档案管理信息化初探

孙星星 孙燕南 关 放 王 娜 战晓昕

（中国人民解放军96630部队）

档案管理信息化初探

孙星星 孙燕南 关 放 王 娜 战晓昕

（中国人民解放军96630部队）

在科技飞速发展的今天，信息技术已广泛应用于各个领域。档案管理在企业建设中发挥着重大的作用以及对企业长远发展具有深远影响。实现档案管理信息化成为新形势下档案管理的必然趋势。本文对现阶段档案管理信息化存在的问题进行了分析并提出了相应对策。

档案管理；信息化；体系优化

1 引言

档案信息是单位建设发展必不可少的信息资源。目前，传统的手工档案管理方式方法陈旧、观念单一，已经无法适应科技的高速发展，也不能满足日常工作的实际需求，因此将计算机网络信息化技术融入档案管理实现信息化，俨然已成为新形势下档案管理的必然趋势和必要手段。就目前为止，档案管理信息化虽取得了一定成效，但还存在诸多问题，没有形成成熟的体系，需要我们继续深入研究、探索。

2 现阶段档案管理信息化存在的问题

2.1 思想观念陈旧，没有意识到档案管理的重要性，缺乏专业人才

个别单位，尤其是领导层次人员，缺乏对档案管理的正确认识或认识存在一定偏差，忽略了档案管理对单位的长远发展所起的重要意义，对档案管理工作的理解仅仅是停留在存储资料的层面上，认为档案管理工作就是档案的接收、收集、整理、电子化扫描、归档和保管，忽略了其对人员信息管理、历史数据收集、探索单位发展前景和人员调配等方面起到的作用，因而对档案管理工作掉以轻心、不够重视。与这种现象相伴随的结果，便是档案管理人才队伍建设的不足，人员素质层次不齐，缺乏专业的精通信息管理技术的档案管理人员，难以高效率地处理各种档案信息，大大降低了档案管理的效率，影响了档案管理信息化的成果，从而进一步弱化了档案管理在单位日常工作中的地位。

2.2 客观条件限制，没有提高管理效率的有效途径，缺少针对性

档案管理信息化是档案管理发展的必然趋势，但目前存在两种情况制约着档案管理实现全面信息化。一是资金不足，限制了档案管理效率的提升。单位为保障自身档案管理工作的正常运行，虽然配备了计算机、扫描仪等设施来协助档案管理工作的实施，但是并未设立专项资金用来加快档案管理信息化进程，缺乏行之有效的具有针对性的专业软件保障档案管理信息化；二是系统实用性不够，降低了档案管理信息化的积极性。目前有的单位虽然已经开始运用现代化手段对档案进行管理，采购了有关档案管理信息化的专业软件，但是并未结合单位实际情况，未考虑到采购的软件存在操作繁琐、涵盖不全面，甚至出现有些功能与单位日常办公系统无法兼容的情况，使得管理人员未能效提高工作效率，同时又要面临新产生的问题。

2.3 管理制度不严，没有形成统一的标准和质量，制度不够完善

一份档案的生成，过程绝不是单一的，需要经过很多部门和个人的会签才得以形成。目前，档案管理的制度化体系还未完全建立，特别是针对一些部门较多的基层单位，并没有形成一套统一的标准和要求，导致出现“只求过得去，不求过得硬”的现象。要想推动档案管理信息化发展，首先必须解决这一问题，建立完善的档案管理制度，明确档案的统一标准和质量，将责任落实到个人，哪个环节出了问题，就将“板子”落在分管责任人身上，鞭策经手人更好地履职尽责。

2.4 借阅途径单一，没有实现部门间资源共享，效率低下

档案管理信息化，目的是通过互联网，将档案信息资源数字化、网络化，最终实现档案资源的共享，从而合理配置和有效利用各种资源。但目前，信息资源只能通过两种途径实现分享和查阅：一种是登记借阅资料，即通过填写登记个人信息，将传统的纸质资料从资料员手中接过，人工进行翻阅和查找，缺点是长期如此，原始资料容易损坏和缺失并且效率低下；二是通过档案管理员的计算机进行资料的查阅，即通过管理员专设计算机准确定位查找资料，在计算机上浏览，缺点是无法实现资料的流通，并且一旦计算机出现问题，很容易造成资料流失。无论是综上所述两者之中的哪一种，都没有充分发挥好档案管理信息化的优势，无法实现信息的快速和便捷的流通分享，人为地降低了档案管理的效果。

3 提高档案管理信息化的几点建议

3.1 提高重视程度，强化档案管理员人才队伍建设

要想实现档案管理信息化，必须意识到电子档案的管理与纸质档案管理是两个截然不同的理念，档案管理员的能力将是影响档案管理信息化发展的关键性因素，对档案管理员也必然有更高的要求。单位档案管理人员的配备应当考虑到以下两方面：

（1）档案管理人员必须设专人专职，同时精通信息化技术，能够运用信息化手段将各种档案资料进行收集、整理、储存和共享，充分发挥信息化的优势，优化档案管理的效果，确保做到人尽其才。

（2）单位档案管理人员应当定期接受信息技术培训，增强其计算机应用水平，熟练掌握最新技术手段，为单位实现档案管理信息化提供有力的人才支撑。

3.2 有效利用网络技术，开发档案管理软件

（1）要在资金投入上有所考量。档案部门首先要与财务部门协商做出预算，向管理部门申报是否批准，还需要多方面发展筹资渠道，争取精益求精。对于将信息技术引进用于档案管理信息化，要对财务状况进行全盘考量，资金必须专款专用，避免随便挪用、占用，更要减少资金浪费。同时应注意，对于一些信息技术在原有设施设备的基础上进行技术扩展，是值得鼓励和提倡的。

