大数据背景下电子移交目录的重要性探讨

历　佳

沈阳理工大学档案馆

大数据背景下电子移交目录的重要性探讨

历佳

沈阳理工大学档案馆

本文通过总结在日常档案管理和利用的工作中针对电子文件在移交过程中发现的问题，分析了大数据时代背景下电子移交目录对档案收集、整理、利用和共享的重要性，并强调了档案工作人员对电子移交目录的业务素质对档案收集工作的影响。

档案收集；前端控制原则；电子移交目录；双套制；档案资源共享

档案的收集工作是整个档案管理工作的首要环节，是贯彻档案统一管理原则的重要内容和基础环节。俗话说：“编筐编篓，全在收口。”档案的收集工作，可以说就是本单位对文书部门或各业务部门的这个“收口”工作，是直接反应本单位文书部门或各业务部门日常工作成果的一种形式，是检验其日常工作业务水平的一项具体措施，是指导其规范化工作的一项重要指标。档案的收集工作如果不够完整系统、收集的档案资料不真实，将会直接影响档案的整理、鉴定和利用等工作。

根据《档案馆工作通则》等文件的规定，必须要做到进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好；交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章；具备条件的要做到电子目录、全文数据与纸质档案同步进馆，我们要根据实际利用需要对当前收集工作进行监督和指导，与时俱进，进一步以高档案收集工作的效益。

1、电子移交目录的价值体现

根据电子文件的前端控制原则，即对整个电子文件档案管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在文件形成阶段实现。在当今大数据背景下，移交目录的电子版归档形式对于纸质档案、电子文件档案的收集、整理、鉴定、保管、检索和统计都具有深远的影响。但是很多档案工作者尚未理解或者忽略移交目录电子版归档的重要性。

档案信息的采集过程，是对将要著录的档案收集其案卷目录、文件目录、档案原件等相关的原始材料，为档案的信息著录做好准备。无论是对纸质档案还是对电子档案来说，传统的移交目录只需移交纸质目录，不用移交电子目录，有可能存在由于纸张大小限制等原因，其纸质版的移交目录对当前档案所需信息涵盖不全面的情况。而对电子目录与纸质版目录同时进行归档，形成移交目录的“双套制”，我们档案工作人员可以完善相关档案的所需信息，提高归档工作的准确率与完整率。

档案目录数据库的建立，可以直接通过电子移交目录完成。前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略；前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。在实践工作中，根据事实与数值检索的方法，严格清点核对每一项目录信息，确保目录数据库的准确性、完整性和全面性，提高归档电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。

2、电子移交目录对提高档案收集工作人员业务素质的影响

科学文化的繁荣，使人们在科学研究和各种创造性劳动中产生了更多的档案信息需求，从而对档案工作提出了新的要求［1］115。在实际工作中，不仅仅是档案工作人员的业务素质对档案工作有直接的影响，同时负责移交档案的文书或业务部门的归档工作人员的业务素质和档案意识对档案工作的整体影响更加深远。大数据时代，电子目录的收集工作要做到全面、严谨、真实、准确。我们要提高档案工作人员在收集档案过程中对移交目录的全面性、严谨性、真实性、准确性等重要特征的把握，严格对待清点核对的过程，甚至在电子移交目录中要加印电子印章以确保电子目录的可靠性与规范性。

电子文件应该与纸质文件的移交数量、质量和内容完全统一。要提高工作人员对电子移交目录形式的认知，提高电子移交目录的信息含量和准确性，严格把控电子移交目录的真实性，进而提高档案工作的整体质量。所以我们强调，为了提高电子移交目录的全面性、严谨性、真实性、准确性，文书或业务部门的归档工作人员应该在一件文件办理完毕即刻填写电子移交目录，这样可以做到及时、准确。为办理完毕时不必填写，一旦办理完毕还需修改，应及时随之修改电子移交目录的相应信息。

因此档案工作的发展应该投入更多的资金和设备，培养更多的现代化档案管理技术人才，加强信息化建设。特别需要说明的是，无论何种形式的电子移交目录，都便于脱机检索，这就更加要求档案工作人员提高对电子移交目录的重视程度。

3、大数据背景下档案资源的共享

对电子移交目录格式，信息内容，查检数据库格式等指定统一的标准，制定详细的标准化格式，这将直接影响档案资源的共享。应规范档案数字化与网络化建设，按照共建共享、互联互通的要求，建立和完善国家档案信息目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库等各类档案数据库，充分发挥档案数据库的公共信息服务功能。

首先，必须实现机读数据记录、软件设计以及各种硬件设备的标准化，标准化是网络资源共享的基础［2］215。我们可以制定电子移交目录的标准化，对电子文件目录及元数据进行组织，根据最原始的电子移交目录设计软件，通过文件类型、文件号、形成时间、形成部门等要素，实现档案信息目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库等各类档案数据库的数据共享。

其次，档案管理网络必须有高效的管理手段和协调手段，具备多媒体兼容性。目前，我国网络通信和移动互联网络的通信条件发展迅速，奠定了档案网络服务和利用的基础条件。但信息资源的分布式管理，要求网络必须遵循统一的高层协议，对基于不同系统的档案管理平台和相关应用软件所产生的元数据信息进行整合和管理，加强协调性，建立一个全面的数据库，并提供统一的检索入口，实现资源共享检索。

总之，档案的收集工作是整个档案管理工作的首要环节，是贯彻档案统一管理原则的重要内容和基础环节一个档案机构的收藏是否丰富，档案是否完整，是衡量这个档案机构地位和影响力的重要指标［3］46。

在大数据时代背景下的档案收集过程中，我们要结合工作实际，总结经验，运用新的理论思维，不断提高电子移交目录的规范性、全面性、准确性和安全性，遵循效益性原则，同时提高在档案移交过程中的清点核对的细致性、完整性、准确性和全面性等重要特性，严格把控档案收集工作的完整与安全，为档案的共享利用工作打好坚实的根基。

［1］冯惠玲、张辑哲.档案学概论［M］.中国人民大学出版社，2006年版.

［2］肖秋惠.档案管理概论［M］.武汉大学出版社，2009年版.

［3］肖秋惠.档案管理概论［M］.武汉大学出版社，2009年版.