重大建设工程项目档案的建立与管理初探——以中国地震背景场探测项目为例*

吕金霞 牛爱军 马小玲 张爱武 王 超

(中国地震台网中心， 北京100045)



重大建设工程项目档案的建立与管理初探
——以中国地震背景场探测项目为例*

吕金霞※牛爱军 马小玲 张爱武 王 超

(中国地震台网中心， 北京100045)

档案建立与管理是国家重大建设工程项目的重要组成部分之一， 是项目顺利实施和运维的重要保障。 由于重大工程项目往往系统复杂， 建设单位多， 实施周期长， 档案材料类型多， 因而对如何有效开展档案建立与管理， 值得认真研究。 探讨了重大建设工程项目科技档案归档要求与档案整理规范、 整理归档的内容与方法， 叙述了“十二五”国家重点建设项目“中国地震背景场探测项目”及其科技档案的建立与管理， 重点描述了中国地震台网中心建设项目材料归档情况。 最后依据该项目档案实际完成情况对重大建设项目档案建立与管理的经验与不足进行了讨论。

重大建设项目； 档案管理； 地震

引言

中国地震背景场探测项目(简称背景场项目)是国家“十二五”重点建设项目， 该建设项目的实施， 对我国开展地震监测预报和震害防御， 为国家经济建设保驾护航具有重要作用， 是国家地震安全计划的组成部分。 背景场项目投资数额大、 参建单位多、 涉及学科多、 技术复杂、 持续时间长， 项目的档案建立是项目工程建设的重要组成部分。 加强该重点建设项目档案文件的收集、 整理和归档， 保证竣工档案的归档完整性、 内容准确性、 质量符合性， 对工程建成后的管理、 运维、 改造具有十分重要的意义。 本文拟探讨重大建设工程项目科技档案归档要求与档案整理规范、 整理归档的内容与方法及其在“十二五”国家重点建设项目“中国地震背景场探测项目”中的实际应用， 并对档案实际建立情况进行了总结。

1 重大工程项目档案建立的要求

重大建设项目是指纳入国务院、 国家部委、 县以上各级人民政府审批计划和重点管理的项目[1]。 重大建设项目的档案建立与管理是项目工程建设的重要组成部分。 项目档案存在管理主体、 归属和规范的不确定性， 建设文件质量难以保证， 项目前期设计与档案管理工作脱节， 监理职责不到位等问题[1-2]。 因此， 需要明确体制和机制， 与项目建设同步进行档案收集整理， 加强立项、 建设和验收等各阶段档案的质量控制、 检查指导和人员培训等方面工作， 确保项目档案的齐全与顺利验收， 同时也为项目运维提供重要保障[1-4]。 吴琼[5]和何申红等[6]探讨了与地震有关的重大工程项目的档案管理。

为加强重大建设项目档案管理， 国家制定了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)、 《重大建设项目档案验收办法》(档发〔2006〕2号)等一系列档案管理标准与规定。 这些标准与规定是开展档案工作的重要依据。 按照国家有关规定和项目建设与运维管理的实际需要， 重大建设项目档案建立应满足以下基本要求[2-3， 7]。

1.1 覆盖系统性

档案资料需包含项目及所有分项或子项， 覆盖整个项目立项、 建设和验收全过程， 涉及项目管理、 建设实施、 各种工程质量保证等材料。

1.2 内容准确性

如实和准确反映项目建设内容和过程， 包括但不限于实际实施中的设计、 软硬件和其他变更等内容。

1.3 技术科学性

按照国家重大建设项目文件材料归档要求、 档案整理规范和相关标准、 档案验收办法等规定， 以及具体项目特点， 制定项目的档案管理办法和实施细则， 明确建档标准、 实施方案和质量保证措施等， 依据上述各项规定， 科学地进行档案收集、 鉴定、 整理、 立卷、 编目、 归档、 保管和利用。

1.4 实施规范性

项目负责单位和参与建设的单位建立专门的工程建设档案工作组， 项目负责单位适时进行档案人员的技术培训。 项目档案组人员全程参与工程建设， 包括项目审查、 阶段进度、 竣工验收过程， 同步收集相关的档案材料， 纠正档案资料中存在的不全面和不准确性， 及时整理入档。