（2）必须意识到一套完整的适用于档案管理信息化的系统应用软件应当同时具备三个条件：一是拥有独立且成熟的目录检索系统，通过检索，能够快速准确定位到书籍、纸质资料、光盘和影像资料对应的储存位置；二是拥有足够大内存的云存储系统，实现各类资料的复制、存储以及长期保存；三是要具备良好的兼容性和可扩展性，确保使用过程中不会与其他在用软件或系统产生冲突，引发数据的丢失造成不必要的麻烦。

（3）要根据档案管理人员的电脑操作水平和必要的技术处理性能来配置计算机，在财力允许的情况下，可以根据需求对于信息技术以及设备一次性引进。如果财力有限，则需要制订长远建设计划，根据需要有计划性地添置一些必要的软件或设备然后逐年添加。后者有一个好处就是信息技术更新的速度非常快，少则一个月多则半年就会推陈出新，采用逐步引进或逐年升级的方式可以使软件或设备随着信息产品的更新换代实现同步，使之得到更好的运用。这么做不但节约了资金，而且还获取了最大使用效益。

3.3 制定档案管理制度，明确主体责任

一份原始资料形成档案需要缜密的检查、核对并在移交人、监交人和接收人三方见证下才得以完成。档案一旦收归档案室后，档案管理员将是直接责任人，档案的归档过程显得尤为重要。因此合理有效的档案管理制度应当包含两个部分：第一个部分是制定相关政策，明确档案收集、整理、移交的统一标准和质量，并且确定相关责任人，做好标准、质量双重保险；第二个部分是制定借阅规定，区分档案管理员和借阅者在借阅资料过程中所应承担的责任，杜绝出现问题互相推诿现象的发生。同时应注意以下三点：

（1）移交人、接收人和监交人三方必须是独立的个体，身份对应分别是产生材料经手人、档案管理人员和单位分管保密的分管领导。三者形成一个整体，缺一不可。

（2）制定档案管理制度，必须严格执行。在档案收交前的复查环节，必须严格把关，严格按照标准，不可以打折扣、图省事，影响档案收交的正常程序和秩序。

（3）资料管理人员应牢记管理员行为准则，借阅人员严格遵守借阅规定，做到管理员尽责，借阅人爱惜手中珍贵的信息资源。

3.4 转变思想观念，优化档案管理功能

信息化条件下的档案管理，不仅是对各种信息的收集和储存，更重要的是如何提高信息的共享和使用效率，要将档案管理的定位从储存管理工作转变为信息分享工作，是调配各种资源的重要辅助性工作，意识到其对整个单位的重要作用，这就需要做到三点：

（1）单位应当配备专门的工作室，建立资源共享中心，形成服务共享系统。通过建立一个区域性或内部性的资源共享中心，使其内部成员都能通过网络链接，进入档案中心查找所需资料。权限仅限于凭有效证件浏览档案库，不可下载外携，防止资料的外泄，降低风险性，从而减少原始档案的损耗率，并省去繁琐环节，大大提高工作效率。

（2）必须树立服务利用是现时档案信息化建设的最终目的这一观点。认识到档案资源是宝贵的信息资源，利用服务是档案管理信息化工作的最终目的和实现档案价值的重要途径。如果只是单一地封存保管档案，便失去其重要意义。档案管理信息化建设的最终目的应是通过开展档案服务，充分利用现有档案信息，充分发挥档案信息资源的利用效益。要充分发挥档案信息资源利用效益，做好服务利用的同时，还应做好各环节工作，不能将档案管理信息化建设单纯停留在建好、管好这个单一层面上，而应把着眼点放在服务利用上。

（3）档案管理信息化建设内容的复杂多样化，使得电子档案管理工作者能主动了解单位长远发展建设对档案管理信息的需求，积极为单位提供及时有效的信息服务，为单位领导运筹帷幄和科学决策提供必要的现实情况和详实的历史资料。同时做好现存档案的历史价值研究和对分散的档案资料进行系统整理，加大档案编研工作的力度，深入发掘现存档案的历史价值，为单位现代化建设提供更系统更优质的服务。

4 结束语

档案管理信息化建设是一个长期而又繁琐的过程，为实现单位科学发展和有效管理，必须与时俱进，依托网络为主要途径，逐步建立结构合理、涵盖内容广、管理科学的档案信息化管理模式，从而更好地为广大人员服务，为单位长远发展谋利。

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[3]程巧玲．事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J]．科技创新导报，2011(2 0)：19 8-19 8．

[4]张清乐．工程资料管理中存在的问题及改进措施[J]．经营管理者，2014(3 6)：3 79-3 7 9．

[5]何桂英．档案信息化的安全隐患及其对策分析[J]．电脑与电信，2010(5)：41-42．

File Management Informatization

Sun Xingxing Sun Yannan Guan Fang Wang Na Zhan Xiaoxin
(Army 96630 of PLA)

With the rapid development of science and technology,information technology has been widely used in various fields. File management plays an important role in the company construction and has profound influence on the long-term development. The informationization of file management has become an inevitable trend in the new situation.This paper analyzes the current problems existing in the file management,and puts forward the corresponding countermeasures.

file management;informationization;system optimization

G271

A

1008-6609(2016)10-0082-03

孙星星（19 9 0-），女，江苏连云港人，硕士，助理工程师，研究方向为资料信息化保障。