Word文档个性化打印技巧

苏州市相城区陆慕高级中学 顾 云



Word文档个性化打印技巧

苏州市相城区陆慕高级中学 顾 云

【摘要】充分利用Word文档的各种功能，灵活处理各类打印要求，进行个性化打印，提高文字输入工作效率。

【关键词】Word文档；个性化打印

大多数人可能会认为，文字录入员的工作环节中，重中之重是文档的输入，其次是编辑，至于打印环节，那还不是点击一下“打印”就可以了。其实往往由于工作的具体需要，我们对打印有着非常具体的个性化的要求，在这种情况下，Word文档的打印便有讲究了［1］。

（1）打印页码内的部分内容

当我们只想打印某页面的内容时，可以这样来操作：单击菜单栏 “文件→打印”，在打开的“打印”对话框中，选中“当前页”单选按钮，就可以打印鼠标停留的页面的内容；如果我们选中“页码范围”单选按钮，就能够指定页码了，例如在“页码范围”处输入“1，4，9”，就打印第1、4、9页的全部内容。如果我们要打印的页码是连续的，那么只要在“页码范围”处输入第一和最后的页码，中间用“-”连接就可以了，比如输入“3-6”，打印出来的就是第3页到第6页的内容。

如果打印的页码不连续，就在中间用逗号隔开，按顺序输入要打印的页码。如输入“2，3，6，9”，那就会打印第2、3、6、9页的内容。而且，这两种方法还可以结合使用。比如输入“1，5-7”，就可以打印出第1页，以及第5页到第7页的全部内容。

（2）打印部分区域内容

有时候，我们要打印的只是文档中的某些特定内容，它们也许跨节或跨页。那么，这时应该怎么操作？首先是在文档中将这些内容选中，然后单击菜单栏“文件→打印”。在打开的“打印”对话框中，“所选内容”单选按钮不变灰成为可用的了，直接选中就行了。

（3）打印文本框中的内容

有些时候，文本框中的内容打印不出，这时应该怎么操作？只要把文本框转换为图文框，那么就可以打印了。操作步骤为：选中文本框点击右键，然后选择“设置文本框格式”，在弹出的对话框中选择“文本框”→“转换为图文框”就行了。

（4）打印文中特定章节

有时候编辑的文档相对复杂，往往会插入一些分节符，将文档分成一些节，并在各个小节中分别设置页码。但我们在打印文档时，可能会只打印某节中的几页纸至另一节中的几页纸，如第三节的第二页到第六节的第四页。那么，这时应该怎么办呢？

首先单击菜单命令“文件→打印”，打开 “打印”对话框，选中“页码范围”单选项，在后面的输入框中输入“P3S4—P5S7”就可以了。“P”后的数字代表页码，“S”后的数字代表节号。

如需要打印第四节全部的内容，那么在输入框中直接输入“S4”就行了。如果输入“S2，S6”，打印出来的就是第二节和第六节的内容了。同理，需要打第三节的第四页到第七页的内容，那么需要输入“P4S3—P7S3”了。

（5）打印隐藏内容

平时在帮老师制作试卷时，为了便于资料整理、归类，会把试卷中的答案一起打好，只是将答案设成了隐藏文字，但往往在打印文档时也许会要求把这些隐藏文字一起打印出来，供教师参考，那么，这些隐藏的内容该怎么打印呢？

单击菜单命令“工具→选项”，在打开的“选项”对话框中单击“打印”选项卡，选中“打印文档的附加信息”下的“隐藏文字”选项，那么，隐藏的内容就会被一起打印出来了。

（6）逆页序打印

如果需要打印的内容很多。按照word自动的设置，结果打印出来的材料的顺序是最后一页在上，第一页在最下了，跟我们所需的顺序恰好相反，那么还需要我们手工来重新排序调整，很不方便，其实在打印前，可以这样操作：单击菜单栏“工具→选项→打印”，在打开的“打印”选项卡中选中“逆页序打印”单行按钮，就可以进行逆序打印了，这样，打印好的文档就按第一页到最后一页顺序排列。