1.5 管理信息化

基于计算机与网络环境， 实现档案的电子化管理， 包括电子档案的收集、 整理与归档， 确定档案使用管理规定， 实现档案资料的查询与调阅， 为项目建设与运维提供重要保障。

上述基本要求是开展背景场项目档案管理的重要依据。

2 中国地震背景场探测项目建设概要

中国地震背景场探测项目是依据我国社会经济发展和国家地震安全对防震减灾事业的基本需求， 依据《国家防震减灾规划(2006～2020年)》、 《国家中长期科学技术发展规划纲要》及《国家地震科学技术发展纲要(2007～2020年)》提出的战略目标和任务， 经国家发改委批准投资建设， 由中国地震局负责承建的国家重点建设项目， 并指定由中国地震台网中心作为项目法人单位。 中国地震局各有关研究所、 中心和省地震局参加， 合计建设单位38家。

背景场项目是在“十五”中国数字地震观测网络项目建设基础上， 优化观测台网布局， 填补空白监测区域， 扩大海域试验观测， 提升科学台阵探测能力， 建设专业数据处理与加工系统， 初步形成覆盖我国大陆及近海海域的地震活动图像、 地球物理基本场、 地下物性结构等地震背景场数据获取能力和数据产品加工能力， 为我国地震预测预警、 地球科学研究、 国家大型工程、 国防建设和国家地震安全计划提供支撑。 该项目总投资约4.3亿元。 项目于2007年底立项， 2008年获得国家发改委批复， 2009～2011年完成前期工作， 2012～2014年工程实施， 2015年11月完成各子项目的验收工作。 目前即将进行整个项目的验收。

背景场项目的主要建设内容包括：

(1) 观测台网。 建设595个固定观测台站， 4个流动观测台网， 这是背景场项目的基本框架。 其中， 中国测震台网建设137个台站， 13个省市建立流动观测系统； 重力台网建设14个台站， 1套流动重力观测设备； 地磁台网建设31个台站， 5套流动地磁观测设备； 地壳形变台网建设17个台站； 地电台网建设63个台站； 地下流体台网建设93个台站； 强震动台网建设240个台站。

(2) 科学探测系统。 购置400套宽频带数字地震仪系统、 100套高频带流动地震观测仪器系统以及4套车载流动单元系统。

(3) 数据处理与加工系统。 建设测震和前兆2个数据处理中心， 初步形成背景场数据产品加工能力。 购置测震、 重力、 地磁、 形变、 地电、 地下流体、 强震动及科学台阵观测等6个系统数据处理设备及开发相应软件。

3 中国地震背景场探测项目档案的建立

背景场项目档案工作任务重、 难度大、 要求高、 涉及面广。 在项目实施过程中必须实行统一管理、 统一标准、 统一要求、 各负其责、 同步进行的档案建立管理模式。

3.1 档案管理工作队伍的建立

由于背景场项目建设内容复杂， 涉及建设单位众多， 且分布在全国各地。 因此， 为完成好本项目的档案建立工作， 需要成立专门的项目实施档案工作队伍。 档案工作人员不但要有档案专业知识， 还要具备基本的与项目相关的地震行业专业知识， 一般应当由档案专职人员和项目管理与实施部门的兼职人员组成。 其中， 专职科技档案管理人员负责监督、 检查、 指导， 相关参建部门配备的兼职档案人员负责实时收集项目文件材料， 所有专、 兼职档案人员共同完成档案的整理、 立卷及归档工作。 中国地震局在“十五”期间开展的数字地震观测网络项目档案工作[5]， 曾经培养了一支档案工作队伍， 为背景场项目建设的档案工作打下了较好基础。

2009年4月， 项目牵头单位中国地震台网中心以文件形式， 明确了项目档案管理的组成人员， 由情报信息部主任担任背景场项目档案管理组组长， 档案室4名专职人员作为档案管理组成员， 负责中国地震背景场探测项目整个项目及台网中心承担的子项目的档案管理工作。 随之， 项目各参加单位也陆续成立了各自的项目档案管理组。 项目档案管理工作队伍的建立， 从组织上保证了背景场项目的档案管理工作顺利开展。

