信息化视野下的高校人事档案管理

李琦

（齐齐哈尔大学，黑龙江 齐齐哈尔 161006）



信息化视野下的高校人事档案管理

李琦

（齐齐哈尔大学，黑龙江 齐齐哈尔 161006）

由于高校不断开展人事制度改革，使得高校中的人事档案管理工作也需要不断提升其实际工作水平。基于信息化视野下如何实现高校人事档案管理的信息化，是目前我国急需探讨与解决的问题。为了适应信息化时代的需要及自身人事制度改革的要求，高校必须加快人事档案管理信息化建设的发展步伐。

信息化视野；高校人事档案管理；措施

1　当前高校人事档案管理的不足之处

1.1没有充分认识到高校人事档案管理的重要性

在目前我国许多高校中，存在一些领导及管理人员没有充分认识到高校人事档案管理的重要性。这种现象主要体现在以下几个方面：首先是认为高校的人事档案管理并不是高校工作的重点内容，只是将其作为可有可无的随意性工作，进而没有从思想上转变其工作态度。其次是他们对高校的人事档案管理存在认识上的偏差，认为档案只是记录过去的事，对于现在来讲并没有太大的实际意义。最后是由于认识上不够重视，因此在实际管理人事档案的过程中存在管理松懈与滞后的现象，从而淡化了人事档案的作用与地位。

1.2采用传统方式进行管理导致实际管理效率低

当前在我国一些高校中，还在采用传统的方式来管理人事档案，主要是以实体档案为主。实体档案虽然有适应性强、利用范围广，还可以作为原始凭证等优点。但对这种档案的日常管理工作量较大，而且实际利用效率比较低。除此之外，当前我国高校在人事档案的管理过程中，一般是用16开规格的纸作为载体，跟国际上所采用的标准A4纸之间还是存在一定的差异性。进而在对高校的人事档案进行装订时，增加了剪裁与折叠的工作量，从而降低了管理效率。

1.3没有建立健全完善的高校人事档案管理系统

目前我国高校中还没有建立健全完善的高校人事档案管理系统，大多都是采用自主研发的人事档案管理软件，管理的主要内容也只是单纯集中于档案目录的编辑、人员基本信息及档案的转递等一些基本方面。由于高校自主研发的人事档案管理软件具有功能范围小、所储存的信息量过窄、信息统计不完全、信息化程度不高、综合分析过于复杂等缺陷，进而无法适应我国高校人事档案管理信息化的现实需求。

2　基于信息化视野下有效提升高校人事档案管理效率的措施及策略

2.1强化宣传引导作用，提高相关人员对档案管理的认识程度

要全面提升我国高校的人事档案管理效率，首先需要强化宣传引导作用，让各级领导与教职工人员能够充分认识到档案管理的重要性。使高校的人事档案管理部门可以争取到其他有关部门的配合与支持，逐步促进我国高校人事档案管理工作的科学化、制度化、信息化与规范化。对于高校的人事档案管理而言，虽然硬件设施在其中起着基础性的作用，但有关领导能够充分重视才是有效提高高校人事档案管理效率的重要前提，也是将人事档案的管理工作纳入到高校总体工作流程中，从而实现机构设置与人员配置及经费使用的必要保障。除此之外，还要提高相关管理人员现代化、信息化的意识，能够改变传统观念。将高校中的人事档案管理工作与社会相关活动相结合，能够将封闭的档案管理工作逐渐向开放性发展转变。

2.2用新型高校人事档案管理方式来规范对档案的管理

要想有效提升我国高校的人事档案管理效率，切实保障人事档案管理工作质量的提高，就需要建立完整的规章制度，来实现对人事档案管理的科学化、制度化、规范化的要求。建立健全新型高校人事档案管理制度后，相关管理人员还需要在日常管理过程中，能够结合具体实践来贯彻这些规章制度。与此同时，管理人员还需要不断充实与完善档案内容，各部门需要对档案的当事人进行全方位的考察。注重对相关人员个性特点、业务能力的考核，进而得出可以真实、准确、客观反映当事人历史与现状的人事档案材料。除此之外，高校的人事档案管理部门还需要定期跟踪收集与当事人有关的最新信息，及时归档处理，保证档案管理的时效性，进而保证档案能够拥有一个实时更新的动态过程，从而充分发掘档案的实际价值。

2.3建立健全完善的高校人事档案管理数据库信息

系统

为了有效提升高校人事档案管理的工作效率，及时准确地传输想要的人事信息，就需要将人事档案管理由实体化管理向档案信息化管理转变，从而实现由手工操作向电脑管理转变。这需要高校能够建立健全完善的人事档案管理数据库系统，能够动态管理人事档案系统，从而及时有效地采集与更新相应的数据信息，使得档案管理工作更加数据化、信息化。建立完善的数据库系统，可以保证档案管理的时效性与准确性，进而将高校的人事档案管理部门建设成为能够与人事组织部门地位相等的部门。

3　结语

随着科学技术的不断发展，高校的人事档案管理工作应该逐步实现信息化管理。基于信息化视野下，高校人事档案管理部门需要充分利用好档案资源，能够进行信息交流与共享，从而真正发挥出档案的实际价值。在信息科技高度发展的今天，高校人事档案管理部门应该更加注重以信息化为主要发展目标，充分运用现代信息技术，与时俱进、开拓进取，进而推动高校人事档案管理工作的健康可持续性发展。

［1］ 王志丽.浅谈高校人事档案信息化管理［J］.赤峰学院学报（自然科学版)，2011，（02）：170-172.

［2］ 吴杰.高校人事档案管理信息化建设初探［J］.兰州教育学院学报，2013，（01）：98-99.

College Personnel File Management from Information Perspective

LI Qi
(Qiqihar University,Qiqihar 161006,China)

Due toongoingreformofthe personnel systemofcolleges and universities,sothat universities in the management ofpersonnel files also need tocontinuously upgrade the level oftheir actual work.Howtoachieve university personnel file management based on information perspective is the current problemChina need toinvestigate and solve urgently.In order tomeet the demands ofthe information age and the needs oftheir own personnel systemreform,universities must accelerate the pace ofdevelopment ofinformation construction ofpersonnel files management.

Information perspective;College personnel file management;Measures

G271

A

1674-8646（2016）01-0113-02

2015-11-17

李琦（1980-），女，黑龙江东宁人，助理研究员，硕士，从事档案管理研究。