浅析水利系统干部人事档案数字信息化建设实践

周玉霞

浅析水利系统干部人事档案数字信息化建设实践

周玉霞

（广东省飞来峡水利枢纽管理处，广东 清远 511500）

干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现和工作业绩等内容的文字材料。在信息化时代，干部人事档案数字信息化顺应了时代发展的潮流，逐步提高了干部人事档案的管理水平和利用率。

干部人事档案；数字信息化；建设

干部人事档案属于国家档案的一部分，充分记录并反映了干部的工作能力和思想觉悟，是人事单位选拔人才的重要依据，也是干部个人事业调动的凭证。干部人事档案数字信息化建设有利于提高干部人事档案管理水平。水利干部人事档案信息化建设是水利工作的重要组成部分，是维护水利工程真实面貌的一项重要工作，有利于促进单位的全面发展与管理。本文以水利系统为例，分析了干部人事档案数字信息化建设实践过程，以扩大干部人事档案数字信息化的应用范围。

1　档案数字信息化概述

信息技术的快速发展和广泛应用推动了档案数字信息化的发展进程，不仅提高了档案资源的利用率，还提高了档案管理的质量，档案数字信息化已经成为档案管理不可或缺的一部分。

档案数字化是把档案信息的主要内容变成计算机可以鉴别的数字代码，其主要过程包括档案数字化的输入、转换和档案接收。简言之，它是将文字档案信息输入到计算机中，通过计算机把文字信息变成数字化信息，便于保存和查询。

档案信息的数字化是档案数字化的核心，它是将数字化的档案信息资源与网络化的管理过程，利用系统加工与网络传输，合理配置档案信息资源，并提高其利用率，从而达到共享档案信息资源的目的。

档案数字化与网络化是档案数字信息化建设的主要内容，通过数据库、数据压缩和高速扫描，把传统的介质文件和电子档案组成系统、有序的档案信息库。档案数字信息化改变了档案的管理模式，使其从档案实体的管理变为档案信息的管理。

2　水利干部人事档案数字信息化建设中存在的问题

2.1缺乏专业的管理人员

干部人事档案工作一直处于不受重视的状态，无论是单位领导还是人事组织工作人员，都没有对此引起高度重视，导致档案建设管理存在诸多问题。尤其在水利系统的基层单位，往往招聘录取的都是水利专业技术人员，档案专业的管理人员非常缺乏。由于干部人事档案数字化包含大量信息，涉及个人隐私，具有高度的保密性，所以应该做好保密工作。但是在实际的建设中，档案部门没有设置安全管理人员、审计人员和系统管理员，缺乏任意一种专业人员的管理，都不利于干部人事档案数字信息化的建设。

2.2缺乏统一、标准的干部人事档案数字化软件

我国干部人事档案数字化建设尚处于发展初期，实际工作中无法提供有效的信息技术，难以实行统一的档案数字化标准。目前，我国仍然没有统一的档案数字化软件或是专业的管理部门对干部人事档案进行监管，无法共享信息资源，也不利于网络信息化和干部人事档案数字信息化建设。水利系统更是由于各基层单位体制不同，甚至基层单位与主管单位可能都使用不同的档案数字化软件，导致各单位只好自行开发软件管理本单位的干部人事档案，这样容易导致档案信息处于分散和孤立状态，加剧了干部人事档案数字化信息建设的困难。

2.3干部人事信息建设重复

干部人事档案记录每个干部的工作经历、人事调动和思想觉悟，正是这种动态性的特点，使得人事档案记录工作变得繁杂，除了记录每个干部的工资、考核、专业技术职务、聘期外，还要记录干部的调动，新干部的建档，等等。在进行档案记录之前，还要充分审核每个干部人事资料的真实性，确保档案的权威性与准确性。此外，档案工作人员必须给每个档案编号、分类、扫描，才能实现数字信息化。

3　干部人事档案数字信息化建设实践

以水利系统干部人事档案数字信息化建设为例，分析干部人事档案数字信息化建设实践应该采取的措施。

3.1加强管理重视档案建设工作

干部人事档案数字信息化建设是干部工作的组成部分，是了解、考察和选拔干部的重要依据，应当引起单位领导的重视。改革开放后，水利系统作为国家重点建设工程，干部人数众多，干部工作内容也随之增加。水利系统部分单位配有专业的人事领导管理干部人事档案，并有一些专职人员协助日常管理建设工作。可见，我国水利系统开始重视干部人事档案管理的重要性，加大了干部人事档案数字信息化建设中的管理工作。

3.2做好基础工作

水利系统干部人事档案数字信息化建设应该在全国范围内统一水利系统的管理软件，以此作为档案建设实践的标准，达到全国范围内水利系统档案信息资源共享的目的。除了统一软件外，还应该做好原始档案的管理工作，保证材料的真实性和准确性，细致扫描所有档案资料，并做好存储工作，为档案数字信息化提供保障。此外，为了便于档案的查找，必须分类整理各个档案，形成完整目录，如依据学历、职称、科研成果等进行分类，对于为水利系统做出突出贡献的干部，可以增加其他档案目录，作为补充档案。

3.3加强数据库的维护

通常情况下，为了保证档案的完整性、安全性和持久性，除了做好纸质档案的管理工作外，还应该做好数据库维护工作，确保数据库的正常运行，防止档案数据丢失。在数据库日常维护工作中，应该做到定期备份数据库和原始图片，及时更新档案资料，特别是在人员调出和调入时，及时调整目录代码，完成在线管理工作。

4　结语

水利系统干部人事档案数字信息化建设实践工作是一个长期过程，需要水利系统领导的重视，更需要配备专业的档案专业技术人员，做好日常管理、维护工作，不断更新信息技术，唯有如此，才能保证水利干部人事档案数字化信息建设的持久性。

［1］ 汪海泳.关于高校干部人事档案达标工作的若干思考［J］.兰台世界，2013，18（11）：54-55.

［2］ 梁雯，邓安森.试论事业单位干部人事档案的信息化体系建设［J］.兰台世界，2014，24（z1）：139-140.

［3］ 韩春红.基于干部人事档案数字化有关问题的探究［J］.济南职业学院学报，2015，21（01）：119-121.

［4］ 吴琴燕，李勇.论事业单位人事档案管理数字信息化［J］.中国经贸，2015，（06）：55-56.

［5］ 肖兰萍，梅宇靖.水利系统干部人事档案数字信息化建设探索与实践［J］.水利信息化，2014，（05）：12-15.

［6］ 黄涛.人事档案的管理与分析［J］.消费导刊，2011，（23）：48.

Analysis of water conservancy system's digital infor mation construction practice of cadre personnel archives

ZHOU Yu-xia
(Guangdong Feilaixia Hydro-junction ManagementOffice,Qingyuan 511500,China)

Cadre personnelarchives is the kind of textmaterials thatpersonneldepartmentachieves training,selection and appointment of cadres in accordance with the Party's policy on cadres,in which personal experience,political ideology, moral character style,professional ability and work performance are recorded.In the information age,digital information of cadre personnel archives conforms to the trend of the times,which gradually improves the management level and the utilization ofpersonnela rchives.

Cadre personnelarchives;Digital information;Construction

G270

A

1674-8646（2016）04-0062-02

2016-01-19

周玉霞（1983－），女，广东梅州人，工程师，学士，主要从事人事档案管理研究。