企业档案管理存在的问题及对策研究

强跳梅

（延长油田股份有限公司档案馆，陕西 延安 716000）

企业档案管理存在的问题及对策研究

强跳梅

（延长油田股份有限公司档案馆，陕西 延安 716000）

笔者结合自己多年来的工作实际，通过系统内档案管理全面调查总结、认真思考、深刻剖析、归纳档案管理中存在的问题，并提出了相应的对策，目的在于为新形势下延长石油企业建康发展提供更优质的档案服务，唤醒企业重视档案管理工作，并能使同行得以借鉴。

企业；档案管理；问题及对策

众所周知，对于一个企业而言，档案管理是企业进行生产、经营、正常运营和日常管理中不可缺少的一个重要工作，它直接决定着企业未来的发展和高效健康的运营质量与效益。同时，它也是企业进行生产活动的原始记录，也是各类企业的重要历史文献[1]。

对于我们石油企业目前的现状，要建立可持续发展的石油规划、布局、开采，必须对过去的原始资料和现行的生产过程进行文献查阅，查找档案，才能够扎实有序的、科学客观的了解企业的过去、认识企业的现在、规划企业的未来。随着我们西部大开发战略的不断深入，延长石油在陕西境内有着突飞猛进的发展，自1905年，从延安境内的延长开采了中国大陆第一口油井，先后发展到延川、子长、安塞、甘泉、志丹、吴起，宝塔、宜川、富县等多个县区进行了半个世纪的油气开采。近年来，逐步发展到榆林的靖边、定边、内蒙等地进行西部油气开采，紧紧围绕国家西部大开发战略的良好机遇，目前，延长石油已进入世界500强企业。面对延长石油内部改革的不断深入和国际油价大幅波动的挑战，我们石油企业档案的管理工作也就随之出现了一些新的变化与特点。对于相关档案收集、整理和管理还是一大弱点和缺失，甚至可以说还是一不小的损失。需要我们档案管理人员进行全方位思考、学习探讨、扎实研究，提出相应的改进和整改。因此，如何做好石油企业档案管理工作就显得尤为重要，对石油企业发展具有重要的现实意义和长远的战略意义。

1 档案管理现状

对于延长石油这样的大企业，企业档案涉及的内容比较繁杂，而且具有历史时间长，涉及领域和范围广、专业门类多、生产层次多、信息容量大的特点，这些都是我们石油行业发展过程中形成的具有保存价值的纸质文字、设计开采图纸、统计图表、现场录制声像等不同载体形式的历史记录。它涉及到许多企业生产、经营活动的原始记录和原始凭证，就显得更为重要了。它是企业组建、发展、壮大、辉煌等历程的真实写照和记载，有着极其丰富的科技资源和深厚的知识信息，是一笔很难得的财富和文献。

目前，在延长石油系统内各单位的档案管理工作普遍薄弱，档案管理人员的年龄普遍偏大，学历普遍偏低，知识结构过于单一，专业知识普遍匮乏，档案管理专业人员严重缺乏，档案管理人员中工人身份偏多等，在档案管理工作商位上普遍没有经验，缺乏档案管理能力，而且不重视学习等现象，这些都是长期困扰企业档案管理的限制性因素。可以这么说，目前各单位档案管理人员的工作现状在很大程度上，可以说就是拿把钥匙当保管员了。

从延长石油各单位来看，目前从档案管理场所、经费、领导重视程度、档案的利用率等都不是太尽如人意。比如，档案归档不及时、分类不合理、整理不规范、装订不标准、管理不专业、人员不固定、保管不严谨、领导不重视、利用不充分等等现象普遍存在，这也是企业档案管理普遍存在的通病，也是石油企业