3.2 档案的技术规范与管理规定的建立

为使背景场项目档案的建立与管理科学、 规范。 必须遵照国家有关档案管理规定和重大建设项目档案管理办法， 依据背景场项目建设内容目标， 制定切合实际的档案管理办法和实施细则， 作为档案建档和管理的依据。

本项目需遵循的国家和部门档案建立与管理规定有：

(1) 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)；

(2) 《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008)；

(3) 《重大建设项目档案验收办法》(档发〔2006〕2号)；

(4) 《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)；

(5) 《照片档案管理规范》(GB/T11821—2002)；

(6) 《中国地震局基本建设项目档案管理办法(试行)》(中震办发〔2013〕15号)；

(7) 《中国地震局电子文件归档与管理规范》(中震办发〔2009〕53号)；

(8) 《中国地震局重点项目档案管理暂行办法》(中震发办[2004]6号)；

(9) 《中国地震局科技档案管理办法》(中震办发[2011]23号)。

依据上述档案建立与管理法规文件， 并遵循《中国地震背景场探测项目管理办法》(震台网函〔2009〕116号)， 台网中心组织项目管理、 档案、 财务、 监理相关人员， 制定了《中国地震背景场探测项目档案管理办法》及《中国地震背景场探测项目档案管理细则》(震台网函〔2012〕107号)等项目档案管理工作文件， 于2012年6月18日印发各项目建设单位。 由于各地建设内容和条件不同， 部分建设单位依据上述项目档案管理办法与细则， 制定了本单位的项目档案管理细则。

3.3 项目档案管理人员培训

为使档案建立的工作人员明确项目档案内容、 规范档案管理、 统一归档方式及其技术要求， 开展档案工作人员培训非常重要。 在制定背景场项目档案管理工作文件后， 由台网中心牵头举办了2次系统的档案工作人员技术培训， 受训人员包括项目管理人员和项目专、 兼职档案人员。 第1次培训主要内容包括了背景场项目概况、 国家有关重大项目档案管理规定要求、 本项目档案管理及实施细则、 档案立卷与整理要求， 培训班对工程建设过程档案材料收集、 整理实施中的具体问题进行了面对面有针对性的指导； 结题验收阶段举办了档案验收技术要求培训会， 内容包括项目验收管理办法及技术要求， 档案验收方式、 流程与档案工作报告编写要求， 档案质量评价方法等。 通过培训， 统一了档案的内容、 归档方法和技术要求， 及时解决了项目实施和验收过程中档案管理问题， 提高了档案工作人员的业务水平， 保证了档案建立与验收工作的顺利进行。

3.4 档案建立方式

背景场项目档案建设包括档案材料收集整理、 归档、 卷内目录形成和案卷目录编制等。 档案材料作为最基本的材料， 依据档案管理规定及实施细则要求进行案卷分类， 将同一类档案材料归档为一卷或多卷， 赋予唯一案卷号、 案卷题名、 保管期限(依据《中国地震背景场探测项目文件归档范围和保管期限表》分为永久、 长期或短期)等， 形成卷内目录， 并进一步依据案卷分卷情况， 编制案卷目录， 确定每一个案卷的归档单位及时间等信息。

由于项目建设单位比较多， 分布于全国各地， 为便于项目实施及其档案归档管理， 原则上各建设单位项目立项和实施过程中所形成的各种材料， 按照项目统一的档案归档管理要求， 由各建设单位档案工作小组负责进行整理、 归档， 并存放于该建设单位的合格档案库房， 同时， 将案卷目录和卷内目录上报项目法人单位中国地震台网中心。 项目建立建设单位名称与档案编号对应表， 赋予各建设单位唯一的档案编号。

案卷的科学分类， 是保证档案材料有序归档、 有效管理和便利使用的重要基础。 背景场项目综合考虑建设内容、 建设单位和实施过程等， 遵循文件材料的形成规律和成套性特点， 保持卷内文件材料的有机联系， 采用了如下案卷分类：

