高校教学档案的科学管理和利用开发

商桂君

(赤峰学院教务处，内蒙古 赤峰 024000)

高校教学档案的科学管理和利用开发

商桂君

(赤峰学院教务处，内蒙古 赤峰 024000)

高校办学的过程中，会产生大量的学生教学资料，随着高校的完善和进步，教学档案信息也更加完善，对教学档案信息的分析与思考能够有效提高教学质量，对高校教学秩序维护提供帮助。对教学档案进行科学的管理和利用开发，对高校发展有重要意义。通过对高校教学档案概念及特点进行简述，就高校教学档案如何进行科学管理和利用开发进行探讨。

高校；教学档案；科学管理；利用开发

1 高校教学档案特点浅析

高校教学档案特点主要表现在分散、私密、原始、真实、多样性和特殊性等多个方面。

高校教学档案材料涉及很多部门，分布较广，范围较大，较为分散，这也给档案的收集和管理带来一定难度。高校教学档案中的很多信息存在着一定的私密性，如考试成绩信息，教学变更情况等，所以在档案管理中要重视档案信息的安全。高校教学档案记录了学生的成绩、教学表、奖惩情况等，都是其原始资料和记录，档案资料真实地反映了学生在校期间的方方面面，是学生在校期间完成学业过程中最真实的写照。此外，由于学生在校期间兴趣、爱好、发展方向等的不同，其个性化发展的过程中，产生了多种形式的档案资料，如带文号的正式文件、表册、证书、相关卡片、文字材料等，规格标准均有不同，这体现了教学档案的多样性和特殊性。正因如此，更应该加强档案管理，更好地服务学生，服务学校。

2 加强教学档案科学管理措施分析

2.1 增强重视程度，提高管理意识

高校教学档案管理工作是学生管理、教学改革、高校发展的重要基础，对高校科学管理以及高素质人才培养有着很大的促进作用，加强高校教学管理工作离不开校领导和各部门的重视与支持，由于档案存在分散性的特点，其收集整理的工作量较大。校领导对教学管理工作要给予大力支持，并帮助协调各部门间融洽合作，提高档案管理工作效率，并对档案管理工作进行监督与部署，以保证档案管理的科学规范。与此同时，随着高校信息化建设的逐步完善和对于复合型人才需求的不断加大，要增强档案管理工作人员管理意识，定期组织进行培训与交流，满足当前形势的要求。

2.2 档案管理日常化，责任到岗，突出重点

高校教学档案管理过程中要积极发挥兼职档案员及各部门相关人员对档案材料收集整理工作的作用，责任到岗，分工明确。要根据不同阶段情况进行资料收集，将学生在校期间的不同阶段(如：招生、考试、评奖评优等)的资料收集管理工作做好。将常规档案管理与高校日常工作相结合，突出重点，以达到档案细致化管理的要求。

2.3 档案管理信息化

随着高校教学档案管理信息化建设的不断深入，档案管理需要更加专业和具有针对性，档案电子化已经成为一种趋势，在此情况下，要客观对待电子档案与实物档案，将两者优势结合互补。实物档案的优点在于信息表达更加直观，给人印象更深刻，保存安全性高于电子档案，实物档案中特别是一些较为珍贵的材料要保存好，并且做好编研工作。电子档案信息要注意文件版本和系统升级维护，同时将实物档案与电子档案相结合进行分类统一编码，形成实物档案和电子档案的关联性，方便存储和检索，提高档案管理及查阅资料的效率。

3 高校教学档案管理的合理开发和利用

3.1 高校教学档案开发利用的重要性

高校教学档案管理是开发利用的基础，所以档案管理首先要达到高校的要求，才能进行后续的开发利用，只有经过合理开发和利用，才能更好地提升其价值，更好地提供服务，提高教学档案的利用水平。教学档案在现有基础上已经提供了很多服务和功能，例如记录学生成绩，奖惩记录，并真实体现了学生在校期间各方面表现情况，对其之后的工作分配调动、留学、干部选拔任用、职称评定等都提供了很好的依据。高校教学档案在未来将扮演更加重要的角色，影响着学生以及高校的发展。

3.2 高校教学档案开发利用的局限性

高校教学档案在开发利用方面有一定的局限性，需要注意档案信息中的隐私，出于安全性考虑，档案的查阅本身就需要权限，或者需要一定的许可才能进行，对高校教学档案的这种保护也使得其难以进行深层次的开发和利用。