档案管理的现状。

2 存在的问题及其成因剖析

2.1 存在的问题

2.1.1 普遍存在制度不健全、落实不规范、利用率超低现象

档案管理工作是一项标准化、规范化、专业化、科学化要求很高的工作，它要求有专业制度和专业人员按照统一要求、制度要求进行规范操作的一项日常工作。对于大企业来讲，更需针对本系统内的各单位根据各自的实际情况制定一套科学可行、完整可靠、便于操作、规范标准的档案管理规章制度。在我们延长石油系统内部，虽然大多数石油企业已经制定了档案管理制度，但大多制度还是照搬别人、形同虚设、上墙能看、落实难办、不够健全，在实际档案管理过程中没有严格的制度落实。特别在各类档案的收集时效上、保管质量上、借阅程序上、保密等级上等等方面存在着很多问题，甚至有一些是突出的问题。如档案资料收集不及时，好多档案时过境迁了，还没收集整理；档案收集不全也是普遍存在的问题，由于收集不及时，造成整理不及时，进而造成信息缺失；借阅程序不规范，特别是在有些部门在借阅档案时不履行相关规范性手续，管理人员不重视、不严谨，经常导致有借无还、有去无回的现象，档案丢失时有发生。这些都严重违反了档案管理的要求[2]。除此而外，系统内各企业单位对档案的重视程度不够，宣传力度不高，导致相关档案的利用率很低，许多档案只是收集、整理、入库而终结。大家知道，企业档案信息资源的充分利用和研究，它是可以为企业创造巨大经济效益与社会效益的，它是企业管理中必不可少的一组成部分和环节[1]。但是，由于各级领导和档案管理人员认识不足的问题，长期以来，企业一直注重工作程序性“收藏”，而轻视“利用”的现象普遍存在，多年存在，大多档案只是束之高阁。加之缺乏有效的档案知识宣传，大多企业员工对档案的利用效益知之甚少，甚至漠然视之，导致档案信息资源利用率超低。

2.1.2 普遍存在收集不及时、整理不规范、管理不专业现象

多年来，石油企业从领导到员工只重视年生产量，而对档案管理工作的认识很淡薄、意识很模糊、甚至很藐视，对单位的各项纸质文件、影视资料不够重视，大多只是用后而弃之，用后高阁之。根本不重视这一系列的相关资料归档整理和收藏保管，造成资料流失、损毁的情况时有发生，根本不能保存文件材料的系统性、完整性、规范性以及准确性，从而增加了档案收集的难度。

企业现任领导和档案管理人员对《中华人民共和国档案法》不甚了解，对日常的石油工作，只是重安全、生产、经营，而对档案工作只用不收、只用不整、只用不管的现象很是普遍。造成档案管理的系统性不规范、档案材料不完整、数量不齐全的情况，根本无法发挥档案的作用，更没有办法为企业和领导的决策提供优质、高效的服务。

在档案管理过程中，普遍存在收集不及时，过期不查找；分类不科学，整理不规范；装订不标准，管理不专业。企业的不少单位档案管理人员均是学历不高，知识结构单一，知识面过窄，大多根本就不是档案管理专业毕业的，就不具备档案管理的专业知识，加之自己又不太注重这方面的学习，在工作中好多仅成了档案的保管员，对自己管理的各类档案中就其分类、装订、查找等，自己急忙也难以说清。

因此，我们应该调查研究，改变以往企业“重生产、轻档案”的传统思维模式，从而强化企业和企业员工的档案意识，确保企业在生产经营和管理活动中有保存价值的各种形式的文件材料、影像资料以及实物等及时归档[2]。

2.1.3 普遍存在人员数量不足、业务素质不高、知识水平较低现象

当前，各类企业档案管理人员数量不足、业务素质不高、知识水平较低、知识水平参差不齐、年龄结构偏大等普遍现象。在具体档案管理过程中，老是认为所谓的档案管理就只是简单的收集、分类和保管。对各类档案的收集、归纳、分类、整理、装订、入库保管、查询利用等一概不懂。加之他们的知识水平又低，不注重学习，专业素质不高、责任心不强，缺乏档案管理工作理论知识和专业技能。在企业内部各单位的档案人员没有持证上岗的硬性规

