量简短，尽量少用形容词，要让人一目了然。附件部分一定要详细，以对正文进行补充或者作为基础资料，方便上级承办部门进行处理。另外，需要写上具体业务联系人的联系电话，便于上级承办人员进行询问。对于那些正文空洞、主要意思表达不清楚和基础材料不充分的公文，往往会被退回，不仅降低了工作效率，而且对企业的形象也会造成一定的影响。

2.2 照搬照抄

上级机关或政府转发文件落实中，要靠企业层层传达落实，企业内部要结合自身实际，制定时间能够有效衔接、切实可行的文件；而有些企业在转发文件时，只是照搬照抄，基层执行找不着要点，使得公文处理处于两难境地。

2.3 文件过多

根据中央八项规定，文件简报要做到精简，改进文风，对于缺乏实质内容的文件和简报一律不发。在八项规定落实之后，企业公文有所改观，工作作风也有所改进，但在企业中，文件过多的情况还是存在，导致难以充分地发挥其效益。企业作为经营性的经济组织，其目标是追求更大的利润，企业公文虽然主要是用于行政管理和经营，但是本质上还是与企业的经济效益有关，因此企业的公文要讲究办事效率。比如，地方政府、上级机关、行业部门安排了某一项活动，印发了红头文件，企业在公文处理上需要结合实际，决定是印发一个或者多个文件，还是逐个落实，或是贯彻地方政府、上级机关、行业部门有关要求，制订出“三合一”、便于基层操作的方案，形成正式公文。不管是采用哪种方式，都需要以服务基层，对生产经营有利作为衡量标准。

2.4 审核不严格

企业公文的形成需要企业层层把关，从公文的草拟、撰写再到印发过程，中间要经过各个环节，这些环节都需要主管部门严格审核。主管部门要在各个环节的监督过程中贯彻文件精神和政策，加强对领导专题会议研究的数据、是否抄送上级主管或政府机关、是否与法律法规、行业标准存在抵触以及专业术语等内容的把关；签发领导主要负责对公文的立意以及重点进行把关；综合部门则负责校对公文文种、计量单位、引文、格式内容，并将未成型的公文语言进行梳理，确保公文质量；而文书、打字文印人员，则负责对公文进行检查，查看是否存在瑕疵。总之，要提高企业公文的质量，要依靠众多环节的把关，不单是依靠个人的力量，只有这样才能提高公文的权威性，避免出现不良的影响。

2.5 缺乏创新

在供电企业中，一般文笔好的都是管理层，而撰写公文的基本上都是文秘人员，而在职人员工作繁杂，在撰写公文时都是照猫画虎。因此，企业公文写作普遍存在质量不高、缺乏创新的问题，一般都是对旧的文件进行小幅度修改，换汤不换药，比如只是改了年月日，内容毫无新意，读者看了第一句，大概就能知道后面写的是什么。党的十八大对改进文风会风进行了强调，党的群众路线教育实践活动也指出了公文的写作问题，要用群众都能看懂的语言。企业需要加强文秘人员的培养，文秘人员和文字工作者需要多学习政治理论，积极吸纳新的公文写作知识，加强本行业的业务知识的学习，在工作会议中多听多记；在业余生活中多关注广播电视时政新闻和领导讲话，丰富知识。打好基础，才能在公文写作的时候从容下手。

3 提高供电企业公文写作质量的重要性

企业中公文写作存在的这些问题，要规范工作流程、提高办事效率和服务水平，提高企业的形象，就需要从公文写作质量着手。近几年来，供电企业对公文写作质量提高了重视，对文秘人员等加强了公文写作的培训，提高了日常工作的要求，使得公文写作质量得以提升。针对供电企业公文写作对企业的重要性，得出了以下两点心得：

3.1 企业公文写作的思想理念

企业公文写作需要具备三个思想：一是时效性；二是实用性；三是法制性。与党政机关的公文相同之处在于企业公文写作也需要始终坚持马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想以及科学发展观，与时俱进。这样才能保证公文写作在思想上不出现错误，坚持正确的政治立场。另外，企业还要重视以上三个思想原则。

