高职院校教育科学研究项目档案管理探析

吴　薇

(杨凌职业技术学院 学报编辑部，陕西 杨凌 712100)



高职院校教育科学研究项目档案管理探析

吴薇

(杨凌职业技术学院 学报编辑部，陕西 杨凌 712100)

随着高职院校教育科学研究项目的日益增多，项目档案管理过程中存在着一系列问题，管理难度也更加明显。高职院校教育科学研究项目档案管理存在管理意识不强、制度不够完善、人员配备相对不足等问题，通过强化管理意识，完善档案管理制度，加强有效沟通，增加专职管理人员，改善硬件设备，改进管理方式等措施，以期提高教育科学研究项目档案管理水平和档案有效利用率。

高职院校；教育科学研究；档案管理

教育科学研究项目档案是参与研究人员进行项目科学研究活动的真实记录，它记载和反映了项目教育科学研究活动的全部过程和具体成果。教育科学研究项目档案对于高职院校具有重要意义，它不仅是项目教研人员的劳动成果和智慧结晶，也是教育科学研究管理的历史与经验的文件材料，更在一定程度上展示了高职院校的教育科学研究水平。由于高职院校教育科学研究项目档案形成的周期一般在两到三年，需要经过论证、立项、实施验收、推广等过程，因此，在加强项目资料收集并加以归类、组卷、整理、收集相关档案的一系列工作，是高职院校教研档案管理人员的重要工作。

教育科学研究项目档案归档内容包括项目档案和教育科学研究综合档案。其中，项目档案归档内容主要包括项目研究的申请立项阶段(申请书)、开题阶段(开题报告、课题论证材料、任务书等)、中期检查阶段(中期检查报告、阶段工作报告)、验收阶段(验收报告、研究报告、研究成果材料、鉴定会材料、验收评价意见等)、成果推广应用阶段(推广应用证明材料、成果鉴定意见、成果宣传报道材料、支撑材料等)、成果申报和奖励阶段(成果申报书、批文、获奖证书、专利申请书和证书等)的所有相关材料。教育科学研究综合档案主要包括上级有关部门科研工作的文件及学院的上报材料、学院教育科学研究工作的规章制度、请示、批复等，学院学术委员会成员名单，学院教育科学研究成果受奖情况，上级下达的科研计划、任务，学院上报的教育科学研究计划、总结，学院科研成果登记表及重大科研项目执行情况，学院评选先进科技工作的文件材料，学院召开教育科学研究专项会议的文件材料，学院组织开展的教育科学研究经验交流活动的文件材料，学院举办或承办的项目研讨活动的文件材料，学院有关教育科学研究活动的交往活动，外事活动的记录材料，学院编印或出版的教科研论文集以及反映学院教科研动态和成果的报纸、刊物等。

一、教育科学研究项目档案管理存在的问题

(一)管理意识不强，认识不足，档案材料收集不完整

项目管理工作人员的主观意识对于档案管理工作的合理、有序进行，以及提高档案管理部门的工作效率具有重要作用，对营造一个档案科学化管理的良好氛围有着重要作用。但是，由于受传统管理理念的影响，许多由中专转型的高职院校在日常运行中，将主要精力放在了提高教学质量和日常管理上面，学院领导、教育科学研究主管部门及参与教育科学研究项目研究人员等对于教育科学研究工作及其档案管理工作认识不足，重视不够，尤其是项目档案管理人员管理意识薄弱，在收集科研成果档案时只注重科研项目的结果性材料，诸如论文、著作等[1]73，而在科研项目实施过程中很少关注和收集。此外，有些教育科学研究人员将自己的科研成果视为个人所有，项目的论著、获奖证书和专利不愿意提供等因素，导致了归档档案不完整。

(二)管理制度不够完善，沟通协调不够

项目档案管理制度的主要作用就是为实践工作提供科学化的指导，在高职院校教育科学项目档案管理过程中，虽然有相关的规章制度作为管理工作的依据，相关的管理制度并不完善，大多参照和借鉴常规性档案管理办法，缺乏相应的科研档案管理制度、办法和实施细则，相关健全的监督体系。项目档案管理人员只能在口头上做一些说明、解释，而不能做硬性要求，监督力度非常小，没有相应的制约手段[2]6。此外，学院各相关部门之间、管理人员和教育科学研究人员之间缺乏研究的充分交流和探讨，导致存在着诸如档案管理混乱、档案流失等问题。