（7）双面打印

为了节约资源，要将打印文档减少纸张数，就需要双面打印了。在打印对话框的“打印［R］”的下拉列表框中选择“奇数页”选项后指定打印份数，单击确定按钮打印。打印后，将打印纸反面按顺序插入。在打印对话框“打印［R］”下拉列表框中选中“偶数页”选项后指定打印份数，单击确定按钮打印即可完成。

我们还可以通过手动送纸的方式实现双面打印。方法是在打印机选项中选择“手动双面打印［X］”复选框，单击确定按钮打印，打印一页后，打印机停下等待装纸，将刚刚打印一面的纸张翻个面后手动装入打印机打印。

（8）打印册子

编辑好要打印的文档，不用作特殊处理，打开“打印”对话框，在“页码范围”中输入“8，1，6，3”，在“每页的版数”中选 “2版”，点击“确定”按钮。再打开“打印”对话框。在“页码范围”中输入“2，7，4，5”，“每页的版数”仍为“2版”，将第一次已打印完的纸翻过来整理好装回进纸器，单击“确定”按钮。将打印好的文稿整理好叠放在一起，沿中线折叠后装订，这样小册子就好了。

通过上面的方法，我们在平时打印多页成册的材料时，也可以借鉴此方法，如打印8页A4申报表，先单击菜单栏“文件→页面设置”，在打开的“页面设置”纸型［R］下拉列表中选择“A3”选项，在方向中选“横向”单选按钮，单击确定按钮。单击菜单栏“格式→分栏”，在“分栏”对话框中选预设“两栏”单选按钮，“栏宽”、“间距”按自己要求输。在设置好的版面中按“8、1、2、7、6、3、4、5”页的内容输，页码自己在每栏最后一行手动输“8、1、2、7、6、3、4、5”，全部结束后，再打开“打印”对话框中“页码范围”输入“1，3”（此页码指A3纸的页码），单击确定按钮，再打开“打印”对话框，在页码范围中输入“2，4”（英文状态输），将第一次已打印完的纸翻过来整理好，装回进纸器，单击“确定”按钮，最后，与上面类同，折叠后装订，这样A4版面的册子就好了。

（9）压缩打印，大纸变小纸

如果我们要打印的文档是A3幅面的，而一般家用打印机通常是A4幅面的，那么该怎么办？可以这样操作：还是单击菜单命令“文件→打印”，打开“打印”对话框。在“缩放”下，在“按纸张大小缩放”框中选择要使用的纸张大小—A4。Word会自动对所需内容进行缩放以适应选择的纸张，A3的文档很轻松地就会就可以在A4纸上打印出来，这就等同于复印机的“缩小/放大”功能。

（10）直接打印

一般我们打印都是这样操作的：启动Word，打开需要打的文档，然后单击“打印”按键进行打印。这是一般的程序，但如果我们需要打印的文件太多，而且我们却并不需要逐个文档进行打印设置，那应该怎么办？可以这样操作：打开资源管理器窗口中，选中所需打印的一个或多个Word文档，点右键，点击弹出的“打印”项，这样，Word应用程序就会依次自动打开，并且直接将内容发送给打印机进行打印。并且在打印结束后，Word程序会自动关闭。

（11）打印到文件

没有打印机，又要打印文件，而有打印机的电脑又没装Word，那么该怎么办？可以这样操作：在Word的“文件”菜单中选中“打印”选项，在弹出的“打印”对话框中再选 “打印到文件”选项，确定后选择保存该文件的位置，再输入文件名，那么就可以生成一个后缀名为prn的打印机文件，这样就可以在没有word但有打印机的电脑上打印该文件了。

个性化的打印工作不但能够非常准确地完成定制化的打印任务，而且提高了工作的效率，增加了工作的乐趣和技术含量，对于从事打印工作的办公人员来讲，应该需要熟练掌握。需要进行针对性的个体训练并精选教学软件激发学习的主动性和积极性，只有做到这些，才能有效提高个人的个性化打印水平［2］。

参考文献

［1］赵树刚.计算机文字录入的科学训练方法研究［J］.计算机光盘软件与应用，2014（01）.

［2］徐海晶.浅谈计算机文字录入［J］.电脑知识与技术，2015.11（19）﹕129-131.