浅谈人事档案管理中存在的问题与解决方案

黄春萍（福建省闽东南地质大队，362021）



浅谈人事档案管理中存在的问题与解决方案

黄春萍（福建省闽东南地质大队，362021）

在我国政治和经济的工作中，人事档案管理是其中比较关键的组成部分之一，因此，对人事档案的创新也就显得十分有必要了。通过人事档案工作的创新，从中找到人事档案目前在管理中出现的与社会发展不和谐的因素，并通过完善法律法规以及发挥人的作用等手段在实践中不断摸索，将人事档案的管理工作不断进行改进创新，使人事档案能够更好的帮助我国经济建设发展。

法律法规；人事档案；管理工作；创新

人事档案的管理工作都是按照我国相关政策执行的，在日常工作当中形成记载工资待遇、工作绩效、表现、品德、作风、思想政治以及个人经历等情况的文件，是人资开发利用和人资管理的重要资料，对有关人员的成长有一定的推动作用。从人事档案的管理工作意识和认识上，分析在工作过程中遇到的问题，并对问题进行探讨、总结，将人事档案的管理工作落实好，有助于人资工作更好的开展，更有助于促进我国经济的健康稳定发展。

1　档案管理中经常出现的问题

随着我国人事档案工作的不断创新，其神秘面纱也渐渐脱落，许多问题也渐渐的暴露。人事档案归档范围不适应新要求，归档内容重视结论轻视事实的现象仍然普遍存在，人事档案电子管理仍然相对落后，档案工作重视管理轻视使用现象仍然严重，从事档案管理的人员缺乏工作热情，这些现象都成为阻碍档案管理工作健康发展的重要因素。

（1）我国相关法律法规规定的档案归档范围较为狭窄。①现行的归档依据中对档案归档的具体要求不是十分明确，除了上级党政机关、非人民团体、非干部所在单位予以表彰的先进事迹，并未指明是否归档。②档案收集的材料并不是十分准确和全面，无法将个人的品德才智和经历准确全面的表述出来，比如像参与过何种慈善活动、是否有义务献血经历、参加过何种志愿者活动、日常品德如何（如：尊老爱幼、帮困扶贫等）个人有哪些业余爱好、擅长哪些技术以及个人工作能力如何等，类似于以上这些部分都无法构成单位认可的先进事迹，对以上问题是否归档也没有较为明确的界定。③个人的图片资料、音像也没有指定是否需要归档。

（2）归档内容重视结论，轻视事实的现象较为突出。因为个人档案内容是部门人员对其进行整理归档的，并且很多表现、事迹、事件等内容都是由本部门的领导下结论，所以归档内容就难以避免缺乏公正性和客观性的情况发生。并且如果相关内容没有得到上级领导给出结论，那么也不可能对该资料进行归档，而在实践过程中，领导常常会疏忽这方面的事情，致使很多好的个人资料没有归档处理。另一种现象，由于我国的体制限制，许多的非职业发明都得不到相关部门的认可，因此，对于这些内容的归档也很难真实的记录。即使有些事实清楚的事迹，被重视的往往是审批和推荐表，但是事迹内容的整理却乏味无趣，废话连篇，没有办法公正全面地将真实信息反映出来。

（3）很多事业单位部门只是将部门制作的个人基本状况、目录以及个人工作情况等材料输入计算机，对于部门以外收集的内容，比如：文字、复印件等由于输入工作量较大，一般是不会被录入到计算机中的。另外，因为纸质的档案容积较为有限，按照国家有关规定表明，评定职称时，对干部本人撰写的技术论文、毕业论文、答辩记录、著作、译注等内容都不归入档案中，所以，这些资料自然也不可以归入到电子档案中。

现今社会是互联网技术向计算机技术转化的年代，许多人事档案内容、各种鉴定内容都是以图片和音像的形式出现的，在这些图片和音像内容中，表达方式通常比文字表达方式更能准确、形象、生动的体现出个人的真实情况，但是由于这类内容是否归入到个人档案中，我国有关规定还没有明确对其进行表示。所以，这类内容一般情况下是不可以被归入电子档案中的。

