浅析档案的现代化管理

程亚新

（牡丹江市卫生和计划生育委员会，黑龙江 牡丹江 157001）



浅析档案的现代化管理

程亚新

（牡丹江市卫生和计划生育委员会，黑龙江 牡丹江 157001）

档案管理实现现代化是档案管理发展的趋势，但是，从目前的档案管理来看，在现代化的管理过程中还存在着档案标准化程度低、缺乏专业人员的问题，有的地区对档案管理的投入不足，因此，有必要通过加强档案管理的标准化来培养专业人才。

档案管理；现代化；分析

1　档案现代化管理

档案现代化管理是以当前的管理科学为指导，利用现代化的管理模式，先进的管理技术和管理设备来发挥档案管理人员的积极性和主动性的一种管理形式。现代化的档案管理形式还可以对传统的档案管理进行改革，这样，可进一步实现档案的智能化管理，而且现代化的档案管理还可以完善传统的档案管理方式，进一步实现档案管理的系统化和智能化。除此之外，档案的现代化管理还具有存储信息量大、占用空间小、速度快等特点，从而提高了档案的使用效率。电子文件的出现，必定会成为一种全新的载体出现在档案管理中，并且，随着这种管理模式的发展而取代纸质档案的管理。

档案的现代化管理是社会发展的结果，现代化管理不仅体现在档案管理中，在其他的管理领域也是非常关键的。随着电子计算机的普及和发展，电子软件等相关技术的品种逐渐增多，而档案管理实现计算机化已成为了现代化档案管理的一个非常重要的途径，档案现代化管理具有速度快，资源共享等性能。现代化的档案管理是一个动态的概念，它是随着社会的变化而发展的，在发展的同时与动态的管理需求相统一。

2　档案现代化管理中存在的问题

2.1标准化程度低

对档案进行现代化管理是当前档案管理工作实现标准化的一个非常关键的条件，我国开始实行档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的，但是，由于我国档案管理自身存在的复杂性，导致我国的档案管理体系变得极其复杂，再加上一些历史性的原因，使得我国的档案管理逐渐走向了各自为政、自给自足的发展道路，档案管理的各个单位也根据自己的经济实力来选择合适的硬件设备。现阶段，我国研发的档案系统软件是非常多的，但是，绝大多数软件都没有很好的遵循国际标准，整体的档案标准化水平偏低，档案数据也不是特别的完整，大部分的档案没有主题标引，直到现在，我国也没有形成统一的发展规律和发展标准，使得档案的管理工作存在着很大的盲目性。这种情况一直持续下去的话，将会给我国的档案管理和档案的资源共享造成非常大的损害，而档案管理软件的标准化程度过低，也会严重的影响到档案现代化管理的发展进程，而且还会造成大量的重复性建设，导致网络档案管理系统仍停留在辅助管理的位置上。

2.2缺乏专业的管理人员

当前，档案现代化管理人员基本分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理人员。其中，高级档案管理人员所具备的政治觉悟和政策水平都是非常高的，而且现代管理技术水平也是非常高的，这一部分专业人员可以设计出档案科学发展的规划，同时还具备较强的组织协调能力和决策能力，并且在学术理论研究上有着极高的造诣。随着社会的不断发展，人们对档案管理人员的素质要求越来越高，但是，在实际档案管理工作当中，管理人员的学历层次普遍较低，普遍缺乏现代化的档案管理人员，由于档案管理人员的整体素质偏低，导致一些新的管理技术和管理方法很难在档案管理工作中得到应用，没有办法从根本上解决实际工作中遇到的问题，此时，档案管理人员在配置上也不合理，从而导致整个档案管理人员的素质偏低，上述这些情况都会影响到各单位各项工作的顺利开展。

2.3档案管理投入欠缺

在所有的档案管理中，经费缺乏问题始终是非常重要的部分，同时，也是我国档案管理向现代化管理模式转变的障碍。在实际的档案管理当中，严格的资金投入比例是非常重要的，但是，从实际的档案管理工作来看，很多单位没有经济能力购买现代化的档案管理设备，一些基层单位的档案管理室建设非常简陋，安全措施也没有落到实处。总体来看，资金投入不足已经成为当前档案现代化发展的障碍。

3　档案现代化管理的相关举措

3.1改善标准化建设

档案管理的标准化是我国档案现代化管理的基础，档案现代化管理是建立在先进的技术基础上的，而档案信息的共享与网络沟通在很大程度上是依赖于规范标准的，各种档案数据之间的交换，档案信息与信息之间的传递都要制定现代化档案管理标准来形成档案管理标准体系，只有将这些标准都准备充足之后，才可以保证实现现代化档案的管理工作，与此同时，在档案管理中，我们常常还会遇到一些单位，用一特殊的理由来更改管理的方式，这种做法对于档案的管理是非常不利的，因为档案的现代化管理所制定的标准都是根据实际情况合理制定的，一旦进行更改，势必会耗费大量的人力、物力、财力，这不仅会涉及档案管理数据的格式问题，还会受到运行环境等多方面因素的限制，所以，档案管理本身就是一项极其复杂的课题，我们要做到集中力量、统一领导，只有这样，才能不断推进档案管理发展的标准化。

3.2培养复合型人才

在培养档案管理人才时，要求档案管理人员要具备档案管理方面的理论知识和实践知识，还要求档案管理人员具备一定的经济、技术等方面的知识，要以提高档案工作人员的素质为基础，不断加强档案管理队伍建设，培养优秀的档案管理人才，将具备复合型知识的人才有效的融入到档案的现代化管理当中，不断优化现代化档案管理人员的知识结构，培养出现代化的技术操作管理人才。在现代化档案管理进程中，要求我们的档案管理人员具备勇于奉献、全心全意为人民服务的意识，还要做好现代化档案管理工作中所需要的知识结构和现代化管理能力，多组织开展一些多层次的教育培训活动，加快档案现代化管理的步伐，进一步促进现代化档案事业的发展。

3.3强化档案管理意识

首先，进一步做好现代化档案管理工作，加大现代化档案管理的资金投入力度，配置全新的档案管理设备，不断培养创新型的高素质的档案管理人才，将现代化的档案管理有效的纳入到工作当中。其次，要求各级部门领导高度重视档案管理工作，及时了解档案管理工作的现状，并针对所出现的问题进行分析和探讨，及时解决档案管理工作中存在的问题，有效的指导档案管理部门更好的开展工作。再次，档案现代化工作的经费要预算好，尤其要预算好档案维护工作所需的费用，这样，才能有效保障现代化档案管理工作的顺利开展。最后，各单位还要按照自身的实际情况来设定与之相适应的标准和要求，建设好规范化的档案室，配备好相应的档案管理设施，以此来保证现代化档案管理的安全性和稳定性。

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G271

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1674-8646（2016）01-0082-02

2015-10-25

程亚新（1974－），女，黑龙江牡丹江人，主任，主要从事档案研究与管理工作。