(三)管理人员配备相对不足，专业水平不高

由于受到传统档案管理观念的影响，在高职院校教育科学研究项目档案管理过程中，教育科学研究档案管理人员主体力量是兼职人员，加之随着教育科学研究项目的不断增加，相关项目资料的数量越来越多，造成档案资料常年积压、整理工作滞后、档案质量不高，难以进行有效建档。此外，大多兼职管理人员，没有受过档案管理的专业培训或指导，在项目管理方面，缺乏相关项目档案管理的专业知识，相关工作人员没有充足的时间和精力投入其中，这就造成了在资料的收集和整理过程中，没有及时对有关项目档案进行跟踪、收集整理、归档保管，导致在项目结束后，因为间隔时间太长，造成档案资料不健全以及内容缺失，项目资料建档速度滞后等现象。同时，在档案资料的科学化管理上，也存在许多问题，比如档案资料分类不清楚、档案编号不清以及资料不完整、顺序混乱等诸多乱象，对档案的后期查询以及有效利用、应用带来了非常大的不便。

(四)硬件设施不足，管理方式较为落后，档案利用范围较窄

档案管理的主要作用就是为科研工作提供有效的资料和信息查询，而管理方式陈旧落后，不能及时、有效、准确地发挥档案功能和应有价值。随着社会发展速度的加快，高职院校科研手段以及科研项目不断升级，相关的档案资料也不断增加。然而，高职院校相对来说办学起步较晚，家底薄，加之管理意识观念上的不重视，管理制度不健全，资金投入较少。在相关项目档案的管理方式上，项目管理的方式仍是传统的人工收集和整理档案资料的管理模式，只是项目资料堆积或简单整理、查询，这样的管理方式已经不能满足当前档案管理的实际需求，也容易出现档案的丢失和资料信息的泄漏，尤其是在档案信息的准确度上，存在检索速度慢，效率低下等现象，这就造成了在检索过程中存在诸多的问题。档案管理部门一般只将科研档案向从事项目研究的科研人员提供参考，未将成果应用于教学等环节，使科研成果利用价值范围比较窄。

二、加强教育科学研究项目档案管理工作的措施

(一)提高认识，强化管理意识

强化教育科学研究项目档案管理意识，高职院校应充分认识教育科学研究和项目档案管理的重要性，学院领导、职能部门、档案管理人员及学院教育工作者应增强教育科学研究和项目档案管理的意识。学校领导和教育科学研究主管部门要转变思想观念，把项目档案管理这项工作纳入议事日程，纳入职能部门的目标管理，把项目档案建设当作学校一项重大的基础性工作常抓不懈，营造一个档案科学化管理的良好氛围[3]84。学院各管理部门要积极协助、及时收集、补充完善项目档案管理内容。档案管理工作人员要及时改变传统落后的管理观念，努力提高其在管理过程中的主动性，才能从根本上改变高职院校教育科学研究项目档案管理工作中存在的问题。如对研究项目时间长、资料多等特点，采取相应措施，然后对资料进行阶段性整理，以保证不会因为长时间的搁置而造成资料的遗失。

(二)完善档案管理制度，加强有效沟通

高职院校教育科学研究项目档案管理工作中完善的教育科学研究档案管理制度是重要基础，是学院教育科学研究管理的重要部分。学校相关部门应结合自身的实际情况，制定和完善实用性较强的相关规章制度，对项目档案的收集、整理、利用、保管、鉴定等做出明确规定。另外，还应明确档案管理的职责和分工，对相关人员，如学院科研主管部门的管理人员、各分院负责管理人员和项目负责人，分别建立项目档案规定职责，制定归档范围，形成明确的管理工作机制，从而加强管理岗位责任制，提高工作人员责任感，以指导相关管理人员的操作，建立合理流程，提高工作效率。此外，还要加强科研部门与档案管理部门之间，档案管理人员与高职院校教育科学研究项目组之间的有效沟通，充分协作，在保持对其科研项目密切关注的同时，要随时跟进资料的收集和整理工作，以保证相关资料的完整和清晰。真正做到教育科学研究档案的形成、管理与教育科学研究项目的立项、中期检查、结题验收、成果鉴定的全部过程同步进行，使教育科学研究项目档案具有客观性、真实性、系统性、连续性和完整性，确保科研档案的利用价值[1]74。