管理类文件： 按问题、 时间或项目依据性、 基础性、 竣工验收文件组卷；

施工文件： 按专业类别、 单位子项或按装置、 阶段、 结构等组卷；

竣工图： 按建筑、 结构、 水电等专业要求组卷；

研制和开发软件： 按形成的软件系统组卷；

设备文件： 按专业、 台件等组卷；

财务、 审计、 监理： 按相关专业要求组卷；

电子文件与照片： 建设单位根据项目材料实际情况， 独立或随卷存放。

3.5 档案整理归档

背景场项目从2007年底开始筹划立项， 到2015年秋季全面验收， 历时时间长。 档案工作人员收集了项目从立项到验收整个过程的文档材料； 同时， 也包括了项目立项阶段的会议及讲话材料， 施工阶段的现场视察检查记录、 隐蔽工程档案， 试运行现场的有关数据记录、 集成联调情况等， 项目土建工程、 设备采购过程中的招投标记录、 合同签订、 到货开箱记录、 说明书原件、 光盘等， 土建工程建设的结施、 建施、 外立面、 水、 电、 路、 设备安装等施工、 竣工蓝图， 工程的预、 决算材料和施工日志、 监理等材料， 项目验收阶段的项目技术报告、 工作报告、 工程竣工报告、 仪器和软件的试运行报告、 测试报告、 财务报告、 监理报告、 档案报告等材料。

面对如此庞大繁杂的项目工程建设， 为使档案建立准确、 及时、 全面、 系统、 完整， 项目文件材料收集、 整理是随项目工程建设进展分阶段同步开展的。 项目档案管理人员通过参加隔周一次的项目例会， 了解项目建设内容及进程， 督促、 指导各建设单位和兼职档案员对项目产生的文件材料分阶段进行收集、 整理。 根据《中国地震背景场探测项目档案管理细则》和上述案卷分类原则， 进行项目案卷分类、 案卷与卷内目录及卷内备考表编制等， 并按照档案管理规定与要求进行档案归档入库。 其中， 所形成的案卷目录实现了计算机管理， 并提供网络环境实现共享， 供项目建设与运维查询与使用。

截至目前(单位子项目验收)为止， 已经验收通过的背景场项目共形成档案1435卷， 其中纸质档案1366卷， 电子光盘148盘， 照片3685张。

由于档案内容庞大， 在此， 仅以中国地震台网中心为例说明档案归档情况。 中国地震台网中心除了自身的建设内容外， 作为项目牵头单位， 还负责整个项目的管理， 项目组织实施过程中还产生了许多管理相关的档案。 因此， 可将其档案归纳为管理和建设两大类。

3.5.1 项目管理类材料

主要包括项目管理文件、 设备采购与招投标文件和试运行与项目验收类文件等。

项目管理类文件： 包含了立项阶段的建议书、 项目批复文件、 可行性研究报告、 环境影响报告、 初步设计方案和投资概算报告等前期报告及其相关材料(7卷112件)； 与组织、 实施有关的项目管理办法、 背景场项目财务管理办法、 背景场项目档案管理办法、 背景场项目审计指南及背景场项目应急流动台网集成与组网参考技术方案等管理文件(2卷59件)； 各类台站选址勘选材料(36卷213件)； 观测台网建设土地征租事宜管理文件(3卷117件)； 投资、 预算、 审计等有关材料(11卷355件)； 工程进度月报、 监理月报及专题报告等(3卷22件)； 会议、 培训等有关的材料(5卷101件、 光盘6张)； 施工设计调整及批复文件(2卷7件)。

设备采购与招投标文件： 包括进口设备审批、 招投标文件、 商务会谈、 合同、 设备签收、 专业培训等方面材料(56卷574件)。

试运行与项目验收文件： 包括项目试运行工作通知与报送材料审批、 单位子项目验收申请及批复、 验收管理办法与技术要求、 建设单位子项目验收材料等(9卷206件)； 项目分项(科技及测震、 前兆、 强震动)测试、 验收报批、 会议通知、 各种分项验收报告(分项竣工报告、 技术报告、 测试报告、 试运行报告)及测试、 验收意见等材料(5卷29件)。

