档案数字化管理势在必行

胡爱真

(青海省地震局，青海西宁　810001)



档案数字化管理势在必行

胡爱真

(青海省地震局，青海西宁810001)

摘要：从电子档案与纸质档案的特点及其在一定时期并存的必然性的角度，论述今后最大可能地实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理，档案数字化管理势在必行。

关键词：档案；数字化；档案特点

1电子档案与纸质档案特点

1.1电子档案

1.1.1概念

电子文件是在计算机操作系统中的系统和用户的数据，基本有文本文件、命令文件、图像文件、数据文件等4种类型。电子文件归档后即形成电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

电子档案涉及的“档案源”包括：电子化的实体档案(照片、扫描件、影像等多媒体数据文件)、档案化的电子信息(版式数据文件)、结构化的数据库(从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件)等。目前，电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。

1.1.2特点

(1)高密度性和共享性。电子档案可以借助计算机的多媒体技术全面记录、完整复活人类社会的活动，能够集文字、图像、声音于一体来表达纸质文件无法表达的信息内容。电子档案的储存介质或者载体可为磁盘、光盘、软盘、硬盘等，无论是磁盘还是光盘，有海量存储之称。这种信息存储的高密度性可节省档案的存储空间。

(2)依赖性和不可识别性。电子档案是利用计算机形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，是电子计算机在档案工作中应用的产物，也是档案现代化的重要标志。电子档案必须依赖于计算机软件、硬件和数据库及网络系统才能识别。

(3)信息与载体间的可分离性。就电子档案而言，信息与载体是可分离的，它可以在不同介质间拷贝，其信息可以完全游离于记录方式和载体之外，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。相对于电子档案而言，纸质档案的载体是实体，具有相对的稳定性，那么，传统的纸质档案在承载信息的稳定方面仍然处于优势状态。

电子档案具有方便、快捷、节省空间、成本低等优点。电子文件存储密度高、容量大、体积小，通过互联网技术可以在极短的时间、任意地点进行查阅，为编辑、修改文件提供极其便利的条件，但它难以保证文件的原始性、真实性和凭据性。

1.2纸质档案

1.2.1概念

纸质档案是以纸张作为载体的一种档案,如保存备查的公文、图纸、信札、电报、户籍、账册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。

纸张是中国古代四大发明之一，纸质档案最先产生在中国。东汉时已经开始用纸张书写文件，魏晋以后纸质文件逐渐增多，但官府公文仍以简为主。到东晋末叶,公元403年底，桓玄代晋自立，下令公文全部用纸书写。他在诏令中说：“古无纸，故用简，非主于敬也。今诸用简者，皆以黄纸代之。”从此纸质档案大量产生。

1.2.2特点

纸质档案的表现和存储形式直观、简单明了，方便保存、阅读。

(1)稳定性。纸质档案以纸为载体，由于纸张的稳定性能较高，字迹的颜料、染料也相对稳定，因此纸质档案较为稳定、安全，使用寿命比较长。美国国家档案局在对30亿页处于危险状况的纸质档案,研究确定其保护措施时,数十位专家对5种常用介质(磁性材料、光盘、电子文档、纸张、胶片)进行论证,最后结论是纸张、胶片是最适宜档案文献的长期保存[1]。

(2)凭证性。档案的基本属性在于它的法律凭证作用，由于纸质档案的载体和记录的信息是一体的，因此，在很大程度上保护了原始信息，维护了档案权威，确定了纸质档案的法律地位。

(3)安全性。只要保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。纸质档案采用人工可识读的记录符号,人可以直接读出，永远都不会存在不可识别的问题。

2电子档案与纸质档案并存的必然性

电子档案是社会科技发展尤其是信息化时代发展的必然产物，作为人类活动发展记录的档案也会受到信息化发展的影响, 因此，电子档案载体的出现和发展是必然的。一是电子档案的载体虽小，但存储量却很大。以现在流行的储存载体而言,一张DVD刻录光盘的储存量大约在2 G～20 G之间,以一张写满字的A4纸作为基本单位,一个光盘大约能储存40 960～409 600张A4纸的文字资料[2]。电子档案将所要保存的资料转化为电子数据,改变了传统的以纸作为载体的存储模式。二是电子档案储存内容具有多样性。新时期下信息化不再是单纯的以文字作为处理对象,而是可以将文字、图形、声音、影像等多媒体信息进行综合处理,并同时同步储存于一个载体之上。电子档案改变了纸质档案只能储存文字的局限性,使所储存的资料更加丰富,更接近现实。三是档案异地利用的迅速准确性以及资源共享的便捷性。随着网络信息化时代的发展，信息资源利用不再受地域、时空的限制，而且电子档案还可以实现信息的存储、传递、编辑、加工，并转化为可视、可听的具有高频率、高保真性的信息,在同时、异地共享同一信息。

