高职院校数码照片档案的科学管理方案探析

贵州省黔西南民族职业技术学院 曾 娜

高职院校数码照片档案的科学管理方案探析

贵州省黔西南民族职业技术学院 曾 娜

数码照片在档案管理使用中为高职院校的人员管理、教学和科研都带来很大的便利。本文从高职院校数码照片档案的管理出发，分析高职院校数码照片档案管理中可能存在的问题，提出一定的解决策略，以科学的角度，研究高职院校数码照片的档案管理。

高职院校 数码照片 档案管理

一、高职院校数码照片档案管理工作的主要问题

1.管理制度不完善。数码照片近些年人们普遍使用的新兴事物，数码照片管理存在一些问题。数码照片管理的有关制度不是很完善，科学管理不完备。一部分高职院校的数码照片档案管理处于混乱状态，包括不重视照片的即时存档、有序排列和确立相对应部门等。

2.不规范的整理。数码照片拍摄结束后，一些人将照片保存在计算机里。很少有专门的人员分门别类地整理照片。久而久之，如此存放的照片越来越多，使数码照片整理工作困难变得大，整理者往往因为文件内照片信息过于繁杂和时间事件的不确定将其整理工作搁置。

3.照片损失的情况比较严重。目前，高职院校数码照片损失情况是档案管理工作的难点。首先，一些数码照片的拍摄人员不是专业摄影师，对照片保存和数码相机的使用不专业。其次，高职院校对存储数码照片的计算机等储备设备不进行及时检查修理，导致设备出现故障后照片缺失。

4.照片查阅器的开发难度大。高职院校没有专业的照片查询检索仪器，照片调出时会有较大难度。“高职院校普遍没有专门的数码照片检索系统，数码照片检索查阅现象严重，再加上数码照片的漏归及归档的不规范，更使高职院校数码照片档案资源难以得到有效的开发和利用。”

5.影像资料对学校档案管理的重要性以及其在实际中的被忽视。高科技飞速发展的今天，普通的文字档案和照片档案早已不能满足高职院校对档案管理的需要。影像资料将数码照片包括于其中后，作为学校档案的重要组成部分，对保存当时的事件具有极大的价值。由于高职院校档案管理不足，影像资料的管理处于混乱状态。

二、高职院校进行数码照片档案科学管理应该达到的条件

1.软件设施。首先要建立起数码照片数据检索系统和数码照片的收集系统。从高职院校的工作流程来看，在使用数码照片最多的部门应该是党政办公室以及教学科研部等。大部分高职院校并没有设立一个专门管理数码照片档案的部门，并没有做到专人专管的机制，因此，这个部门可以采用兼职的方法进行管理。另外，必须要及时归档，保证数码照片档案的准确性和及时性。“各高职院校可以根据自身需求、依据当前工作实际内容，制定出一整套适合于本校、本部门的数码照片档案管理制度，并明确数码照片档案管理人员的职责范围，通过相关制度的建立，对有关的管理规范和操作要求加以层层落实。”软件管理是可以在各自高职院校的学校上进行变通，摸索出适合本校的管理方法。

2.硬件设施。对数码照片来说，数码的拍摄离不开数码相机，存储环境离不开计算机、存储卡、光盘等。从硬件设施上看，高校的数码照片管理处应有数码摄像机（高分辨率的单反摄像机最好）、数码存储工具等，还需要打印机，计算机和光盘刻录器等。

三、高职院校数码照片档案科学管理的措施

1.入档数码照片的甄选。数码照相机拍摄结束后，未经处理的照片进入档案管理处，档案管理处的工作就开始了。为保证照片的全面性，摄影师要拍摄活动中值得记录的画面。因此，档案管理员要根据活动的主题对所拍摄的照片进行过滤筛选，只有针对活动主题并且具有代表性的照片才会被留到档案中。所以，进行照片筛选时，管理人员要考虑到照片的分辨率和清晰度，考虑到照片的真实性，考虑照片的价值、照片的整体效果，考虑照片对时间的记录，使其在日后可以提供准确的信息。

2.明确数码照片的收集归档范围。一般在学校各种活动中直接形成的，反映学校工作活动，具有考察利用价值的照片都属于收集范围。在范围上，照片可以分为以下几个方面：①教学科研方面：高职院校举办某科研成果的表彰会或者研讨会时所记录的数码照片，高职院校教师进行教学示范时所记录的数码照片等；②党政开会活动的照片；③学校的重要活动所拍摄的数码照片，如运动会、大型晚会、校庆和学校外交活动等；④人物方面，如学校领导、专家和教授等来校交流与访问的照片；⑤校园建筑风景等照片。

3.对数码照片档案进行明确标注。新闻信息的标注有时间、地点、人物，事件发生的起因、经过、结果。数码照片档案的标注需要：来由、时间、地点、背景、人物、拍摄者这六个要素。这六个要素需要在档案中进行说明，在不完整的数码照片档案中及时补充说明，使其成为完整的数码照片档案。随后，管理者要对归档的文件进行必要的修复，“主要工作是对选中的应归档文件进行必要的处理，如影像文件的修复、说明的编辑、说明文件与影像文件的对应关系的设置等”。

4.高职院校数码照片档案的保存。档案的保存以长期保存和完整性为基本目标。数码照片的保存依托于电子载体。因此，为保证高职院校数码照片档案的安全性，保存方式应为光盘脱机保存。一份资料可以根据高职院校的情况进行分份保存，对应的纸质版可以放在一起保存，方便需要时进行查阅。

［1］吴定宜，周华青.高校数码照片档案的规范化管理［J］.兰台世界，2009

［2］张信薇，王亚达.高校数码照片档案管理的问题及对策［J］.上海档案，2007

［3］夏 中.简论高校数码照片档案的科学管理［J］.镇江高专学报，2007

ISSN2095-6711/Z01-2016-10-0080