浅谈水利工程设计单位科技文件管理要求

李琳

浅谈水利工程设计单位科技文件管理要求

李琳

水利工程档案工作贯穿于水利工程建设程序的各个阶段，产生于多方参建单位。其中设计单位的科技档案管理工作是水利工程项目档案管理中重要的组成部分，所有的科技档案凝聚着设计人员的智慧和心血，设计单位要注重设计科技文件的收集、整理和归档工作，保证科技档案的完整、准确、系统和安全。

水利工程 设计科技文件 管理 要求

水利工程是我国重要的基础设施和基础产业，是一项复杂的综合性工程，具有参建单位多、涉及专业多、施工程序复杂以及工程质量影响因素多等特点。水利工程档案是水利工程建设与管理工作的重要组成部分，产生于建设单位、勘察设计单位、监理单位以及施工单位等多方参建单位，是工程管理、竣工验收、运行与维护不可缺少的重要条件。

水利工程设计文件是随着工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理以及验收等工程建设逐渐形成的，这些项目文件一旦形成，其完整性、准确性、系统性就已经客观存在了，要保持这种客观性，从工程项目提出建设开始，就要注意文件材料的形成、积累工作，同时有效防止文件材料的散失，确保档案资料的完整和安全。然后对这些信息材料进行有条理的整理，形成水利工程设计科技档案，从而实现对水利工程相关信息的科学掌握。

1 水利工程设计科技档案工作的意义

水利工程设计科技档案是在水利工程项目建设活动中直接形成的，经过鉴定整理并归档的，具有保存价值的文字、图纸、图表以及声像等形式的科技文件材料，是最真实的原始的记录,是对客观事实的具体反映。档案记录的信息真实地反映着客观事实，为水利工程的具体实施提供了可靠的科学依据。科技档案不仅可以为工程的进行提供具有实践意义和指导意义的数据记录，而且对企业的发展也具有重要的作用，水利工程企业的每一份科技档案都是企业经验的积累和文化的积淀。在这些科技档案中，蕴含着企业工作的经验和问题，在日后的工程中，企业可以继续积累经验，吸取教训，为工程的进行打下一个良好的基础，并可以使科技档案更加丰富。由此看来，做好水利工程设计科技档案工作是相当重要的。

2 设计单位科技文件管理要求

2.1 科技文件管理职责与要求

在工程项目科技文件的管理过程中，设计单位首先要将项目科技文件的管理列入项目计划和相关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并制定相应的检查、控制及考核措施。完成职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工同步进行，确保项目档案的完整、准确和系统。

设计科技文件应符合国家、水利行业有关工程建设法规、工程勘测设计技术规程、标准和合同的要求；设计依据的基本资料应完整、准确、可靠和设计论证充分，计算成果可靠；设计文件的深度应满足相应设计阶段有关规定要求，设计质量必须满足工程质量、安全需要并符合设计规范的要求。

2.2 设计科技文件的形成和积累

设计科技文件形成者应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式形成设计文件，办理完毕、有保存价值的文件应及时交本部门或项目负责人保管。设计单位各部门及工程项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

2.3 设计科技文件的收集和整理

设计科技文件遵循 “谁形成、谁收集、谁整理”的原则，设计单位各部门或工程项目负责人应依据不同项目设计文件的形成特点，区别不同情况，制定相应的收集办法，以保证档案的完整性。工程项目归档人员负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责；设计单位各部门及工程项目负责人对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。

2.3.1 归档科技文件材料的整理

（1）科技文件案卷封面、签署页等按照单位管理体系文件格式要求，采用统一的科技文件格式。

（2）签署页和图签内署名签字必须齐全 （包括署名、年、月、日）。

（3）科技文件材料要求从文件正文开始编写页码，已有页号的文件可不重新编写页号。

（4）科技文件胶装，装订前去除文件材料上的金属物和塑料制品，破损的应修复。

2.3.2 图纸的整理

透明图纸要求没有折痕、破损，线轧图边。蓝图图纸幅面大小不一，一般采用折叠的方法保存，每套图纸都要附相应的图纸目录。蓝图折叠具体要求为：

（1）折叠时图面朝里，减少对图样的磨损，避免在重要的图样处有折痕。

（2）不装订成册的图纸折叠成A4的规格，标题栏露在外面。

（3）装订成册的图纸折叠成A3的规格，标题栏露在外面，装订时要在装订处加一定数量的充垫纸板，达到装订的平整和保护图纸的作用。加装封面封底，图册厚度不超过23 mm。

2.3.3 电子文件的收集和整理

设计单位在管理纸质档案的同时，要做好电子档案的收集和整理，需要注意以下几点原则：

（1）应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

（2）应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据以及检测数据等要求以及保证归档电子文件的质量。

（3）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形成的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

（4）具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

2.4 设计科技文件的归档

根据设计单位档案管理部门相关规定，应当立卷归档的科技文件材料由科技文件形成部门或工程项目负责人收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案管理部门集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。

归档时由归档人准确填写科技文件归档清册，档案接收人员按照归档清册对归档文件的质量和数量逐一进行核对验收，验收核对无误后，双方在归档清册上签字，对不符合案卷质量要求的，不予接收。科技文件的形成部门或工程项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。

3 设计科技档案在管理过程中应该注意的几点问题

3.1 正确区分科技档案与科技资料

科技档案与科技资料同本单位科技、生产活动的关系不同，正确区分二者的关系，不仅有利于本单位科技档案的收集、保管与保密，也有利于加强对相关科技资料的收集与管理。要正确区分科技档案与科技资料，主要从下列几方面进行区分：

（1）来源：科技档案主要是本工程建设过程中产生的，经过鉴定、整理并归档的科技文件材料。科技资料是通过交流、复制和购买而得到的。

（2）整理和管理方法：在整理时科技档案要求遵循自然形成规律，保持材料之间的有机联系和成套性，科技资料的材料之间没有有机联系的管理要求。

（3）作用：科技档案具有工作考查和历史凭证作用，而科技资料仅具有一定的参考作用，不能起查考和凭证作用。科技档案是原始的第一手材料，损失后无法弥补，而科技资料是复制来的资料，损失后尚可收集复制。

3.2 加强利用信息化手段对档案的管理

档案工作是水利工程整个生命周期中各个专业技术部门工作的真实记录，通过信息化建设加强对档案全生命周期的管理是档案管理工作的重要内容，水利工程设计单位档案信息化建设应加强以下几个方面：

（1）档案信息化应坚持技术与管理并重，与企业信息化协调和同步的原则。企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

（2）档案管理软件的配置要满足实际工作需要，并适应信息化建设发展需要。

（3）各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生产非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。

（4）档案部门根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。

（5）做好档案数据库的安全管理与备份，涉密档案管理系统与互联网物理断开。

4 结语

水利工程设计科技档案是水利设计单位形成的直接成果，它凝聚着设计人员的智慧和心血，是水利工程项目档案的重要组成部分，是水利现代化建设发展的重要依据和信息资源。文件质量是关键，积累是基础，要有专人对档案工作进行通盘考虑和统筹规划，遵循工程建设和档案形成的规律，坚持档案工作与工程建设同步管理，保证归档文件的 “完整、准确、系统、安全”。

[1]丁红娟,王平,黄水清.加强水利工程勘测设计科技档案管理的思考.水利规划与设计,2011（1）：48-50，78.

[2]水利部办公厅.水利档案工作指南 [M].北京：国防工业出版社，2012.

李 琳 女 馆员 中水北方勘测设计研究有限责任公司天津 300222

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（2016-03-18）