传统的纸质档案，其字体、字迹、图像、印章等都清晰可见，内容具有不可更改性和与之相连的真实性，真伪易于判别。因此，其证据作用和法律效力都得到了法律的认可和保障，在许多司法案件中颇具权威性，起到了纸质档案的法律凭证作用。纸质档案的载体是能看得见、摸得着的物质，具有原始性、真实性的特点，又以其可靠性、法律地位确定的绝对优势，决定了纸质档案存在的不可代替性和必要性。因此，决定了在今后一定时期电子档案与纸质档案并存的必然性[3]。

3档案数字化势在必行

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

3.1数字化的必要性

3.1.1载体多样化

当前，我国档案的载体主要是纸质，但随着社会的进步、高科技信息技术的高速发展，办公系统自动化、标准化以及网络化逐渐趋向健全完善，电子邮件、电子文书、电子报表、电子图纸等大量的电子文件开始产生。因此，存储载体也增多至硬盘、软盘、光盘、磁带机、移动硬盘、U盘等。

3.1.2利用多元化

传统的纸质档案存储空间大、维护成本高、查阅不便，多数是利用者到档案室查阅。这种借阅方式不仅耗时而且会造成档案原件破损，已无法满足目前的现实需要，更不适应当前数字化时代的发展。计算机载体档案由于不受时间、空间的限制，易达到资源共享，更符合广大利用者的需求。

3.1.3数量快速增加

随着社会的进步、事业的发展，产生的各类档案数量急剧增加，尤其是信息化平台的投入使用，更需要档案高效发挥作用。因此，档案数字化是非常必要的。

3.2数字化的紧迫性

3.2.1数字化是档案管理发展的必然趋势

当今世界已经进入一个信息化时代，知识和信息已成为比资产和能源更为重要的资源，这就要求档案部门能以较高的存储、处理和控制信息的能力，为社会提供高质量的服务。因此，档案部门必须采用各种先进技术和设备，将产生的多种形式的档案进行数字化，才能适应整个社会发展，在未来的社会中发挥应有的作用。

3.2.2数字化是档案一体化管理的迫切要求

档案的一体化管理能够便于保持档案间的相互联系，从而发挥整体优势，有利于档案的保管利用。档案管理中传统的手工管理手段和方法将遭受强烈冲击，档案信息的存储和保护措施必须相应地增强，档案管理的效率和质量必须相应地提高，档案管理的物质条件与技术手段必须相应地改善。所以，档案一体化管理迫切要求档案数字化，以实现档案的标准化管理。

3.2.3数字化是当前计算机技术发展的必然产物

随着计算机信息管理网络的建立与发展，加之电子档案有利用简便、传输快捷、信息共享、存储量大等特性，可以大幅度提高工作效率。在档案管理中，充分应用计算机来实施文件接收、查找、借阅、鉴定等工作，将传统的以纸质为载体的档案转为机读档案，查阅起来极为方便迅速，提高工作效率。

4结束语

档案数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。电子档案可以借助计算机的多媒体技术全面记录、完整复活人类社会的活动，能够集文字、图像、声音于一体来表达纸质文件无法表达的信息内容。而且，无论是磁盘还是光盘，其信息存储量都大大超过了以往任何的信息介质，便于存放和节省储存空间，充分展现了电子档案的高密度性和共享性。因此，将档案进行数字化是完全必要的，档案数字化管理势在必行。

参考文献：

[1]苏晓轩.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考[J]. 辽宁大学学报(哲学社会科学版), 2000,28(6):53-57.

[2]侯如芹. 纸质档案与电子档案并存机制是现行档案管理的最佳模式[J].山西档案，2010(增刊)：21-22.

[3]胡爱阳. 关于电子档案与纸质档案并存的思考[J]. 科教纵横, 2010(4):319.

ARCHIVES DIGITIZATION IS IMPERATIVE

HU Aizhen

(Earthquake Administration Of Qinghai Province,Xining 810001,China)

Abstract:Based on the features of the electronic file and paper file and its necessity of coexist in a period of time’s perspective,the next most likely to realize information management of paper archives and archival management of electronic information is discussed,and the management of digital archives is imperative.

Key words:Archive;Digital;Features of archives

收稿日期：2016-01-06

作者简介：胡爱真(1969—)，女，山东定陶人，副研究馆员，从事档案管理工作。

中图分类号：G25

文献标识码：A

文章编号：1005-586X(2016)02-0070-03