纸质档案管理的保护工作

陈水燕（福州市公路局，福建福州350002）

纸质档案管理的保护工作

陈水燕（福州市公路局，福建福州350002）

随着我们国家的交通运输行业的不断发展变化，电子信息化发展迅速，档案的管理保护工作也逐渐越来越重要，但是当前的交通运输部门和建设运营单位之间仍然对交通档案的重要性认识不足，有些单位对档案管理工作的经费投入较少，档案管理人员的培养工作并没有落到实处，对交通信息化建设和交通档案管理以及档案信息的完整性方面缺乏严格系统的管理，对电子文件和多媒体摄像以及专业性应用系统数据的保存仍然存在很大的盲区，对交通档案资源的开发利用存在很大不足，电子信息档案由于其自身的界面简洁，操作方便便于保管不易丢失等特点逐渐被人们所熟知并广泛的应用在很多领域和单位部门，但是纸质档案仍然普遍存在，本文对纸质档案管理保护工作中出现的问题提出相关解决方案并进行详细介绍。

纸质档案；路桥公司；管理保护

引言

当前信息化进程的不断发展，电子信息化时代步伐不断加快，电子档案由于其自身的简单便捷，便于保存不易丢失等特点逐渐被人们应用在各个领域和单位部门，但是这并不能替代纸质档案的存在，我们国家大多数的企业单位仍然沿用纸质档案。纸质档案是以纸张为载体的一种档案，比如需要进行保存的公文，户籍信息以及证书，日记和笔记等，对于路桥公司来说，纸质档案主要保存的就是交通档案，每个交通运输的日记以及相关的维修和保养等。

1 纸质档案管理保护工作的重要性

档案对于任何一个国家或者是单位来说，都是十分重要的，如果档案的管理保护工作不到位那么不仅会破坏原始档案的损坏，同时还有可能会泄漏国家和单位的机密文件，对档案管理工作带来一定的威胁。但是纸质档案的存在符合人们生活工作习惯，人们不可能因为电子信息技术的发展和电子信息档案的特点而立刻摒弃纸质档案，虽然电子信息档案逐渐得到推广，但是纸质档案仍然普遍存在在每一个机构和单位，另外具有印章或者是签署的法律条文或者是文件都是具有法律意义的，因此这类文件必须是通过纸质文件的方式来进行保管。路桥公司是一种特殊的企业，交通作为国民经济发展的基础设施行业，属于一种资产密集型技术密集型的产业，在当今交通企业逐渐走向市场化的大背景下，采用先进的管理方案思想以及现代化的计算机技术手段，可以提高企业的竞争力。

2 纸质档案管理工作中存在问题

所有的纸质文件都是纸笔以及笔迹材料的集合，纸质档案可以保存的时间和档案本身的纸张本身的材料和档案管理人员的管理工作态度以及单位的档案管理条例规定存在密切直接的关系。

2.1 档案管理人员管理工作态度问题

从纸质档案管理人员对纸质档案管理工作态度和纸质档案的管理条件综合来看，当前我们国家相关单位的纸质档案管理流程一般是收集档案之后对档案资料进行整理编辑然后对档案实行除尘和除虫工作，最后将纸质档案进行归档入库形成纸质档案管理。但是严格按照这些流程进行操作的单位少之又少，另外在纸质档案管理室一般都配备有温湿度管理系统，能够仔细的根据档案室内的温度变化来对温湿度调整的管理人员几乎没有，部分单位还存在一些借阅档案不进行记录或者是不入计算机管理系统的现象，这些都对纸质档案的管理保护工作带来了很大的不便。

2.2 档案借阅者和管理者自身意识的缺乏

从档案的借阅者角度来看，部分借阅者缺乏对纸质档案的保护意识，在查阅档案资料时，不查看桌面是否干净，也不在乎不戴手套会对手套造成一定的损坏，在翻阅资料时不注意查看档案的借阅期限和档案的保护方法，对纸质档案造成了很大的破坏。而对于档案的管理工作人员来说，在纸质档案进行借阅的时候不对档案资料进行记录和查看，也不告知借阅者相关的档案的保护和管理方法甚至是档案管理者都不清楚档案的管理保护事项，这就在很大程度上造成了对做纸质档案的破坏。另外从预防突发事件的情况上来看，由于每个单位档案管理工作室的室内条件不行对档案管理工作的相关规定不同，有的档案室位置比较偏僻房屋出，有的档案室处在山区受到自然灾害的影响较大，大部分的档案资料管理工作室都没有严格处理突发事件的应急处理预案，即使是有处理应急预案但是也很少进行演习。