定，更没有连续的培训计划，导致档案管理人员的档案保护意识和保护技能没有得到相应的强化与提高。

当然，也有不少企业在工作安排上本身就有不妥之处，使有些档案管理人员身兼数职，工作岗位变动过于频繁，使得自身无法全身心的投入到档案管理工作之中。另外，在石油企业里，各单位档案管理员的待遇普遍较低，他们的岗位级别也低于其他岗位专职人员，一没职称、二没职务，三没高薪。所以，管理人员也不思进取，缺乏责任意识，这在很大程度上挫败了档案管理人员的工作积极性、主观能动性。导致经常出现档案管理人员跳槽或是更换岗位的现象，致使档案工作的人员队伍不稳定。档案管理人员的频繁变换，使企业的档案管理工作缺乏稳定性，对档案的延续性很是不利。

2.1.4 普遍缺乏理论研究与政策指导

目前，在企业档案管理方面的理论研究十分匮乏，也很少有政策性的指导，这些对于企业档案管理都无疑是一不利因素。目前好多档案管理的理论、办法、规范、标准都是若干年前的旧东西，对于现在改革大潮中企业档案管理的需要而言，当然显得苍白无力。面对当今企业发展的实际和企业档案管理的需要，缺乏档案管理的理论研究，国家和行业也没有政策性指导，使得各级各类企业在档案管理事务中就无所适从。因而，就出现在各自为政，自行其事。这样以来，显得企业档案管理缺乏统一标准。当然就难以保证档案的规范性、科学性、完整性，这些方面很需要我们广大专业人员进行研究和探索，为企业的档案管理提出更为科学的理论研究和指导。这些都需要有关部门与领导在实践中不断摸索，完善企业的档案管理模式，并出台相关政策，指导档案管理工作的稳步发展。

2.1.5 普遍存在信息化程度不高现象

丛观石油企业档案管理，各单位的档案管理依然停留在传统的全人工和纯手工模式，缺乏网络化管理、信息化管理手段。在当今的网络时代，很显然再用传统的档案管理模式是不切合实际的，和现行的高速网络时代也不相适应，也是难以完成企业档案管理和利用现有档案资源的。这传统的管理模式既有难以保存，容易发生鼠害、虫蛀、发潮、霉变的风险，又有需要贮存空间大、人员多、管理效果差、查询效率低、档案利用率低的弊端。很显然，企业档案管理的网络管理、信息管理模式是企业发展的必然趋势，也是企业发展的必然要求，更是企业档案管理的必然要求。我们石油企业的各级领导和各级档案管理人员必须予以高度重视和足够的认识，改变当今落后的档案管理模式是我们不可回避的当务之急[2]。

目前，各级企业档案管理的信息化建设较为滞后，主要表现在以下几个方面：个别企业领导对档案信息化建设认识不够，未把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划，致使档案信息化建设缺乏必要的资金投入；企业档案信息化相关政策、制度、标准不健全，实际开展过程中缺乏具体的措施和依据；很多企业虽配备了相关的数字化硬件设施，但利用率较低，数据录入量有限；对档案信息资源的开发利用不足，未能实现整个企业信息资源的网络共享。

2.2 原因剖析

2.2.1 认识不足

相对其他企业，延长石油企业的体系较为庞大、生产覆盖范围广、生产战线长、层次多、认识不为统一等原因。加之认识上的缺失和偏差，各级领导多年来只重视生产产量、经营效益，而从不重视档案管理工作，有不少的领导认为档案管理就是拿把钥匙，认为管理档案就是在照库房，实乃错也。而对于档案的分类、装订、编码、分期、上架、入库、要求、法规等等全然不知，也当然不多过问。这样以来，就使各类工作人员也认为档案管理是无关紧要、不起眼的清闲工作，可每当因为档案管理失误而给企业造成较大经济损失时才感到为时已晚[3]。