一是时效性。在激烈的市场竞争下，企业要想生存发展，需要掌握外界的各种市场信息和经济信息，企业需要有一双善于捕捉市场信息的眼睛，这是决定企业成败的关键。公文在其中发挥着巨大的作用，能及时地发现并传递市场信息，这就是企业公文所要具备的时效性。很多文件需要掌握第一手资料和素材，才能使攥写出的公文具有指导价值。搜集信息和整理素材，要结合实际需要，利用现代媒体工具的优势，通过多个渠道搜集最新的信息和有关的政策法规等。搜集的信息要有针对性，不能随意地筛选，而要懂得如何将重要的信息提炼出来，对那些有重要参考价值的信息要及时将其做成简报上报给领导。在大型的公文写作中，要善于利用平时掌握的有用信息，以提高信息的转化利用价值。

二是实用性。企业公文写作的目的是促进企业各项工作能够高效顺利地开展。所以，企业公文需要达到这个目的，也就是要保证实用性。企业公文的实用性主要表现在：首先，对工作进行有效的部署，有利于解决问题。大多数企业公文都是根据企业高层会议决定的事项拟定的文件，比如企业的近几年发展规划和工作计划等，这些公文都是具有强制性的，是企业实施重要工作的规范。其次，企业公文能够为企业的决策提供参考，为企业的发展服务。比如一些市场调查报告、调研报告、财务审计报告等公文，决策参考价值都比较高，是企业总结工作经验、吸取教训和对错误进行纠正，并提出解决措施的重要参考依据。此外，公文写作质量对改进人事管理，促进工作效率的提高也有积极的作用。企业人力资源管理、人才的引进和培训以及各种规章制度，关于这些方面的公文目的都是促进企业经济管理水平的提高，有利于对企业的人力物力财力最大限度的整合。

三是法制性。企业的公文写作必须符合法律法规和政策规定，不然就有可能出现违法违纪违规行为，从而给企业造成极其不良的影响。所以，公文写作人员必须加强各种政策法规的学习，特别是要掌握涉及到经济经营管理的法律法规，并严格贯彻到公文写作中，确保公文写作合法合规。

3.2 企业公文写作的格式问题

公文的特性要求公文需要严谨规范的格式。总结了供电企业公文写作中经常出现的格式问题，主要体现在标题、引文、段落层级、语法标点符号和附件问题上。公文的标题包括发文单位、事由、文种三个部分，而一些不合格的公文标题中没有标明发文单位，还有就是对书名号的使用错误，缺少连接动词，比如经常使用的“印发”“申请”等；引文不完整，引文中必须包括文件标题和文件字号，文件的标题需要加上书名号；引文的标题和字号的顺序相互颠倒等情况。段落层级问题经常出现的错误有段落首行左起没有空格、上行文顶格书写或者没有结束语、层级标题行字体不符合要求、层级序号使用混乱等。语法标点符号虽然都是小问题，但是如果用好了，就如同画龙点睛，增加了文章的亮点。而附件虽然只是正文的补充和说明，但是也是公文中不可缺少的一部分，附件的写作质量也是公文写作水平的体现，因此企业需要重视附件的格式和内容。

公文体现的是企业的意志，部署工作的严肃性，对于公文写作的规范一定要严格把关，才能有助于推进工作。如果一个种类的文件不按照规范进行写作，就会造成研读、传达文件和落实文件精神时出现歧义，因此，了解了企业公文的重要性后，在写作时需要遵循利于研读和传达的原则。此外，还需要注意公文写作的文风，坚持求真务实的态度，确保公文的真实性，才能切实为企业解决实际问题。在修辞方面上需要做到精练，因为企业公文是为了工作，讲究的是简洁得体。

4 结语

总之，提高供电企业公文写作质量，是提高企业管理效率和促进工作顺利开展的重要手段，公文撰写人员要重视公文在企业发展中的作用，积极学习相关知识，多在日常积累素材，这样才能够在撰写公文时轻松驾驭。

参考文献

[1] 钟琳，陈雯琼.提高供电企业公文质量的心得[J].管理观察，2015，（17）.

[2] 王怀民.浅谈如何提高企业公文写作水平[J].办公室业务，2015，（10）.

[3] 楼蓉.公文的发展及写作文风[J].开封教育学院学报，2014，（5）.

[4] 张小乐.提高公文写作水平的有效途径[J].新闻与写作，2013，（12）.

作者简介：陈明礼（1979-），男，山东青岛人，国网山东省电力公司青岛市黄岛区供电公司经济师，研究方向：电力经济发展；王媛媛（1979-），女，山东青岛人，国网山东省电力公司青岛市黄岛区供电公司经济师，研究方向：电力经济发展。

（责任编辑：小 燕）