(三)增加专职管理人员，提高档案管理水平

高职院校可根据相关档案管理部门的实际情况，加大人力投入，引进高素质的专业人才，并提供一些档案培训、外出学习、经验交流的机会，对从事项目档案管理工作人员进行有针对性、有侧重点的专业培训，提高档案管理意识，提高专业素质，提高档案管理过程中的综合管理水平。工作人员要履行档案管理岗位职责，认真负责，熟悉项目文件要求及项目研究周期，及时与项目组多沟通，了解项目研究进展情况，及时更新项目档案内容。在工作过程中，自身也要不断加强学习，在实际档案管理操作中，总结经验，以拓展自身的知识面，提高自身的业务能力。

(四)改善硬件设备，改进管理方式，提高项目档案有效利用率

高职院校应加大经费投入，增加相关的档案管理设备。在硬件设施方面逐步建立起功能多、综合性强、覆盖面广的教育科学研究项目档案管理信息资源网络，加快实施项目档案信息化建设。项目档案管理方式要及时更新，工作人员可以充分利用信息技术，及时把每个项目档案材料规范化的录入电脑信息库中，按步骤、有程序地进行档案分类归档工作，并对录入的项目档案信息进行及时的更新和维护。在管理方式的改进过程中，要引进先进的管理经验，采取科学合理的管理方式，对档案检索中存在的各种问题，采用具有针对性的改进措施。如档案整理过程中，根据资料的不同特点以及不同用途，编辑文档，进行分门别类，精确编辑，规范整理，并在这一过程中，保证资料的完整性和层次性。并针对这些资料进行登记入档，以方便查询、管理。以提高档案管理工作的标准化管理，提高管理质量和工作效率。

三、对教育科学研究项目档案管理的思考

总而言之，教育科学研究工作对高职院校的内涵建设、办学模式改革、教师专业发展、提高教育教学质量和增强学校核心竞争力，有着重要的现实意义。高职院校教育科学研究项目是相关工作人员的研究探索的结晶，是其智慧的体现，而相关的档案资料是对研究人员劳动成果的总结，对进一步提升人才培养质量，完善教育教学工作，深化高等教育改革具有重要意义，同时，这些资料对于将来研究的深入以及服务社会，都有重要作用[3]85。因此，在高职院校教育科学研究项目档案的管理过程中，要健全责任制度，制定完善的措施，以保证项目档案管理相关工作的顺利开展。

[1] 王浩. 高职产学研结合中的科研成果档案管理研究[J]. 新疆职业教育研究，2011(3).

[2] 夏涛. 高校科研档案管理存在的问题及对策[J]. 云南档案,2008(09).

[3] 吴薇. 高职院校教育科学研究的现状与对策[J]. 北京农业职业学院学报,2015(02).

[责任编辑袁培尧]

Analysis of College Education Scientific Research Project Archives Management in Higher Vocational Colleges

WU Wei

(YanglingVocationalandTechnicalCollege,Yangling712100,China)

With the increasing of the educational scientific research projects in higher vocational colleges, there are a series of problems in the process of project file management, and the management difficulty is more obvious. The archive management of higher vocational college’s education scientific research project problems was analyzed, and measures were put forward: strengthening management awareness, improving the archives management system, strengthening communication, increasing full-time management personnel, improving the hardware facilities and improving management measures in order to provide high education scientific research project management level of archives and archival utilization rate.

education of higher vocational colleges; scientific research; archives management

2015-12-28

2014年杨凌职业技术学院人文社科类研究基金项目“高职院校青年教师教科研能力培养的研究”(项目编号：GJ1412)

吴薇(1982- )，女，陕西西安人，杨凌职业技术学院助理研究员，教育学硕士，主要从事高职教育和编辑学研究。

G271

A

1671-8127(2016)04-0142-03