浅论地质单位人事档案管理存在的问题及其对策

万小琴

【摘要】在事企并轨的过程中，人事档案搜集和保存工作暴露出诸多问题。例如人事资料缺乏完整性、人事档案管理手段欠妥、档案管理方式相对滞后等不良现象。笔者供职于陕西地质单位多年，结合个人工作经验对人事档案的管理提出了建设性意见，希望最终能够将人事档案价值发挥到最佳，为单位的人才选拔方面提供较强保障。

【关键词】地质单位；人事档案管理；问题及对策

人事档案主要是对单位工作人员在不同阶段的个人情况进行记录，单位能够依据个人资料显示，对员工个人基本情况有所掌握。人事档案反映了员工个人成长状况以及工作经历等，是单位进行人才选拨的重要参考依据。随着社会经济的快速发展，地勘单位借着改革的东风丰富员工选拔方式，人事档案不足之处由此体现。人事档案管理资料搜集缺乏完整性，档案管理方式滞后等，基于此，管理人员反思应该怎样提升人事档案的管理工作，让其符合社会发展和时代变迁的形势，更好地为企业服务。笔者供职于野外地质单位，主要负责人事档案管理工作。对于应该如何提高人事档案管理工作效率进行了深入分析和思考，希望通过对工作经验总结，加之宏观上我国人事档案管理工作存在的问题，能够与同行增强交流，促进我国的人事档案管理工作走向规范化、合理化。

一、目前地质单位人事档案管理弊端

（一）人事档案资料尚未齐全，缺乏完整性。通常来说，地质单位涉及各项事务人员众多，日常工作中，人事档案管理人员未能将人事档案材料及时归档，为日后人事档案的查阅带来不便。另外，人事档案资料随意堆放，使人事档案归档工作无法有序及时地完成，这也是档案资料完整性无法保证的原因之一。

（二）人事档案管理卷宗管理规范性差。人事档案卷宗管理质量规范，提升管理质量是人事档案管理工作得以高效实用的重要前提。其规范性差表现在以下几个方面：首先，人事档案信息资料填写有差异。其次，人事档案资料保存分类有误，有价值的档案资料没有及时保存。

（三）人事档案管理方式相对滞后，工作效率低。人事档案管理工作应该由专业档案管理人员担任，对资料信息完整度和规范性进行严格把关。

二、人事档案管理工作解决对策

（一）人事档案材料管理制度的加强。人事档案管理工作的首要前提条件就是制定与单位发展相适应的管理制度，将人事档案资料的管理推向制度化。入档资料要遵循一定的规律便于单位管理者对人事档案信息的查阅和审核。

（二）人事档案材料收集归档工作日趋规范。地质单位的人事档案整理，是档案建设工作的前提条件之一。档案整理工作主要是将单位职工的材料进行搜集，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并不断对人事档案内容进行补充的工作。

1.材料审查更加规范。政审材料、涉纪涉法材料等，都是成套资料，不可短缺；每份归档材料，必须完整。对头尾不清、 来源和时间不明的材料，应该进行仔细核查后再对其进行归档。尤其加强干部人事档案中的“三龄二历一身份”专项审核，积极完善档案材料，并进行组织认定。如果搜集的人事档案资料缺乏明确性，不能归档。要仔细核对名字、 出生年月、 参加工作时间、 本人签名、 组织盖章等。凡手续不完备的档案材料， 须补办完手续后再归档； 发现档案中缺少的有关材料， 要及时进行登记并收集补充。

2.人事信息资料更加规范。应该根据相关部门对人事档案的管理工作加以完成，对人事档案资料进行明确分类，针对不同的档案资料，根据一定的顺序对其进行排列。

3.材料组卷更加规范。单位人事档案通常采用统一规格纸张进行印刷使用，用于办公用途的纸张会在纸边留出一定宽度的装订线，文字书写工具要严格要求。

（三）人事档案管理中信息技术的应用。人事档案管理工作应该跟随时代步伐对传统管理方式进行改进，信息技术的应用能够对人事档案进行更加快速地分类，量化工作人员工作的详细情况，实现信息技术在人事档案管理中的有效价值。信息技术的应用还可以保证相关数据资料的准确和完整，对于管理人員工作质量提升有明显帮助。应该将建设档案系统作为管理工作完善的核心，对于部分资料可以在单位内部进行传播，实现资源的共享，使得工作效率能够进一步加强。例如完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，提高行政效率。

（四）档案管理人员综合素质的提升。人事档案管理人员是管理工作的主要实施者，做好人事档案管理工作必须要提升个人综合素质，适应时代发展。另外，单位应该组织管理人员定期参加业务知识培训，使综合能力得以提升，关注他们的工作动态，在适宜时机通过有效措施增强工作积极性，发挥其创新精神，实现自我价值和社会价值的统一。

三、结语

地勘单位是我国经济发展重要的组成部分，随着改革开放的不断深入，企事业单位体制改革也在不断深化。新时期下，单位人员流动性加大，人事档案管理工作重要性日渐凸显，所以，人事档案知识的培训与相关改革措施的不断推进，使得人事档案管理系统的建设已经提上日程，在未来的发展中将会发挥不可预估的作用。

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