现代信息技术对企业档案管理的影响及对策探索

白 辰

山东单县人力资源和社会保障局

现代信息技术对企业档案管理的影响及对策探索

白 辰

山东单县人力资源和社会保障局

在现代信息技术日益完善的过程中，企业要有效利用相关的发展机遇，更好地面对档案管理工作的新挑战。在日常工作中，要以社会市场为导向，优化档案管理方法，注重档案管理人员的系统化培训，健全档案管理制度，优化档案管理设备。以此确保企业档案管理水平能够更好地不断提升，确保企业走上健康持续发展的道路。鉴于此，本文主要分析现代信息技术对企业档案管理的影响及对策。

现代信息技术；企业档案管理；影响

1、新形势下企业档案管理工作的特点

1.1 以转换经营机制为目标的企业改革，要求档案工作向高效服务方向发展

企业经营活动由行政管理转向市场调节，是企业经营机制的根本性变革，是向市场经济过渡的一次飞跃，现行的档案体制同时也会产生诸多不适。企业独立经营，将按市场设计自己，从而使上级档案管理部门进行干预的传统做法失去了基础。同时企业推行全员劳动合同制，裁并机构、精简人员，形成了对企业档案管理工作的又一次冲击，使企业的档案管理工作任务更加艰巨。因此档案部门要适应这一特点，必须迅速建立起优质高效的现代化服务体系。

1.2 随着企业产业结构的调整，要求档案向综合化、统一化、现代化方向发展

随着科学技术的发展与应用，企业档案管理水平也不断面临新的挑战与机遇，特别是企业集团、公司等新型经济组织的出现，必须改变目前档案管理分散性、部门性的管理模式，组建能适应新型经济组织的档案管理机制。

1.3 企业管理经营的外向化、市场化，要求档案业务具有超前管理意识

作为企业档案管理工作的重要组成部分，企业档案不仅记载着企业经营发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着企业经营管理过程中重要事件，成为企业历史轨迹的再现者。特别是面对日益增多的各种合同、协议书、意向书、租赁等文书及建设项目、引进先进的技术项目等重要的依据性、法律性的文件，要求档案管理的标准、业务规范，同企业经营业务接轨。

2、现代信息技术对企业档案管理的影响

2.1 冲击着传统管理理念

在企业档案管理过程中，现代信息技术的应用范围不断扩大，传统档案管理形式受到巨大的冲击。随着现代信息化的普及，企业生产者拥有更大的主动权，不再受到传统思维局限性的影响，简化了工作流程，极大地提高了工作效率。

2.2 对传统档案管理人员的综合素质提出挑战

在应用现代信息技术的过程中，企业档案管理工作者需要进一步完善自身技能。当下，大部分企业档案管理人员之间的差距较大，因此必须重组人员结构，提高人力资源利用率。其已有的知识结构体系已无法顺应时代发展的客观要求，不具备先进的管理理念，对信息化建设的认识不准确，没有意识到档案管理信息化建设的重要性。

2.3 档案信息数据缺乏较高的共享性

在传统档案管理模式的影响下，企业内部管理部门处于独立状态，没有构建统一的网络结构体系，导致档案信息部门信息系统无法及时向其他部门系统传递重要的数据信息，数据信息共享性较差，导致日常相关工作无法顺利开展。在此基础上，企业内部各工作部门具有不同的性质，缺乏必要的交流沟通，向外提供重要数据信息的积极性较低，各部门缺乏有效的信息共享，从而严重阻碍了企业档案的信息化建设。

3、现代信息技术对企业档案管理的对策

3.1 优化企业档案管理理念

在现代化信息技术作用下，优化企业档案管理理念已成为时代发展的必然趋势，也是企业生存发展的重要方面，为了有效地指导档案管理工作，有序地安排各个运营环节做好铺垫，在日常工作中，企业要优化利用新时期企业思想的引导与潜移默化作用，确保企业档案工作的有序开展。

3.2 强化档案管理人员的综合素质

在日常工作中，企业要定期对档案管理人员进行系统培训，优化已有的知识结构体系，提升专业技能。企业可以针对自身的运营情况，对档案管理人员进行集中化训练，并调动他们自学的积极性、主动性，充分利用持续教育机制，不断提高档案管理人员的综合素质。同时，企业要加强档案管理部门和其他部门的合作，有效整合档案管理资源，提高利用率。根据企业自身运行情况，构建合理的联动合作机制，加强不同部门之间的沟通、联系，构建完善的网络体系，有效转化档案资源，优化档案管理。

3.3 要加大对技术设备的投入，完善档案管理的硬件设施

企业档案管理的现代化不仅需要先进的管理理念，还要加大资金投入，积极引进先进的管理技术和设施。很多企业认为档案管理工作通过手工就可以完成，忽视了信息技术在档案管理中的重要作用，这样就降低了档案管理的效率，不利于企业长远发展。有些企业虽然前期配备了先进的设备，但是在日常工作中没有进行良好的维护，后期维修工作不到位，导致设备老化，计算机和其他时常出现故障。因此，企业在日常的档案管理工作中要有良好的设备维护意识，及时更新管理系统，更换老旧设备，组织合格的设备管理人员定期对设备进行维护。

3.4 改善企业档案管理工作设备条件

相对于国外企业而言，国内企业档案管理设备以及技术上都还较为落后。这时，国内企业要向国外企业学习，并且引进国外企业中用来进行档案管理工作的先进设备。只有这样才能够尽快的适应社会发展。同时，在关注国外技术之余，企业也要关注信息技术的发展趋势，大胆创新，将先进技术应用到档案管理工作中。

总之，在企业管理工作中，档案是不可或缺的组成元素，它客观记载着企业的发展历程，特别是运营过程中的重大事件，是再现企业发展历史轨迹的重要元素。在新时期，科技的应用范围不断扩大，企业档案管理在迎来发展机遇的同时，也面临着来自各方的挑战。现代信息技术的应用深刻地影响着企业档案管理，因此需要优化企业档案管理方法，确保档案数据信息的准确、客观、完整，为企业管理者科学决策提供有效的保障。以此，确保企业能在激烈的市场竞争中立于不败之地，获得较好的经济效益和社会效益。

[1]徐方.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].办公室业务，2012，07：93+96.

[2]苏梅.论现代信息技术对企业档案管理的影响与应对策略[J].东方企业文化，2014，24：192.