推进农机档案数字化建设的探讨

◎李宝琴（自治区农机局 530023）



推进农机档案数字化建设的探讨

◎李宝琴
（自治区农机局 530023）

农机档案管理工作是农机化管理工作中的重要组成部分，是一项不可缺少的基础性工作，也是一项政策性、保密性、服务性较强的工作。本文论述了农机档案在农机化发展中日益重要的作用，指出了当前农机档案数字化建设的存在问题，提出了改进的对策建议。

农机档案；数字化建设；重要作用；存在问题；对策建议

2015年8月19日，国务院常务会议通过了《促进大数据发展行动纲要》。会议强调要开发利用好大数据这一基础性战略资源。档案工作如何应对大数据时代下的快速变革，进一步提高档案开发利用的公共服务能力，是农机部门的当下之责。开展农机档案数字化，是农机化管理工作的重要组成部分，是农机管理部门对农业机械化实施科学管理，正确决策的基础，是顺应大数据环境要求下的必然趋势。在起步阶段，抓好抓实电子档案收集管理、完善档案信息公开安全管理与自动化、智能化利用手段的工作环节，是十分必要的。

一、建立农机档案数字化管理的意义

随着我国社会主义市场农业、效益农业、生态农业发展和农业对科技依赖性的增强， 农业机械化进程摆上愈来愈重要的地位，农机档案的价值越来越被人们所认识。本文所指的农机档案，是在农机行政管理、农机科学研究、生产技术、基本建设等活动中直接形成的、具有保存利用价值的、按归档制度集中统一管理起来的文件、材料的总称。它包括农机行政管理档案、农机科研档案、农机购置补贴档案、农机鉴定档案、农机化示范推广档案、农机安全监理档案、农机行政审批事项档案等等。长期以来，农机档案成为农机科研单位、生产单位、管理部门以及农机用户等社会群众不可或缺的信息资源。农机档案数字化的开发与应用，对全面开展农机档案资料的管理、保管和利用工作，为农业机械化管理提供科学、标准规范的服务，具有十分重要的意义。

我国数字档案馆（室）建设目标提出：“用15年左右的时间，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆（室）体系……”。在这一目标要求下，自治区档案局有关馆室一体化平台于2016年开展部署实施，是我区档案工作推进数字化工作、加强信息化建设，顺应“大数据”环境而开展的一项改革性的工作，所以，部门档案数字化是大势所趋，是服务数字档案馆建设、服务档案网络化管理的基础。

二、农机档案数字化建设存在的问题

近年来，广西农机档案工作已经开始接纳“数字化”这一新元素，一些部门开始在技术上实践从增量电子化提升到存量数字化。信息化时代使我们看到了希望，也看到了管理方向存在的问题：一是技术不够精细，文件密级与公开度鉴定等问题；二是没有开展数字化的一些部门还存在“重业务、轻档案”、“重管理、轻利用”思想，认为农机档案价值少，不属于单位重要工作，平时的档案材料有地方、有柜子装就已经不错；三是档案管理存在手段单一、方法落后、封闭管档，档案资源开发利用性低等问题。分析其原因，是没有认识到农业机械化进程的重要性，没有将农机档案资源开发利用放在服务社会大格局中。数字档案为实体档案提供了新的管理和服务机制，两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。农机档案数字化建设，其实质就是促使农机档案资源系统性、连续性的优势充分发挥，服务于大农业进程。

三、推进农机档案数字化建设的对策

（一）提高思想认识，打开档案工作新局面。传统手工劳动为主的档案管理模式已很难适应现行大数据环境管理体制的需求，在新时期，档案工作必须要与单位中心工作紧密结合。要积极主动争取领导的重视与支持，以解决工作中的实际问题。争取将档案工作列入单位发展规划和年度工作计划，与单位相关工作同规划、同部署、同落实。要坚持各类型档案集中统一管理，建立档案收集的多元化模式，逐步实现手工开发、手工操作与数字化并重，形成统一、高效、多元的档案管理新模式。

同时我们也认识到，对农机档案实行数字化，在开始建设阶段投入大、回报周期长，这些都会对档案数字化建设产生阻力。因此，必须紧紧依靠各级政府部门和农机主管部门的重视和支持，加大资金投入力度，加强领导，以行政手段加以推进。

（二）规范电子文件的收集工作。农机档案数字化工作要适应办公自动化和电子政务建设的要求，做好电子文件的收集管理。对于办公自动化系统（OA）形成的，记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留，其在计算机系统运行和信息处理过程中涉及有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集；正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留；要建立电子文件的台帐，每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记并落实操作与检查方法。

（三）完善内部控制制度，确保档案安全。互联网是“双刃剑”，因此，有效保障公民、法人和其他组织依法获取农机档案信息是当前一个重要内容：一要高度重视农机档案信息公开保密审查制度。无论农机行政管理档案还是农机科技档案等，都有涉及国家秘密、内部秘密的事项，在信息公开工作中，应持审慎性原则，应明确审查机构，落实审查职责，做到审查工作有领导分管、有部门负责、有专人实施。要在公文运转程序、信息发布程序中同时履行保密审查程序，做到“事前、事中”审查，避免“事后”审查带来的被动因素。要加强督促检查，坚持常抓不懈，确保档案公开安全。二要健全舆情收集和回应机制。农机各部门要建立健全舆情收集、研判和回应机制，密切关注热点、难点相关舆情，及时敏锐捕捉外界对农机各项政策工作的疑虑、误解，甚至歪曲和谣言，加强分析研判，通过网上发布消息、组织专家解读、召开新闻发布会、接受媒体专访等形式及时予以回应，解疑释惑，澄清事实，消除谣言， 对重要舆情要形成监测报告。三要对电子档案开放程序和涉密情况确立等级，使用身份认证、权限审核方式，确定该用户的身份能否阅档；建立不同安全级别的网络分段，对特定网段的服务采取访问控制手段，内外分离以减少被外部攻击的机率。启用系统自动入侵检测功能，对各种访问、操作的全过程进行有效的跟踪记录，安排人员定期审计日志等，不断完善管理制度，尽量避免人为疏漏。

（四）应用自动化、智能化手段开发利用档案。通过档案管理系统与办公自动化系统对接来实现对电子文件全程管理，备份所属机构的电子数据信息形成电子文件管理中心，并需向智能化利用发展。由原来手工整理借阅到利用单机版档案管理软件管理档案目录数据，再到建成全行业档案数据信息交互平台是方向。通过分级授权管理体系的档案信息在线传输和查询，能够大大提升对所属机构的管理能力和资政服务能力。通过智能化检索，检索速度快、范围广，特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，使原始面貌还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷，图文并茂，声像俱全。

农机档案数字化的应用与实践，改变了原有纸质档案管理的工作理念和方式，提供了先进的智能化管理模式。同时也需要农机档案工作者自觉增强大局观念、责任意识和担当精神，努力推动档案工作不断创新发展。