浅谈Access在学校数据处理中的应用

⌾曹彦雄

浅谈Access在学校数据处理中的应用

⌾曹彦雄

随着大数据时代的到来，作为学校来说，很多数据都需要电子版，在校学生数成千人，绝大多数学校仍采用Excel来存取数据，经常通过U盘拷贝或者QQ在线传送文件，不但效率低下而且安全性低。在网络大力发展的今天，能够运用局域网连通办公，存储数据效果更为显著，而对于人们不熟知的Office办公软件之一的Access，在数据存储功能中发挥着重要作用，可以利用局域网直接将数据存至数据表，在学校的各项数据处理中体现出速度快、效率高等优势，值得我们开发和利用。

Access；数据处理；应用；学校

引言：近年来，任何方面的网络数据采集越来越精确，作为学校更不可怠慢，目前大多数学校仍采用Excel作为数据存储的主要软件。Excel的优势是拥有强大的函数功能，能够满足我们的日常工作需要。可以说，在目前的情况下，Excel基本能解决工作需要，但又有它自身的功能缺陷，如，作为非计算机教师来说，函数运用仅仅是简单的求和、求平均、排序等操作，对于较为复杂的引用等很难掌握。而作为一个较大的普通中学来说，学生的信息等输入都需要电子表格完成，后用U盘拷贝或QQ在线传送等，每次考试结束后又须拷贝成绩，存在诸多不便。作为数据库存储软件的Access可以利用局域网直接将数据存至数据表，方便快捷。不仅如此，在数据处理方面的优势与应用更值得关注。

一、Access在学校数据处理中的优势

1.充分体现了面向对象的思想和可视化编程的特点，不需复杂专业的编程，利用Access的表、查询、窗体、报表、宏等基本功能，就能实现数据结构的建立和数据的管理与维护。存储方式简单，易于维护管理;Access的对象有表、查询、窗体、报表、页、宏和模块，以上对象都存放在后缀为(.mdb或.accdb)的数据库文件中，便于用户的操作和管理。

2.操作简单，具有各种向导和生成器，可以帮助用户快速建立数据库对象。

3.是完全的网络数据库管理系统，安全性较高，既可以为数据库设置密码，也可以建立组和用户，确保只有特定权限的用户才能访问相应对象。Access支持ODBC(开发数据库互连，Open Data Base Connectivity)，利用Access强大的DDE(动态数据交换)和OLE(对象的联接和嵌入)特性，可以在一个数据表中嵌入位图、声音、Excel表格、Word文档，还可以建立动态的数据库报表和窗体等。Access还可以将程序应用于网络，并与网络上的动态数据相联接。利用数据库访问页对象生成HTML文件，轻松构建Internet/Intranet的应用

4.易于管理和维护，能随着管理模式的优化调整及时对数据库进行修改与完善。

5.可以访问多种文件格式，如dbf、xls、txt、htm。

6.作为小型数据库不可避免的存在不足

Access是小型数据库，既然是“小型”就有它的局限性(下面关于性能方面的缺点仅指用Access作为数据库的情况下，不包括用Access作为客户端前台，用SQL Server作为后台数据库的情况)：

(1)数据库过大，一般百M以上(纯数据，不包括窗体、报表等客户端对象)性能会变差

(2)虽然理论上支持255个并发用户，但实际上根本支持不了那么多，如果以只读方式访问大概在100个用户左右，而如果是并发编辑，则大概在10-20个用户。

(3)记录数过多，单表记录数过百万性能就会变得较差，如果加上设计不良，这个限度还要降低。

(4)不能编译成可执行文件(.exe)，必须要安装Access运行环境才能使用。

二、Access在学校数据处理中的应用

1. Access在学生信息管理中的应用 学生信息管理主要是学籍管理，而这又是学校管理的核心工作之一。我们经常需要以各种形式的报表上报学生信息，而且在学生签字、毕业证、学生证等打印工作中，access更突显优势，其主要应用体现为以下几方面。

(1)利用Access的表和窗体录入数据。利用网络进行数据录入可以避免U盘拷贝等问题，节约时间。但对于用户来说，直接操作数据表造成信息不安全或者误操作数据。因此制作简单的登录、录入、窗体界面进行数据的交换较为可行，而且可以在表中设置数据不重复、输入掩码等，极大地方便了数据的录入和录入的准确性；在窗体中可以设置组合框、列表框等方便了数据输入条件的选择，可以说达到了事半功倍的效果。

(2)利用Access的查询管理数据。查询是Access强大功能的体现之一，学生姓名、班级、籍贯等都可以利用Access建立唯一关系，然后通过建立简单的查询查找出来，准确性高、速度快。更高层次的应用可以使用Sql语句实现较为复杂的查询，其数据源可以是表、查询、报表。在日常的学生管理中起着重要作用，是利用Access的主要途径之一。

(3)利用Access的报表输出数据。Access的报表提供了完善的打印功能，可以对报表进行修改、完善和美化。通过报表的预览功能和设计功能按照我们的需要进行编辑，同时带有函数功能可以进行数据汇总、查找(如Dcount)，方便了数据分析。

2.Access在学生成绩统计中的应用 各种类型的考试又是学校的核心工作之一，而且又是高考下的重要参考数据。所以考试成绩的统计应追求快速、准确、细致。对于整个学校来说，开发一套简单的Access管理系统具有非常积极的意义。在前面学生信息建立完整的基础上，根据考试次数按照数据表225个字段建立各个科目的考试次数(如语文1、语文2、语文3……)，将每次考试的数据存入数据库，方便调用。利用Avg、Sum、Max等内置函数进行平均值、求和、最高分提取，更大的优势体现在可以点击字段名直接进行降序或升序排列，避免了Excel的选择选区的过程；同时具备强大的数据处理能力，既安全又可靠。

3.Access各类报名中的应用 每年度的高考、学业水平考试等报名工作是学校的重重之重，容不得半点马虎和错误。对于每个人来说又极可能出错，尤其对于处理大量数据的教务人员来说更是难以避免。Access数据表能将此类错误降至最低。近几年由于高考压力增大，各地的移民考生愈加增多。对于国家的政策计划等的审核力度和难度也在加大。异地审核、加分审核、精准扶贫等都需要班主任或教务人员准确审核。在这个过程中可以将报名数据导入到Access中，利用Mid函数配合Where条件提取身份证号的籍贯信息进行对比，将不符合条件的学生提出。当然Excel也能够用此函数将籍贯提取，但不足之处在于对数据还要进行一次筛选操作，耽误时间的同时准确性也下降了。当然这只是其中的一例，诸如此类可以操作的问题很多，而且很有效。

总之，Access数据库具有简单易用、实用性强和方便维护等优势，对一名非专业数据库的管理人员来说，通过导入数据、建立查询、生成报表等功能即可满足日常工作的需要，因此用户不需要掌握太多的编程知识，极大地降低了入门门槛同时提高了工作效率。通过查询建立各种常用的报表，确保数据的准确和统计口径的灵活；使用窗体控件，可以将现成的数据批量输出。学校工作的核心问题需要“连续、完整、准确、及时、高效”的完成，同时为规范学校管理、优化教师队伍提供契机，有助于完善大数据时代下数据“采集—修改—上报—调用”的整体思路。熟练掌握Access基本操作对于学生学籍管理、成绩管理、信息审核等具有事半功倍的效果，让 Access数据库软件在新形势下的学校得到充分开发和利用。

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