2　解决问题的措施

找到问题只是完成了工作的第一步，如何有效地将找到的问题予以解决才是大家关心的问题，人事档案的管理工作只有跟上时代发展的步伐，才能适应新形势、新社会下的新需求。

2.1完善我国相关法律法规

在新时代干部档案管理中，传统管理模式正在逐渐向开发式的管理模式过度，但我国目前的法律法规仍然滞留在20世纪末期，显然我国现行的相关法律法规已经不能够满足新时代发展的需求，我国有关立法部门应尽快对人事档案管理工作的相关法律法规进行改革，使我国档案管理更适应新时代人资开发，以便于从政治角度规范该工作，同时也应该将档案管理的具体规范明确化。一方面，从现今情况看，人事档案内容来源较为广泛，具有很强的社会性，因此，档案管理不可以狭义的只从本部门内收集上级领导认可的内容。比如可以从社会团体事迹、国际事迹、专业知识技能或先进社会贡献奖等多方面收集材料。同时，现今社会是构建和谐、实事求是和与时俱进的时代，在法律法规的制定上，应着重对真实的事迹内容进行整理收集，将审批表、评定内容、鉴定表、结论性等重视结论的而轻视事实的评价相应简化或减少，尤其是要把人事档案的政治导向逐步淡化。虽然在评定过程中有很多方面值得选择，但是要明确侧重点，即工作能力的强弱，在对归档内容进行取舍时，应着重事实内容的真实性，少作一些缺乏事实意义的总结。事迹和事实都是不用审批的，不管什么事情，都不是单单靠几个人就能够确定的，即使是制定法律法规时，也绝对不是一部分专家就能够确定的，同时这样做也是有失公平的，有悖于建立和谐社会的宗旨。

2.2增强档案电子化收集力度

纸质档案相比于电子档案缺少信息的储存量，电子档案最大特点就是利用较小的存储空间储存较多的内容，强化档案电子化管理可以完成纸质档案无法存储的庞大信息，有利于我国人事档案的管理，因此，国家应尽快制定出电子归档的有关法律法规，从政治角度规范人事档案电子化管理工作。在该工作开展之前，我国档案管理部门应该加大对其的投资力度，对以往纸质档案进行扫描等形式的内容收集。在个人基本信息方面，应将个人体貌特征等录入计算机内，建立完善的数据库，把收录对象的学术报告、科研成果、译作、著作等有关内容录入到电子档案中，把收集的音像、图片等资料归入电子档案中，为建立良好的人才选拔制度提供支持和保障。

3　促使个人发挥主观意识，全面建立激励机制

训练从事人事档案管理工作人员的管理、学习、操作能力，以及培养管理人员求真务实和爱岗敬业的素质，营造出良性的环境竞争氛围、建立健全有关考核评比体系，对人事档案的管理水平都有一定的促进作用。但是以上内容只是相对而言的，并不是绝对的管用，笔者认为只有将管理人员的主观责任意识提升上来才是关键，增强管理人员的工作激情，使其对该工作产生出强烈的认同感、归属感、责任感以及使命感才是最终目的。所以，单位部门要建立健全激励机制，促使管理人员的上进心，从而保证管理工作落实到实处，改善目前人事档案管理工作的现状。

4　总结

总而言之，问题的解决方案不少，但只有将问题最终解决的方法才可以被所有人认同。良好的问题解决方法都是在不断的工作实践中总结出来的，因此，从事该工作的管理人员应本着对工作负责，对组织负责的态度认真研究工作中遇到的问题，真正把档案管理水平提升到一定高度上来，帮助单位部门更好的开展党内工作。

［1］高等学校人事档案“弃档”的根源及采取的对策［J］.沈阳农业大学学报（社会科学版），2005，7（3）.

［2］人事档案信息资源开发的制约因素与应对策略［J］.山西科技，2006 （3）.

［3］高校人事档案信息化管理的问题与对策分析［J］.档案管理，2011（3）.

［4］新时期干部人事档案管理的思考［J］.华章，2012（5）.

2016-5-20

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2095-2066（2016）16-0097-02