2.2.2 落实不力

目前，在石油系统内，有不少基层单位就没有完善的档案管理制度体系，导致档案管理责任制落实不力，管理没有标准，缺乏依据和规范，这将直接影响档案管理的质量和效益。

2.2.3 业务不熟

当前，大部分档案管理人员学识有限、认识错

位、业务不精。有部分档案管理人员没有责任感，不学习、不进步、没追求，缺乏上进心和求知欲，对档案管理存在漠视的态度和认识。导致在档案管理中业务不熟，不会按要求分门别类，不懂归纳整理要求，常常出现严重的所有来者入库的大杂混、一锅粥现象的档案管理。

2.2.4 把关不严

石油企业内部的相关监理单位、质检部门、井下、勘探、采油、工程等部门及部门的专业技术人员把关不严，致使一些档案文件内容不全或与事实不符等。这样的把关不严将给档案收集、整理、归档造成了难以弥补的损失。所以，应要求各相关部门对各类档案从严从实把好第一道关口。

3 对策

3.1 健全制度、规范标准

为了更好的实现企业档案管理规范标准，各企业应以 《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《工业企业档案分类试行规则》等一系列的档案管理法规为依据，整理石油企业档案资料。同时，根据企业自身实际情况建立和健全石油企业档案管理制度和实施规范，统一标准、统一规范，确保档案工作有章可循、有法可依。建立和健全归档工作的约束、激励、监督机制并运用法律和经济等手段，有效进行档案管理，着重落实领导责任制，将档案工作纳入石油企业行政领导责任制进行监督，严格执行奖惩制度[4]。

3.2 加强队伍建设，提高人员素质

当前，要改变企业档案管理质量和现状，必须提高档案人员的业务素质，重视档案人才的教育和培养，激发和调动档案人员的主观能动性、积极性，全方位提高档案人员的工作能力。采取多种多样的方式，比如：参观学习、视频讲座、理论培训等，因地因人而异，也可以现场培训，将培训和实际操作相结合，使档案人员较快的掌握档案工作基本要领。同时，创造条件，尽快使符合条件的档案人员能获得相应的待遇，激励他们的工作热情，让档案人员得到应得的报酬，使得档案干部队伍逐步稳定下来。只有这些相应人才素质的拥有，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效的实施档案管理现代化工作，为企业服务。

3.3 改善服务理念，提高服务水平

要不断提高档案服务质量和改善档案管理人员的工作态度、工作效率，档案工作不仅是一项业务性工作，同时也是一项服务性工作。因此，企业档案管理人员要认清档案工作的服务性特点，改被动服务为主动服务，改进服务手段，提高服务质量，为企业的发展当好助手、当好参谋。档案人员要主动了解企业的生产、经营情况，了解当前企业管理的需求，改变传统的服务手段，利用先进的档案管理网络，以浏览、下载、发送邮件等多种方式，主动、及时、快捷、有效的提供相关服务。

3.4 推进信息化建设、实现网络化管理

当今的网络普及各行各业，对于石油企业当然也要充分认识到档案管理的信息化建设的重要性，根据需要和可能将档案管理工作纳入企业信息化建设规划，统筹规划、合理安排，制定相关的规章制度，深入研究档案资源的开发利用，实现信息的资源共享，充分利用现代数字化设备，引进高水平、复合型的信息化人才，行之有效的开展档案管理信息化建设工作。

[1] 其木格,其其格;浅谈对档案的认识[J]。内蒙古石油化工，2000：（3）12-14

[2] 钟瑛.浅议电子文件管理系统的功能要素[J].档案学讯, 2006；（5）11-20

[3] 周玉玲.纸质与电子档案共存及网络环境电子档案管理模式[J].中国科技博览,2009：（4）44-46.

[4] 汤星群.基于数字档案馆建设的两点思考[J].档案时空, 2005；（1）23-28.

G271