3 纸质档案管理保护工作中存在问题的对策

3.1 建立科学的公路档案管理机制

公路档案是公路工程建设规划、设计、施工等活动的真实记录，是对建设项目进行审计、监督、管理验收及维护、扩建的重要依据。档案管理人员应积极争取领导和相关部门的支持，做到全程介入、全面服务，使档案工作实现“三同步”、“三纳入”。“三同步”即下达工程计划任务与提出文件材料归档要求同步；检查工程进度与检查文件材料形成情况同步；公路工程档案验收与档案验收同步。“三纳入”即将档案工作纳入工程建设计划、工程建设管理环节、领导和工作人员的岗位责任制。同时，要健全公路档案工作的领导体制，明确专人负责项目档案的收集、整理和保管工作，并通过各种经济和行政手段，确保公路档案的系统、准确、完整。

不论公路体制如何变化，我们都要坚持依法治档，认真贯彻执行 《档案法》《档案实施条例》《国有企业资产与产权变动档案处置办法》等规定，按照现代企业制度的要求，借鉴别人成功的经验，强化档案管理，初步建立一套适应公路行业特点的现代企业档案管理制度，并认真地加以实践、总结、完善，使档案工作有章可循，有据可依，使档案工作逐步走向制度化、规范化，更好地为改制后的公路部门提供科学决策和有效服务，促进公路事业的迅速发展。

3.2 全面提升档案队伍整体水平

要搞好公路档案工作，就必须充分调动广大档案工作者的积极性和创造性，把关心人、尊重人、发展人有机统一起来，最大满足工作者物质上的需求，保障个人权益，尊重劳动成果和工作意愿，让个人劳动者价值能够在这份工作上得到充分的体现。要创造良好的学术氛围，充分发挥档案工作者的想象力和创造力，促进新思想不断涌现、新人才迅速成长。那么也同时需要使得公路档案工作能够有机的协调发展，还必须对档案队伍的发展进行远期的预测和规划。伴随这国家社会还有经济的迅速发展，基于公路档案工作对管理人员综合素质还有能力更加有针对性，需要各级公路档案管理部门及时调整培训和教育的重点，培养出符合新形势需要的档案人才，以更好地适应新时期公路档案工作的实际需要。

3.3 注意提高公路档案管理的效益

路桥公司的档案部门是辅助性的岗位，会产生直接的经济效益，这都是由档案管理工作的性质决定的，在档案管理人员的选择上应该具有一定的高标准和要求，合理的对单位内部的档案管理人员进行配置，要保证档案管理工作人员的年龄比例差在合适范围之内，存在合理的知识结构，可以在工作中相互借鉴吸收并且补充来提高自身工作能力。建立档案管理工作室内的奖励机制。建立人才竞争机制，以培养人才制度化来保证长效的激励，通过对人才制度的建立来给档案管理人员创造出良好的学习和受教育机会，给路桥企业带来竞争力。增加纸质档案管理工作者的升职机会，可以使薪酬上的奖励或者是职位变动都可以在一定程度上增加档案管理者的积极性，从而激发自身对档案管理工作的动力。

4 结束语

档案室是一种通过一定形式保存下来的方便人们查阅甚至是带有一定法律效力的材料，由于人为对档案管理的意识较为薄弱，自然环境中的温湿度和一些性突发性的自然灾害的影响，纸质档案都会在一定程度上受到损害，但是从长远来看，只要纸质档案管理工作人员增加对档案的管理意识，不断学习和总结适合本单位使用和保存的档案管理方法和技术，就可以尽可能的避免纸质档案在保存过程中出现人为性的损坏还可以降低自然因素对档案的损坏。

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2095-2066（2016）34-0260-02

2016-11-23