国家水资源监控能力建设项目办公室档案管理

金喜来，刘圆圆，陆 旭

（1. 水利部水文局，北京 100053；2. 水利部南水北调规划设计管理局，北京 100038）



国家水资源监控能力建设项目办公室档案管理

金喜来1，刘圆圆1，陆 旭2

（1. 水利部水文局，北京 100053；2. 水利部南水北调规划设计管理局，北京 100038）

摘 要：简要介绍国家水资源监控能力建设项目—水利部水资源项目办的档案管理情况，分别从项目背景、档案管理制度建设、组织机构人员情况、档案收集整理情况和档案利用情况等方面，对档案管理过程进行阐述，并对档案管理的特点与经验进行简要回顾。在遵守水利、电子信息化项目档案管理相关规定的前提下，要依据项目管理的特点，以方便管理和查阅为原则，注重顶层设计，利用信息化管理等手段，做到项目档案与项目建设同步，以及档案利用工作。

关键词：国家水资源监控能力建设项目；项目办公室；档案管理；项目管理

0 引言

档案管理是一门学科，但在实际档案管理工作中常会遇到档案管理相关规范不能完全覆盖的一些实际问题。国家水资源监控能力建设项目（以下简称项目）是信息化工程项目，是水利部的重要信息化工程项目。在档案管理方面，必须既要遵循水利工程科技档案管理相关规范，又要兼顾国家电子政务工程项目档案管理的相关规定，还要考虑项目管理本身的特点。分析国家水资源监控能力建设项目档案管理的全过程，可为类似项目档案管理提供参考。

1 项目基本情况

1.1 项目建设背景

2011 年中央一号文件《关于加快水利改革发展的决定》（中发 [2011] 1 号）第 1 次提出实行最严格的水资源管理制度，把严格水资源管理作为加快转变经济发展方式的战略举措。实行最严格水资源管理制度的关键是围绕水资源配置、节约和保护，确立水资源管理 3 条红线，建立水资源管理责任制和考核制度，确保水资源管理目标的实现。为此，水利部提出自 2012 年起，利用 3 年左右时间，开展国家水资源监控能力项目建设，初步形成与实行最严格水资源管理制度近期目标相适应的国家水资源监控能力，为支撑水资源管理定量考核工作奠定基础[1]。基本建立与用水总量控制、用水效率控制和水功能区限制纳污相适应的重要取水户，重要水功能区和主要省界断面三大监控体系，基本建立国家水资源管理系统框架，初步形成与实行最严格水资源管理制度相适应的水资源监控能力，逐步增强支撑水资源定量管理和“三条红线”监督考核的能力。

本项目涉及全国七大流域和 31 个省（自治区、直辖市）及新疆生产建设兵团，点多面广，为切实完成项目建设工作任务，保障项目建设工作的有序进行，有必要成立专门的组织机构组织实施该项目建设管理工作。

1.2 项目管理背景

为做好国家水资源监控能力建设项目的项目组织与管理工作，根据《关于组建国家水资源监控能力建设项目办公室的通知》（水人事 [2012] 42 号）文件精神，加快实施国家水资源监控能力建设项目，依托水利部水文局（水利信息中心）组建了国家水资源监控能力建设项目办公室（以下简称“部项目办”）。主要职责如下：负责国家水资源监控能力项目建设工作；对项目技术工作和中央级、流域级和省级三级系统间集成负总责；负责项目的质量控制、进度管理、监督检查；负责中央项目的合同、财务、档案管理等工作；负责仪器设备、平台软件的集中选型和价格谈判，组织通用软件的开发；组织开展技术咨询、方案论证、阶段检查、成果验收及人员技术培训工作等[2]。其中，档案管理工作是部项目办的一项重要基础工作。

2 档案管理工作情况

2.1 档案管理工作依据

按照水利部档案管理有关规定，水利信息化工程项目档案管理适用于科学技术档案管理规定，因此，从制定办法开始，主要参照了《水利科学技术档案管理规定》的有关要求，主要依据如下：水利部《水利科学技术档案管理规定》；国家档案局、国家发改委《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》；《国家水资源监控能力建设项目办公室档案管理办法》（水资源办 [2012] 18 号）