3.5.2 观测台网与数据处理加工系统建设类材料

台网中心主要建设内容包含观测台网建设和数据处理加工系统建设两大内容。

观测台网： 化学量比测中心设计、 实验室改造、 施工合同、 设备购置合同、 设备检测报告及报验表、 设备随箱文件、 培训通知及手册、 验收报告等材料(1卷17件)。

数据处理加工系统建设： 包括测震台网中心和前兆数据处理与加工系统的软硬件系统设计、 招投标、 审批、 合同， 软件的需求分析、 系统设计、 验收报告、 系统测试、 验收意见等(37卷161件)。

4 结论与讨论

“十二五”国家重大建设项目“中国地震背景场探测项目”的档案建立是在前期， 特别是“十五”国家重大建设项目“中国数字地震观测网络项目”档案建立经验基础上开展的， 此次背景场项目建设档案的案卷数虽然少于数字地震观测网络项目建设档案， 但其分类、 立卷、 卷内目录的编写、 案卷题名的编写等都更加规范、 精准， 档案验收工作也更加规范化。 项目牵头单位对各建设单位所完成的档案进行了验收评分， 档案验收结论表明， 背景场项目档案总体上达到了国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范。 本项目档案的建立和管理使用， 为背景场项目工程的顺利建成和投入使用提供了重要保障。

同时， 档案验收评分结果显示， 部分建设单位在归档文件材料齐全、 归档文件材料内容数据真实一致， 审核签字手续完备等方面尚有欠缺， 各建设单位档案工作存在一定的参差不齐现象。 建议中国地震局定期举办针对不同内容的项目档案专题学习班， 对项目管理人员、 档案管理人员， 特别是专职档案人员从项目与档案融合管理到档案专业知识方面进行培训， 为系统内档案专家提供学习、 沟通、 交流平台。 未来重大项目档案建设工作中仍需提高项目档案工作意识， 加强建设项目档案工作管理水平， 完善社会发展与科技进步新形势下重大工程项目的各种管理与技术标准规范， 保证建设项目档案的全面、 准确和完备， 为重大工程项目发挥最大运行效益奠定重要基础。

[1] 任秋芬， 任君娣. 重大建设项目文件与档案材料的管理难点. 经济科技档案， 2005(6): 32-33

[2] 邓元杰， 谢米霞. 浅谈重大建设项目档案验收工作存在的问题和对策. 四川档案， 2013(2): 57-58

[3] 吴炳亮， 董劲柏. 浅谈重大建设项目档案管理与项目建设同步进行. 黑龙江档案， 2009 (1): 54

[4] 强效芳， 高怀东. 浅谈煤矿重大建设项目技术档案管理. 陕西煤炭， 2010(3): 131-132

[5] 吴琼. 浅谈中国地震台网中心数字地震观测网络项目档案管理. 山西地震， 2009(2): 45-48

[6] 何申红. 对地震重点建设项目档案管理的探讨. 山西档案， 2013(S1): 225-226

[7] 卫斌. 国家重大建设项目档案案卷质量管理. 机电兵船档案， 2012(1): 38-39

Study on the archives establishment and management of the China Earthquake Background Field Exploration Project

Lǚ Jinxia， Niu Aijun， Ma Xiaoling， Zhang Aiwu， Wang Chao

(China Earthquake Networks Center， Beijing 100045， China)

The archive establishment and management is one of the important components of Major State Construction Project (MSCP)， which provides critical guarantees for the construction， operation and maintenance of the project. Because of the complexity in system construction， a large number of development organizations participated， long implementation period and many kinds of files created during the process of construction， it is necessary to study how to build the archives effectively. The paper probed the requirement and codes of archive management， the content and building method of the files of MSCP， described the China Earthquake Background Field Exploration Project (CEBFEP)， as one of MSCP of “12thFive-Year Plan”， and its archives establishment and management. The archives， as an example established by China Earthquake Networks Center， as the legal entity leading the project and main unit undertaking some of the sub-projects， were introduced mainly. The experience and deficiency of the archives establishment and management of CEBFEP were discussed finally according to the practical complete status.

major state construction project; archive management; earthquake

2016-05-09； 采用日期： 2016-07-16。

G272；

A；

10.3969/j.issn.0235-4975.2016.10.006

※通讯作者： 吕金霞， e-mail: lvjinxia166@sohu.com。