数字测绘档案管理现状及对策分析

■张震宁（珠海市测绘院广东珠海519015）

数字测绘档案管理现状及对策分析

■张震宁
（珠海市测绘院广东珠海519015）

测绘档案包含成果资料档案、管理档案、科研档案、仪器设备档案、科技档案等内容在内的测绘活动形式构成的全部测绘档案资料。测绘档案是我国档案中特殊的科技类档案，其中数字测绘档案是指数字化测绘设备在测绘活动中，将测绘成果资料以数码形式存储于光盘、照片、磁带、磁盘等载体上，通过电子计算机等设备进行读取和操作处理的测绘档案。

数字测绘档案管理现状及对策

测绘档案在形成方式、载体形式以及利用价值等方面与其他档案有所不同。对于传统的模拟形态保存的测绘档案，数字测绘档案在接受、储存、管理以及利用工作有着更为特殊的要求及规范。现实中，由于资金投入的不足以及受到以往管理经验的影响，数字测绘档案管理通常无法满足现实管理需求，因此对数字测绘档案管理的现状进行分析，针对性的提出合理的解决方案很有必要。

1　数字测绘档案的特点、管理原则以及管理的总体要求

1.1特点

数字测绘档案管理中的“测绘”，是测量和绘制的统称，其专业要求高、科技水平高、技术要求高、地理覆盖区域广、测绘结果要求精密细致，准确度高。测绘档案除了具有普通档案的属性之外还具有测绘档案的特殊属性，归结起来，数字测绘档案的特点主要有，测绘成果资料的地域性、测绘数据的唯一性、地理信息的保密性、表现形式的多样性以及档案连载的复杂性。

1.2原则

从使用价值考虑出发，数字测绘档案中无论是成果资料档案、测绘管理档案、测绘科技档案都属于测绘文献信息的重要构成，从利用的角度不用加以区分，但是从管理的角度就要根据不同的测绘性质、不同的测绘构成特点、不同的服务视角加以区分。为了做好电子测绘档案的管理工作，需要遵循以下原则：区分测绘成果资料档案与测绘管理档案、区分测绘成果资料档案与测绘科技资料档案、区分测绘资料档案的保密级别和期限。

1.3总体要求

数字测绘档案管理的总体要求是保证数据信息的真实有效、准确完整。具体要去如下：采用严格的管理制度和技术措施，从数字测绘档案工作的开始持续对所以作业活动进行记录，确保生产处理过程合乎规范；对其产生、收集整理、组卷保管全程实施监控与管理，保证管理工作的持续性；明确其形成的时间、地区、使用的软件、型号、版本、数据类型、数据信息量、负责人以及操作人员等功能与背景情况，保证测绘质量；为测绘提供合乎要求的库房和运输器具，是保管环境符合要求。

2　数字测绘档案管理现状

2.1数字测绘档案管理规范不健全

如今，数字测绘方案的管理办法中，一些管理办法无法达到数字测绘档案的现实需求，有的管理办法只是对测绘类别和测绘的结果进行记录，没有将二者进行联系和结合；有的管理办法只是将一般的文字图像、音频视频等地域地理数据信息进行要求和规范，无法达到专业性强、数据需求大、数据格式多等标准；许多管理办法只是执行普通的档案行业管理标准，没有考虑到电子测绘档案的专业性和特殊性，没有将数字测绘行业档案管理办法进行推广和执行。

2.2归档过程不规范

在对数字测绘进行归档时，基本要求采取物理归档的方式，但有些测绘成果由于技术条件原因，无法技术归档，因此要进行预先归档，即在线逻辑分类。但是多数工作人员在归档时很少进行预先分类；归档的原始数据组织效果不好，一些工作人员未能对原始数据进行有效的组织和命名，造成数据的混乱冗杂，为后期的整理归档带来了困难；对电子测绘的背景了解不够，很少对测绘数据背景进行说明解释，导致电子测绘的数据特征、硬件配备以及软件设置信息缺乏；由于专利限制或者是版权的问题，导致数字测绘档案格式较少，这些数据无法进行分解和复制，给后期的整理、分析和利用工作带来了困难。

2.3数据存在安全隐患

数字测绘档案的数据完整有效是一个十分重要的风险隐患，测绘档案归置过程的组织混乱以及档案的内容的缺失，未命名数据背景信息的归档行为给数据档案的完整真实、准确有效带来了隐患。按规定档案管理部门应该定期度文件进行抽样检查，但是实际工作中，由于数字测绘成果资料档案数量巨大，缺乏充足的人力和成本进行抽检，因此几乎没有进行这项工作。

3　改进数字测绘档案管理的对策

3.1实现管理电子化

根据数字测绘的属性和要求，对相关测绘成果资料进行扫描仪、视频、音频、电子图片的形式进行处理，形成电子档案，通过数据库技术进行压缩储存，执行统一的档案管理标准，实行档案管理电子化。

3.2制定切实可行的管理规范

针对数字测绘档案标准不能满足于实际管理需求的现状，制定科学合理的计划，对数字测绘档案的收录、管理及储存制定标准，对以前颁布的管理规定进行编辑整理、重新修订，切实落实和贯彻数字测绘档案的管理办法，借鉴档案行业先进经验，针对数字档案的技术标准、刻录要求、备份技术及使用检测规范做出明确要求，并将规范和要求应用到数字测绘的档案管理当中。

3.3建立专门的测绘档案管理系统

首先，建立完善的测绘档案目录，及时动态更新，对档案进行分类加工、整理分析，建立档案登记制度，进行序号编码，设置档案统计图表。其次，设置快捷的查询方式，通过关键字查询，分层分类建立档案数据库，使用多渠道的检索查询手法，实现远程查询，让使用者更方便快捷的获取所需信息。第三，设置档案管理流程体系，实现档案材料的电子化、规范化管理，对数字促会档案的的形成、管理、保存以及注销全古城进行跟踪，形成规范化、电子化、信息化的档案管理流程。最后，形成档案自动化归档，使档案的查询、利用更方便快捷，同时保持档案的有效、真实、完整。

3.4做好数据检查和数据备份

为了确保数字测绘档案管理的的规范性，减少管理工作中的安全隐患，有必要对数字测绘档案进行数据抽查和备份。定期对数字测绘档案进行抽查，记录数据检查情况登记。可以按照档案的属性、类别、使用目的、归档年度进行备份。

4　结语

测绘档案的管理工作需要各个结构人员密切合作，加强管理工作程序中的制度化、规范化及电子化管理。针对数据安全存在的安全隐患问题，需要强化标准和管理制度建设、及时备份，定期抽查，只有这样才能保证测绘数据的真实性、完整性以及有效性，保证测绘数据的安全性，使其真正发挥价值，服务社会。

[1]余晓松.测绘档案管理信息系统开发研究[D].长安大学,2012.

[2]赵常红.数字测绘背景下的测绘档案管理技术研究[J].科技创新导报,2013(04): 229-230.

P2[文献码]B

1000-405X（2016）-1-135-1