2.2 档案管理制度、组织机构与设施

国家水资源监控能力建设项目办公室档案管理是项目建设与管理的重要组成部分，项目办高度重视档案管理工作，将档案工作纳入整体工作计划。在部项目办成立之初，主要开展了以下工作：

1）建设档案管理规章制度。为了能使档案管理工作有章可循，有制可依，参考国家相关法律法规，并邀请多位档案行业的专家召开档案咨询会，征求意见，反复修改，于 2012 年 9 月出台了《国家水资源监控能力建设项目办公室档案管理办法》（水资源办 [2012] 18 号），为项目档案管理提供了依据。

2）明确管理部门和人员。在部项目办成立之初，明确部项目办综合处是部项目办档案管理部门，负责部项目办的档案管理工作。部项目办安排了专职、兼职档案管理人员各 1 名，切实做到文件资料专人专管、随到随归，使档案管理工作职责明确、有条不紊。

3）实现实体档案与数字档案双重管理。规范的实体档案管理是项目档案管理的基础，利用网络与信息技术提高档案管理与服务水平是部项目办档案工作的亮点。部项目办在档案管理中，委托有关单位开发了档案管理系统，实现实体档案与数字档案的双重管理，实体档案是项目监察审计的根本依据，按照管理办法和编号规则进行整理、归档；数字档案作为项目管理人员日常工作中查询、借阅工具，极大方便了档案利用，提高了工作效率。

4）完善档案管理基础设备。整理出档案室，购入档案柜、档案盒、档案袋、档案专用钉书钉和扫描仪等办公设备，确保档案管理工作的正常开展。

2.3 档案文档收集、整理情况

部项目办在 3 年多的项目建设过程中，按照档案管理与项目管理同步的基本原则，始终将档案管理作为项目管理的一项重要工作，具体完成的工作如下：

1）及时整理，确保档案完整。由于项目办公室人员流动性大，不能完全实行“谁经办、谁收集”的原则，只能由档案管理人员及时将分散在各工作人员手中已办结的文件或业务资料收集齐全，并分类存放。在档案收集过程中，保持了文件资料的相互联系、衔接有序、内容完整、真实有效；确保文件资料数量准确，字迹、印章清晰，正文、附件齐全。

2）分年度验收，确保档案质量。在每年对预算项目管理验收之前，首先开展档案自检，在对自检发现问题全部整改后，邀请水利部办公厅档案管理专家对项目管理的档案进行专项检查，再次对发现的问题进行整改，保障档案管理的规范管理，同时也为预算项目验收提供依据。

3）认真细致，确保实体档案管理规范。在档案管理专家的建议下，项目办结合自身实际拟定了详细的“档案编号规则”，对档案管理工作每个环节进行详细的操作说明。部项目办档案分为综合类、建管类、技术类和监理类等 4 类。每类按文件材料内容组卷，文件材料编号、编页、录入、装盒、上架，能保证流程清晰，操作规范，材料完整。系统科学的流程和精准细致的环节使档案管理工作操作更加便捷，服务更加完善。

4）科学系统，做好电子档案信息化管理。将电子文件产生的整个过程通过系统较为规范、科学地记录和保存下来，实现电子文件的即时归档，对实现电子文件的规范化、便利化、科学化管理有重要意义。部项目办针对办公自动化产生电子文件的特点，组织做好档案管理系统和 OA 办公系统的对接工作，实现从办公系统一键归档。在日常档案管理工作中，实现将多页 PDF 文档合并以提高档案利用效率，将彩色电子文档改为黑白电子文档以更好地利用存储空间，采用 PS 技术处理图片以提高电子文档质量。

5）注重安全，做好档案存储保管工作。对于实体档案，“十防”工作要求做到抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光。部项目办在日常档案管理中做到定期除尘，及时通风；下班时、节假日前都做好检查工作。对于电子档案，部项目办将档案服务器设在信息中心机房，保障服务器的稳定安全运行，并且对档案数据库，实行每月备份到光盘，以保障数据不会大量丢失。