3.3 高校教学档案开发利用

3.3.1 保证教学档案的原始性和真实性

高校教学档案是学生在校期间最真实的信息体现，是学生完成学业过程中的信息凭证，关乎学生的工作、发展方向、职称评定等多个方面，并或多或少对学生的未来有一定影响。在开发利用过程中，首先要保证高校教学档案的原始性和真实性，杜绝信息篡改以及不实证明信息的存在。管理人员要严格要求自己，高校也要对其实施监督和考核，并定期进行培训和交流，使管理人员能够公平公正，严格按照规章制度办事，热情服务学生，工作坚持原则，保证档案的真实性和原始性。

3.3.2 非保密信息的开发

高校教学档案的一些信息较为敏感，不宜作为开发利用的对象。因此，高校教学档案的开发和利用，需要更加细致和严格的管控，定期进行科学合理的鉴定，区分保密档案和可公开档案资料。同时，需要尊重其私密性，在规定范围内提供查阅和咨询服务。

3.3.3 编研工作的开展

编研工作的开展是对档案开发较为有效的形式，使以往被动的服务转变为主动的服务形式，并将资料更加系统地呈现在使用者面前，提升教学档案的利用率和使用效率。此外，信息化建设的不断完善以及国际化的趋势，使很多学生选择出国留学，进行学术交流或交换生活动，因此要积极更新教学档案格式，使其不断进步和发展。高校教学档案编研工作的开展对高校教学、招生、教学目标、发展规划有着重要的支持作用，所以在编研工作上要加大力度。

3.3.4 利用档案资源加强校友资源开发

高校生活中校友是很大一部分资源，其知识、技能、素养、人际关系等都是宝贵的资源，对学校的形象建立，增强学校竞争力以及学生间的互动发展都有着很好的促进作用。通过档案资源管理进行校友资源开发建设有着重要意义。

高校教学档案信息化建设在不断深入，其内容包括了学生在校期间的方方面面，高校可以对校友信息进行整理归纳并及时更新，通过选拔出杰出的校友信息，对学校进行宣传提升。并通过档案资源对校友力量进行统筹，可以促进校企合作，发展较好的毕业生可以一定程度上帮助应届毕业生解决就业问题等，并加强校友间的联系。

3.3.5 通过档案资源的利用提升教学质量

高校人才的培养是重中之重，要求高校教学质量不断提高，顺应时代发展并不断创新。高校教学档案资源是通过高校师生共同进行实践和活动而形成的，其中的文字资料、影像资料、图表资料、数据成果等，都是师生共同创造的成果。通过对这部分档案资源的开发利用，可以有效提高教学质量。这部分档案资源可以通过深入分析对比，展开研讨，通过总结研究，应用到教学改革、教学方式方法研究、学术交流等多个方面，这对教学质量的提高，教学水平的提高都有重要的参考借鉴意义。

4 结语

高校教学档案的科学管理与开发利用对高校建设有着积极的影响，同时也是一项长久的工程，需要对高校教学档案特点进行深入地理解，通过对高校教学档案工作思想的解放，进行教学档案资源现代化科学管理和开发利用。以科学发展观为指导，树立创新的管理理念，实现国际化、信息化的档案管理工作。

[1] 范建萍,陈重阳.高校教学档案的特点及管理改革[J].太原理工大学学报(社会科学版)，2004，(01)：90-92.

[2] 梁守英.浅议高校转型期教学档案的开发利用[J].江西省团校学报，2004，(01)：59．

The scientific management and exploitation of teaching archives in colleges

SHANG Gui-jun

(Academic Affairs Office of Chifeng University, Chifeng 024000, China)

In the course of running a university, there will be a great deal of students′ teaching materials. With the improvement and progress of the university, the teaching archives information has become more perfect. It is of great significance for the development of colleges to carry out scientific management and exploitation of teaching archives. Through the brief introduction to the concept and characteristics of teaching archives, this paper discusses on how to carry out scientific management and exploitation of teaching archives in colleges.

College; Teaching archives; Scientific management; Exploitation

2016-09-06

商桂君(1968-)，女，学士，馆员。

G647

B

1674-8646(2016)23-0078-02