基层计生人口档案管理存在的问题及建议

刘冬梅

摘 要：档案资源是国家的重要资源，计生人口档案作为其中的重要组成部分，在现阶段社会飞速发展的背景下，应得到更加规范的管理。目前基层计生人口档案管理工作中还存在着众多的问题，因此需要相关人员深入分析这些问题，并提出有效对策予以解决，实现档案资源的优化利用。本文就基层计生人口档案管理存在的问题及建议进行了研究分析。

关键词：基层;计生人口档案管理;问题;建议

随着信息技术的不断发展，整体档案资源的管理工作正朝着现代化的趋势发展。而基层计生人口档案管理工作由于经济、管理人员知识水平等因素的限制，依旧采用着原有陈旧的管理方法，工作效率和工作质量相对较低，难以满足社会发展要求，因而需要各级政府对基层计生人口档案管理工作中的问题予以重视，优化管理方法，尽快实现现代化管理。

一、优化基层计生人口档案管理工作的必要性

新时期下，社会各领域不断发展，现代化技术得到了广泛运用，而基层计生人口档案管理工作作为国家整体档案资源管理工作的重要组成，对资源的有效利用和社会发展有着重要意义，其管理工作的优化势在必行。通过现代化计生人口档案管理理念和技术的运用，不仅能够保证档案资源的真实性，实现档案管理效率的提升，同时也能够保证资源的合理优化配置，提升整体档案资源管理水平，是社会发展的必然趋势。

二、 基层计生人口档案管理现存问题

（一） 档案管理工作重视度不足

目前在基层计生人口档案管理工作中，很多管理人员的管理意识相对淡薄，认为档案管理工作繁杂重复，无需难度较大的专业技术，处于可有可无的地位，因此在资料收集、档案整理等方面经常出现工作懈怠、延期归档等情况，大大降低了档案管理工作的效率和质量。同时，工作中普遍存在着“重业务，轻档案”的问题。很多工作人员认为业务工作作为考核的重要部分，应得到更多的重视，因而在工作中将更多的精力投入到了业务工作中，忽视了档案的规范性和及时性，导致档案管理质量大幅度降低，存在严重的滞后性。

（二）现代化档案管理技术和设备缺乏

基层单位资金有限，在加上一些领导对计生人口档案管理工作的不重视，导致技术、设备方面的投入较少，现代化档案管理技术和设备缺乏，档案保存条件较差，面对日益增多的档案数据，这种管理方式不仅难以保证档案资源的安全性，同时也严重影响了档案管理工作的效率，阻碍了基层计生人口档案管理工作的发展。

（三）档案管理体系不完善

基层计生人口档案管理工作现阶段还没有十分完善的管理体系，工作人员往往按照自身主观意识和以往的工作经验进行档案的收集、整理，导致档案的保存缺乏规范性。例如在档案管理人员出现人员变动的情况后，新来的管理人员会按照自己的习惯对原有保存的档案进行整理、归档，甚至会丢弃一些自己认为已经没有价值的档案，导致所保存档案出现资料不连续、失去客观性与真实性的情况。

（四）管理人员专业素养不足

基层计生人口档案管理工作人员兼职过多，更换频繁。很多管理人员并没有经过丰富的管理经验和扎实的专业素养，管理队伍十分不稳定。同时，档案管理工作十分繁琐，管理人员难以在较大的工作压力下拨出时间继续补充专业知识，而很多基层单位又缺乏为管理人员提供培训学习机会的条件，导致其专业知识无法得到及时的补充和更新，一定程度上降低了基层计生人口档案管理水平，不利于档案管理工作的进一步发展。

三、基层计生人口档案管理工作建议

（一） 增强档案管理意识

要想提高基层计生人口档案管理水平，首先应增强管理人员的档案管理意识，提升其责任意识和管制观念，使其具备认真负责的工作态度。例如各基层政府部门可以利用现代化信息技术建设计划生育网站，向管理人员宣传档案管理工作的重要性、现代化管理手段等，并建立工作人员相互之间以及与专家之间的交流平台，为其提供交流工作经验的机会，实现其现代化管理观念的形成和管理意识的提升。

（二）引入现代化管理技术及设备

档案管理技术和设备是决定基层计生人口档案管理工作水平的重要因素，随着现代化技术在社会各领域的广泛运用，基层计生人口档案管理工作中现代化技术和设备的引用也势在必行。相关部门应加大对基层计生人口档案管理工作基础设施建设的投入，根据档案管理需要，配置必要的防火、避光设施，改善档案保存条件，并加强对前沿管理技术的关注，及时更新管理技术，提升管理效率。

（三）完善档案管理体系

基层计生人口档案管理部门应建立完善的档案管理体系，以为管理人员提供可遵循的标准。例如明确规定资料归档范围、限定各门类档案保管期限、健全档案保存等规章制度，提升档案管理工作的科学性和规范性。

（四）培养管理人员专业素养

现代化基层计生人口档案管理工作，对管理人员的专业素养提出了更高的要求，管理人员不仅应具备良好的职业道德、扎实的专业知识，还需具备能够熟练运用现代化信息技术的能力。相关部门应鼓励管理人员提升自身专业素养，组织业务培训，并将档案管理水平纳入到业务考核中，建立稳定、专业的管理队伍，实现整体档案管理水平的提升。

四、结论

现阶段的基层计生人口档案管理工作受经济等因素影响，存在着一系列的问题。相关部门应加强档案管理基础设施建设，增强管理人员档案管理意识，完善档案管理体系，提升管理人员专业素养，实现现存问题的有效解决，进一步推动基层计生人口档案管理工作的现代化发展，以促进国家整体档案管理水平的提升。

参考文献：

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[2] 戴淑娟.基层计生档案管理存在的问题及对策[J].医学信息（上旬刊），2011，3（3）：1538-1539.