6）提高效率，做好档案利用服务工作。部项目办对实体档案实行现场阅览制度，用后及时收回，及时入库，确保档案不丢失、无损毁。强调档案信息系统的使用，除非必要，尽量借阅电子档案，按照工作性质和档案利用对象分配权限，用户可以在网上进行档案目录和内容的浏览、打印或下载，部项目办根据实际情况，对没有权限的部分实行申请和审批制度。在日常档案管理中，部项目办注重涉密档案的管理工作，实行涉密档案不上网，由专人单独保存的制度。

7）提升能力，做好档案培训学习工作。部项目办先后举办档案管理人员操作培训 2 次，档案管理规章制度学习 2 次，办公室内部档案管理系统培训1 次，并组织对外交流学习，在实践中进一步夯实档案理论知识，提高档案管理操作水准。

3 档案归档及利用情况

部项目办目前存有 200 余卷档案，大部分档案实现数字化，另有其它各类资料 90 余份。

档案利用是档案管理的重要内容之一，一方面，为项目建设管理人员提供查阅服务；另一方面，为项目审计人员提供监察审计服务。项目管理人员查阅以电子档案为主，在项目建设过程中，建设管理人员需要了解与掌握有关事项办理情况与结果，从办公系统统一登陆入口，登陆档案管理系统后，即可查阅权限管理范围内所有事项的办理情况与结果，如果需要了解权限外事项的办理情况，可从档案借阅系统内提出申请，申请通过批复后，即有权限调出相关档案。审计人员查阅以实体档案为主，在历次审计过程中，先通过电子档案查阅，然后根据工作需要提供相应实体档案，为审计人员提供依据。据统计，到目前为止，通过网络查阅档案目录 1 005 人次，查阅内容 800 人次，实体档案查阅约 100 人次。

4 档案完整性保障措施

档案归档及时、完整、准确、系统是档案管理的主要内容，项目档案管理以公文管理系统文件起草为统一入口，实现全过程跟踪，将一套材料收齐后归档。

部项目办收发文均通过办公系统运转，通过办公系统与档案系统的无缝对接，所有收发文在办公系统流转完成后，通过一键归档，均自动导入档案管理系统。在进入档案管理系统后，档案管理人员会根据文件的类别，跟踪文件的办理结果，与该文件一起存档。比如一份会议通知，档案管理人员按照通知内容要求，在会议办结后，收集会议的签到表、领导讲话、达成成果等一系列材料，与会议通知和流转过程文件一起组成一卷材料，按照档案管理要求存档。

通过自检与总结，项目档案管理已经能够满足国家水资源监控能力建设项目建设与管理的需要，完成了既定的档案管理工作任务，实现了档案管理与项目建设的同步进行，达到了项目档案管理完整、准确、系统和安全要求。

按照《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办 [2008] 366 号）要求，依据《水利工程建设项目档案验收评分标准》开展了自评工作。自评工作结果如下：项目档案整理情况满足档案专项验收标准，档案完整、准确、系统，符合要求，自评达到 98 分，已具备验收条件。

5 档案管理特色

档案分类是每个项目档案管理最基础的工作，档案分类决定了项目档案管理的规范与条理性，相当于档案管理的神经系统。

依据国家档案局、发展与改革委员会《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》的文件归档范围和保管期限表，部项目办档案基本延续了分类规则，即分为项目管理、立项阶段、设计阶段、实施阶段、监理、设备、财务、验收等文件及系统软件 8 大类，每大类下又分为 10 余个小类，根据该分类，制定了档案编号规则，共 3 段，其中第 2 段为分类号。

看似非常规范的编号规则，但实际使用起来，由于大类加小类分类号达 100 多项，无论是分类还是查阅利用过程，要对照分类表才能知道该文件属于哪一类。发现该问题后，通过与档案管理专家讨论，换一个角度考虑分类问题，即从文件的形成单位入手，根据目前部项目办设立的综合、技术、建管 3 个处，加上监理公司，将所有文件根据各处职责分为综合、建管、技术、监理和其它等 5 大类，将编号规则第 2 段改为 1—综合类、2—建管类、3—技术类、4—监理类和 5—其它类，简单明了，给编号和利用带来极大便利。

