Excel函数在学生日常管理中的应用

黄宗正

摘要：随着学生资料逐步电子化，班主任在整理资料中都会遇到很多头痛问题，填写学生信息表时经常出现错误，如身份证输入错误、出生日期与身份证不符、计算学生年龄不准确、户籍性质不规范等。该文重点介绍了vlookup、mid、countif、Indirect等4个Excel2013函数的使用方法，正确合理使用这些函数，对学生信息进行分析和提取，能大幅减轻学生管理工作中资料整理的压力。通过近三年的实践发现，开学初对班主任进行Excel2013函数培训，能极大提高工作效率。

关键词：Excel2013；函数；信息提取；vlookup；mid；countif

中图分类号：TP399 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）02-0105-02

Abstract： With the gradual electronic data of students， the class teacher will have a lot of headaches in the sorting of information， when fill in student information representation often errors， such as identity card input error， date of birth and identity card does not match， calculate the age of the students is not accurate， the household registration is not standardized. This paper mainly introduces four Excel2013 functions： vlookup，mid，countif，indirect.Correct and rational use of these functions， the analysis and extraction of student information， can greatly reduce the pressure on the students' management work. Through nearly three years of practice found that the beginning of the class of the class teacher in charge of Excel2013 function training， can greatly improve the work efficiency.

Key words： Excel2013； function； information extraction； vlookup； mid； countif

利用电子表格Excel2013对学生数据进行分析统计等工作，能极大提高工作效率，一定程度上实现办公自动化。在excel2013中利用函数可以对学生的数据核对、统计满足某条件的人数，从身份证号码中提取出生日期，判断学生年龄等非常方便。

1 用vlookup函数从学生基本信息表中提取身份证号码

Vlookup是一个纵向查找函数，可以根据查找值在某一区域内查到匹配值，其语法为：VLOOKUP（查找值，区域，列序号，逻辑值）。

“查找值”：为需要在数组第一列中查找的数值，它可以是数值、引用或文字符串。

“区域”：数组所在的区域，如“B2：E10”，也可以使用对区域或区域名称的引用，

“列序号”：即希望区域（数组）中待返回的匹配值的列序号，

“逻辑值”：为TRUE或FALSE。它指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。

例如，现在要根据图1的学生信息表中的提取某几个学生的身份证号，一般我们都是看到姓名在复制信息表中的身份证号码到相应位置，很容易出错。但是使用vlookup函数，不但速度快，而且可以避免出错，具体做法：在C2列输入=vlookup（B2，学生基本信息！B1：C9，2，0），回车即出现B2内姓名钟才望的身份证号码，下拉即出现相应B列相应姓名所对应的身份证号码。

有时候根据身份证查找出来的值不准确或者查找不到，查找的条件最好是区域的第一列，并对姓名进行排序能有效避免这些错误。

2 利用mid和text函数从身份证号码中提取出生日期并计算年龄

我们知道学生身份证后，通常还要填写出生日期，年龄等信息，这些信息可以按如下步骤进行提取。

2.1 提取出生日期

知道身份证号码就可以从中提取相应的信息，需要用到MID函数和text函数。例如上图要知道钟才望的出生日期，只要在D2中输入=TEXT（MID（C2，7，4）&"-"&MID（C2，11，2）&"-"&MID（C2，13，2），"YYYY-MM-DD"），就可以得到，其余的下拉即可。

MID函数主要功能：从一个文本字符串的指定位置开始，截取指定数目的字符。

使用格式：MID（text，start_num，num_chars）

参数说明：text代表一个文本字符串；start_num表示指定的起始位置；num_chars表示要截取的数目。

图3 中MID（C2，7，4）的作用就是从C2中的身份证号码中提取4位1999。

TEXT函数的作用是将数值转换为按指定数字格式表示的文本。

语法格式为TEXT（value，format_text） ，其中Value 为数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用。如本例中的 Format_text 为“YYYY-MM-DD”，所以把C2中的1999，05，02提取出来后，按YYYY-MM-DD格式显示出来：1995-05-02。

2.2 利用提出的出生日期判断学生年龄

将“年龄”所在的E列格式按照格式->单元格->数字->自定义为“YY岁”；而后在E2中输入Tody（）-D2，就得到了钟才望的年龄，然后利用自动填充功能将公式复制下拉到下面的单元格中即可。

如果要知道图5中A2到A8区域中大于等于16岁的学生人数，我们可以用countif函数，如图5所示，在公式中选择countif函数，在弹出窗口的range项输入A2：A8，criteria项中输入条件>=16，或者直接在空白单元格中输入公式：=COUNTIF（A2：A8，">16"），回车既可看到结果。

3 结束语

Excel2013中常用函数的合理使用可以极大提高班主任统计学生信息的工作效率，这些函数近期整理中职学生资助中发挥了很大作用。但我发现班主任经常记不住函数的参数，或者选择区域存在问题，一旦出错就大面积的错，而且不好查找出来，如何让非计算机专业的员工有效记忆常用函数的参数，熟练正确地使用这些函数来提高效率，需要我们进一步探索。

参考文献：

[1] 崔赛英. Excel函数学习方法与技巧[J]. 电脑知识与技术，2012（18）.

[2] 雎力芬. Excel在学生成绩评定中的应用[J]. 中小企业管理与科技（下旬刊）， 2012（6）.

[3] 杨晓盼. 浅谈Excel中常用函数的使用技巧[J]. 数字技术与应用，2012（6）.