计算机办公系统常见问题及解决策略

杨良刚

（北华大学信息技术与传媒学院，吉林吉林132000）

计算机办公系统常见问题及解决策略

杨良刚

（北华大学信息技术与传媒学院，吉林吉林132000）

在实际工作过程中，由于行业工作者并非专业计算机人士，所以在应用计算机办公系统时，难免会遇到这样或那样的问题。这些问题的存在不仅会影响工作者的办公效率，甚至会对办公资源造成损害，因此解决计算机办公系统的常见问题，充分发挥计算机办公系统在办公过程中的积极作用，已成为办公者亟待解决的问题。

计算机办公系统；常见问题；解决策略

计算机作为现代化社会的新生产物，其功能性已经在各行各业中都得以有效的展现。计算机自身所具备的科技性与便捷性，使其能够建立起一个独立的办公系统，从而为各行各业工作者带来了工作上的便利。

1　计算机办公系统常见问题

1.1办公系统体系掌握不熟练

计算机办公系统是以计算机技术为基础，结合行业特点所研制出的办公系统，不同的行业有着不同的计算机办公系统，但其需要应用者必须要具备一定的计算机基本操作技术才能够完成。然而，很多办公人员的计算机技术都较为薄弱，甚至有些资历较老的办公人员根本就不懂如何应用计算机。对计算机基本技术的缺乏使得很多办公人员都要对计算机办公系统进行现学，这使得很多办公人员都存在着对办公系统体系掌握不熟练的情况。

1.2操作失误导致的资料丢失

由于办公人员计算机基本技术的缺乏，使得他们在进行计算机办公系统应用时，常常会出现操作失误的情况。当操作失误出现导致计算机办公系统上没有出现办公者想要得到的数据或出现了错误的画面时，由于办公者之前并未遇到过此种情况，办公者就会出现紧张感。伴随紧张感而来的是他们想要退回到上一步骤的迫切心情，在这种迫切心情的影响下，办公者很容易出现一错再错的情况，最终导致办公资料丢失。

1.3系统维护、更新操作不当

计算机办公系统是一个长期性的使用系统，其会根据所在行业专业技术发展的水平而不断发展，不断更新自身的系统内容，以应对新型及更为复杂的办公操作需求。通常情况下，计算机办公系统的维护都是由专业技术人员来完成的。但由于不同行业的办公系统的实际内容不同，再加上各行业专业办公系统人才的紧缺，使得很难保证每个办公系统都是由专业计算机人员来完成的。在这种情况下，为了完成办公系统的更新，必然要由办公人员来完成办公系统的维护，而专业技术的缺乏使得他们在进行系统维护时难免会出现操作不当的情况，从而对计算机办公系统造成不利影响。

1.4防御意识薄弱引起病毒感染

病毒是计算机最大的敌人，同样也是计算机办公系统最大的敌人。由于办公者的计算机专业技术薄弱，所以他们在防御意识上也存在误区，这就给他们的办公操作带来了极大的安全隐患。一旦操作不当不仅会导致整个系统的瘫痪，还会泄漏行业机密，其对于办公单位的打击无疑是巨大的。

2　计算机办公系统问题的解决策略

2.1重三迭四，提升系统运用水平

办公者想要实现对计算机办公系统的有效应用，必须要在系统的学习过计算机办公系统应用的基础上，不断加强对计算机办公系统的练习。通过不断的练习，来提升自己对计算机办公系统的有效应用，从而保证自己对计算机办公系统的操作都能够正确，避免无畏操作失误的出现，提升自己对计算机办公系统的基本应用效率。

2.2精细操作，学习资料还原技术

想要更好地发挥出计算机办公系统的作用，使其在办公难度上有所突破，办公者必须要向计算机办公系统的更深层次去钻研，加强对计算机办公系统的精细化操作。需要注意的是在高难度计算机办公系统的应用过程中，操作失误的情况在所难免。当失误出现时，只要能够合理操作，那么绝大部分资料都能够得以还原。因此，办公人员必须要学习办公系统的资料还原技术，避免在误操作之后出现“一错再错”的情况，导致资料彻底无法找回。

2.3加强学习，学会系统维护处理

虽然计算机办公系统不要求办公人员具备专业的计算机知识，但基本的计算机维护、更新等技术，办公人员还是必须要掌握的。对办公计算系统的基本维护和更新技术的掌握，不仅能够保证计算机办公系统始终处于一个最优状态下，还能够保证系统功能的全面性，这样能够给予办公者最大的办公支持，从而将计算机办公系统的优势作用最大限度地发挥出来，为办公者的办公行为提供帮助。

2.4规范操作，提升系统病毒防御

病毒作为对计算机办公系统侵害最大的问题，必须要做好对其的防护，才能够在充分发挥计算机办公系统作用的基础上，保证办公信息及数据不会泄漏。实际上，对于计算机办公系统病毒的防御是一个非常简单的事情，只要办公者能够保证办公系统始终处于最新版状态下，其自然就能够降低漏洞出现的几率，从而降低病毒侵害的几率。另外，办公者必须要提升对自身工作行为的警觉性，做到专机专用，在绝不使用办公电脑做私事的基础上，保证自身操作的规范性，在降低计算机办公系统感染病毒几率的同时，提升自己的病毒防御意识，保证计算机办公系统的良好工作状态。

2.5健全信息安全的制度和体系

使用计算机办公系统的高校职工要对重要的信息和数据进行备份处理，针对在正常工作时间外产生的信息和数据也要备份处理。还要持续完善办公系统数据库的保护与预写功能，避免系统出现故障时，不能及时找到故障源头并及时处理和解决。加强对办公系统的日常维护工作，及时升级系统中的防火墙和杀毒软件程序，同时下载和安装程序补丁，保证数据的使用和存储不会被更改和窃取，除此之外，信息的接收方和信息的发送方应该一致，可以加入一个安全系统在网络层中对数据信息进行加密，进而完成这个过程。

2.6重视计算机办公自动化系统的人才培养工作

计算机服务人员具备较强的专业性是公司办公系统正常运行和使用的前提，办公系统自动化的实现与电子文件的整理，网络程序的运用，都是息息相关的，要保证这些工作正常运行，必须要提高计算机服务人员的专业性。针对已经应用了办公系统的公司，要积极组织办公人员进行培训和教育，办公系统的建成并不是简单的依靠计算机服务人员，个人能力再强也不能做到面面俱到，保证办公系统的全面推行。因此，每一个办公系统的使用者都要熟练掌握办公系统的基本知识和一些操作技巧，高校可以通过进行培训来加深操作人员对系统的认识，也间接的提高了操作人员的计算机水平。

［1］汪琴.浅论计算机办公软件在教学中的应用［J］.群文天地，2014，（20）：235.

［2］杨红格.计算机办公系统存在的问题和解决办法分析［J］.信息与电脑（理论版），2014，（08）：67-68.

［3］王煜.计算机办公系统常见问题和解决对策［J］.中国科技信息，2015，（08）：132.

［4］宋慧静.论计算机办公自动化发展方向与前景［J］.民营科技，2014，（12）：55-56.

Common problems and solving strategies of computer office system

YANG Liang-gang
（School of Information Technology and Communication，Beihua University，Jilin 132000，China）

There will be some problems in the application of computer office system for the computer industry workers are not professional.These problems will not only affect the efficiency of the office worker，but also even cause damage office resources.To solve common problems in computer office system and fully give play its positive role have become the urgent problem.

Computer office system；Common problems；Solving strategies

2016-05-18

TP317

B

1674-8646（2016）14-0050-02