6 结语

建设项目档案记录了项目管理的全过程，对于项目的总结验收、下阶段项目建设与后期管理维护、其它建设项目经验借鉴非常重要，作为项目建设单位一定要做到文件材料归档与工程建设的同步管理，特别是建设单位是临时机构的，人员流动相对较大的，及时收集材料显得尤为重要。否则，待项目验收后再收集材料，将会费时费力，更有可能造成一些应归档文件材料的缺失。要达到工程档案的“完整、准确和系统”，项目管理单位必须做好以下几个方面的工作：

1）注重档案管理顶层设计。档案管理要贯穿项目建设的整个过程，并且是日积月累由零散材料形成的系列档案，因此，在项目建设前期工作阶段，要将项目档案的管理体系做系统、科学，适应项目管理体系的顶层设计，包括制定档案管理办法、保管期限，编制整理规则，明确管理机构、职责与具体整理方法，特别对于类似国家水资源监控能力建设项目管理体制的项目，由多个项目法人，120 多家单位共同实施的项目，顶层设计是非常必要的。否则，到项目开工建设时再制定管理办法，甚至到项目验收时有些问题还没有明确，会导致各单位整理方法不一、分类混乱等诸多问题，增加项目档案管理的难度与工作量，给项目验收制造许多障碍。

2）重视档案管理工作。项目建设管理单位要高度重视档案管理工作，为档案管理创造必要条件。首先要指派档案管理人员，档案工作专业性较强，有条件的项目要请专业的档案管理人员，确实没有条件的，要指定特定的技术人员，但要在专业的档案管理人员的指导下，开展档案管理工作；其次是要有档案管理设施与设备，有专门的档案室，配备专用的计算机，印制专用的档案盒，购置专用的打孔与装订设备等，不仅能使档案收集整理满足规范与安全的要求，还能提高档案管理人员的工作效率，保障档案工作的顺利开展；另外，单位内部各部门的技术（管理）人员和项目承建单位要与档案管理人员密切配合，各部门人员在工作每完成一个阶段后，要及时整理相关文档，交档案管理人员归档，并配合完成整理归档工作。

3）重视档案信息化管理。利用信息化手段，将档案数字化保存，将极大方便档案的后续利用及管理工作，特别是档案系统与办公系统的无缝对接，可以实现公文流转与档案管理一体化，利用互联网即可实现异地办公，提高工作效率。

参考文献：

[1] 胡四一. 加快国家水资源监控能力项目建设[J]. 水利信息化，2013 (6): 1-4.

[2] 蔡阳. 国家水资源监控能力建设项目及其进展[J]. 水利信息化，2013 (6): 5-10.

File Management of National Water Resources Monitoring and Controlling Ability Construction Project Office

JIN Xilai1, LIU Yuanyuan1, LU Xu2
(1. Hydrological Bureau, the Ministry of Water Resources, Beijing 100053, China；2. Design and Administration Bureau of South to North Water Transfer Planning, the Ministry of Water Resources, Beijing 100038, China)

Abstract:This article briefly introduces the situation of national water resources monitoring capacity-buildingprojects - water resources projects of Ministry of water resources office, expounds on the characteristics and experience of archives management process in brief review from the background of the project, archives management system construction, the organization personnel archives, and archival collection and utilization situation respectively. In accordance with the water conservancy project, electronic information project archives management regulations, according to the principle of characteristics of project management, to facilitate the management and inspection, it pays attention to the top-level design, the use of information management and other means, so makes sure the project files and project construction synchronous, and archives utilization work.

Key words:national water resources monitoring and controlling ability construction project; project office; file management; project management

中图分类号：TV213

文献标识码：A

文章编号：1674-9405(2016)02-0007-05

收稿日期：2015-12-03

作者简介：金喜来（1972-），男，吉林白城人，本科，主要从事水利信息化相关工作。